0504421 табель учета рабочего времени прогулы

Заполнение табеля по форме 0504421 для бюджетных учреждений в 2020 году

> кадровые документы > Заполнение табеля по форме 0504421 для бюджетных учреждений в 2020 году

Табель учета рабочего времени форма по ОКУД 0504421 – это типовой бланк документа, используемого для отражения сведений об отработанном работниками времени. Предназначен бланк для бюджетных учреждений. Форма табеля по ОКУД 0504421, действующая в 2017 году, утверждена приказом Минфина РФ №52н от 30.03.15. Скачать актуальный бланк и образец заполнения в 2017 году можно в excel бесплатно ниже.

Учет рабочего времени является важным моментом для всех участников трудовых отношений – работодатель хочет оплачивать труд только по факту, а работник не имеет желание получать недоплату за тяжелый рабочий процесс.

Что собой представляет табель учета рабочего времени?

Это установленная форма документа, складываемая в виде таблицы и содержащая основные сведения относительно соблюдения рабочего графика.

Данный документ является основанием для начисления заработной платы и выплат за переработку, а также для взыскания штрафов за необоснованные прогулы или отлучение от рабочего места.

Ответственным за составление табеля по приказу руководителя обычно становится начальник отдела или бухгалтер, иногда эта обязанность может вменяться менеджеру или начальнику цеха.

Формы табеля

Нормативными актами утверждены формы таких документов, согласно которым доступно эффективно вести учет отработанных часов для вычитания зарплаты и ведения статистики.

На предприятиях используются следующие бланки табеля учета рабочего времени:

• Форма 0504421 – для бюджетных учреждений и организаций. Порядок заполнения этого бланка рассмотрим в статье ниже. Внизу приведен образец заполнения и бланк формы 0504421, актуальные на 2017 год;
• Форма Т-12 имеет универсальное формирование, что делает возможным ее применения для различных юридических лиц, она приемлема для заполнения на компьютере;
• Форма Т-13 – используется на предприятиях с системой контроля входа/выхода, данная форма также больше подходит для заполнения посредством оргтехники.

Важно: табель учета в конце месяца должен подписать руководитель предприятия для дальнейшей его передачи бухгалтеру.

Особенности заполнения табеля форма по ОКУД 0504421

Прямое предназначение данного табеля – учет рабочего времени, но при этом он имеет название «Учет использования рабочего времени», в документе идет полное отражения режима работы бюджетного учреждения.

В нем иногда существуют подобные записи:

• Выходные по учебе;
• Учебный отпуск;
• Замещение в группе продленного дня.

Ведется бланк форма 0504421 согласно общепринятым стандартам:

• Имеется только один экземпляр;
• Открывается за 2 – 3 дня до начала расчетного периода;
• Ведется согласно унифицированной форме без изменений;
• В конце периода подписывается руководителем.

В данном документе доступно использование сплошной для обозначения явки или неявки с обозначением отклонений.

Форма и реквизиты табеля учета рабочего времени

Сама форма 0504421 имеет определенные отличия от прочих.

В первую очередь, в шапке бланка необходимо указывать кроме обязательных идентификационных данных цифровой код вида документа.

К примеру, если документация сдается без изменений от начала ее ведения, то необходимо указать 0 – это значит, что она первичная, если происходят изменения, то указывается цифра согласно количеству изменений.

Первые 4-е графы формы табеля рабочего времени заполняются сразу, в них указывается – ФИО работника, табельный номер и должность, остальные заполняются по мере получения информации.

Если вдруг происходит отклонения от общего режима необходимо в верхней части документа указать данное происшествие в часах, а в нижней поставить букву, которая будет указывать на причину.

Графы 20 и 37 предназначены для обозначения промежуточного и месячного итога.

Больше в таблице не стоит выполнять каких-либо расчетов, все остальные мероприятия по подсчету часов и вычитанию заработной платы проводит бухгалтер.

Особенности некоторых обозначений в форме 0504421

Каждое отсутствие имеет свое обозначение согласно причине.

Отпуск имеет много интерпретаций, так как он может происходить за свой счет, по уходу за ребенком или по графику. Обозначения отпуска в табеле учета рабочего времени:

• Отпуск по уходу за ребенком обозначается ОР, с момента окончания больничного по родам и до 3-летнего возраста малыша;
• По графику проставляется обозначение ОТ или ОД, если отпуск дополнительный;
• За свой счет обозначается в форме 0504421 буквенным набором ОЗ или ДО, все зависит от степени согласования с руководством, так как согласно законодательству, работник имеет право на такие дни без согласования по уважительным причинам – рождение ребенка, смерть родных и прочее;
• Для сдачи сессии, сегодня такое совмещение достаточно распространенное, и законодательство дает право учащемуся получать отпуск по стандартной процедуре на период сессии, в таком случае используется буква У, при этом если работник во время сессии заболел и не успел своевременно выйти из отпуска проставляется Б, которое следует доказать посредством справки;
• Для обозначения больничного по беременности и родам применяется символ Р.

Работа с любой отчетной документацией требует предельного внимания и ответственности, для заполнения любой из подобных форм необходимо заранее изучить инструкции и буквенные обозначения, чтобы весь период отобразить в соответствии с требованиями.

Бланк и образец 2017

Скачать бланк табеля учета рабочего времени форма по ОКУД 0504421 в excel – скачать.

Скачать образец табеля форма 0504421 при заполнении в 2017 году – скачать.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Как отражать отпуск в табеле. Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени

14.12.2018

Каждый работодатель обязан предоставить своему подчиненному при наличии заявления от него.

При принятии решения директор не обращает внимания на стаж сотрудника, отработанный на данном предприятии.

Оформленные учебные отгулы следует надлежащим образом обозначить в табеле, для чего предусмотрено ряд цифровых и буквенных кодов.

Условия предоставления ученических выходных

На дополнительный (учебный) отпуск студент может рассчитывать лишь по своей основной трудовой деятельности, даже если его испытательный срок еще не закончен. На работе по совместительству сотрудник может оформить отпуск за свой счет.

Оплате подлежит отпуск при соблюдении определенных критериев:

• заочная и очно-заочная форма учебы;
• первичность образования;
• госаккредитация программы;
• полученный вызов с места учебы.

Важно! Ученический отдых не заменяется на другой вид отдыха, но может быть присоединен к основному отпуску.

Ведение учета рабочего времени

Трудовым законодательством России обозначена необходимость ведения учета отработанных часов сотрудником. Для этого Госкомстатом утверждены 2 формы учета табеля рабочего времени: Т-12 и Т-13.

Компании могут также разработать и применять на практике собственный бланк, но утвержденная форма достаточна удобна в применении, она повсеместно применяется кадровыми работниками.

Табель является первичным документом учета посещаемости работников фирмы, заполняется специалистом кадрового отдела. Далеее он передается на подпись руководителю, а потом сотруднику бухгалтерии.

Директор вправе назначить любого подчиненного для занесения информации в табель.

В крупных компаниях в каждом отделе есть ответственный сотрудник, который по истечении месяца передает заполненный бланк руководителю структурного подразделения, а тот после тщательной проверки передает его кадровику. В небольших компаниях специалист кадровой службы заполняет самостоятельно табель, а затем передает его в бухгалтерию.

Кадровая служба на основании заполненного бланка табеля учета рабочего времени учитывает количество отработанных дней, контролирует выполнение режима рабочего времени (опоздания, прогулы, неявки). Работники бухгалтерии на основании документа производят расчет заработной платы в соответствии с отработанными часами, заполняют отчеты в органы статистики.

Также табель служит доказательством правильности начисления оплаты труда и компенсационных выплат и наложения дисциплинарного взыскания на провинившегося работника в разрешении спорных моментов с сотрудниками компании.

Как отмечается отсутствие в связи с учебой?

Заполнять табель учета рабочего времени можно двумя способами:

• 1. Сплошной — отметки ставятся за каждый календарный день.
• 2. Выборочный (с отклонениями) — обозначаются только опоздания, прогулы.

Способ регистрации отклонений применяется при одинаковой продолжительности рабочего дня за весь трудовой период. В табеле отмечаются нестандартные случаи (командировка, отпуск, в том числе учебный, неявка).

Этот метод требует меньше времени для заполнения, чем сплошной. Он наиболее популярен для кадровиков и бухгалтеров с большим опытом работы, а также для маленьких компаний с невысокой численностью штата.

Сведения в табеле о посещаемости сотрудников организации заносятся в виде кодов, обозначения которых записаны на титульном обороте формы Т-12. Коды могут быть представлены в виде цифр или букв, применение обоих вариантов равнозначно.

Как отметить учебные выходные в табеле, зависит от того, сохраняется ли заработок на время отпуска или нет. Для оплачиваемых отгулов обозначение отличается от выходных за свой счет.

Как обозначаются оплачиваемые дни?

Случаи, когда предоставленный отдых для учебы оплачиваются, подробно рассмотрены в .

Для ученического отпуска с сохранением среднего заработка ставится следующий код обозначения:

Как обозначить учебный отгулы в табеле, буквенным кодом или цифровым, решает компания самостоятельно. Можно применять любое удобное обозначение.

Какой код ставится для отгулов без оплаты?

Особенности предоставления неоплачиваемых выходных можно .

Учебный отпуск, для которого заработок не сохраняется, обозначается по-другому в табеле:

Опять же удобный способ обозначения для компании определяется самостоятельно. Можно ставить как числовой код, так и буквенный.

Заполнение формы Т-13

Обозначения в табеле проставляется за каждый день (календарный) обучения. Расчетный период включает в себя и выходные, и праздничные дни, если они совпали с периодом обучения. Их оплата производится в обычном размере. Сотрудник пишет соответствующее на имя работодателя с указанием даты начала и окончания учебы (на основании ).

Табель учета рабочего времени сдается за 1 месяц с первого до последнего числа. На каждого подчиненного оформляется отдельная строка.

Заполнение граф табеля Т-13 при выходе сотрудника в учебный отпуск:

• В графе 1 фиксируется порядковый номер;
• 2 — ФИО сотрудника и должность;
• 3 — табельный номер;
• 4 — отметки о присутствии на рабочем месте за каждый календарный день месяца. Если сотрудник в учебном отпуске, то ставится соответствующее обозначение: У или 11 для оплачиваемых дней, УД или 13 — для неоплачиваемых;
• в 5 графе записываются отработанные дни и часы за каждую половину месяца;
• в следующей графе 6 — за полный месяц;
• в 7 графе табеля фиксируется денежные выплаты в виде цифрового шифра — 2012 (отпускные);
• графа 9 содержит информацию о проработанных часах по каждому виду оплаты труда. Если в течение месяца применялся один вид оплаты трудовой деятельности (2000 — зарплата), 7 и 8 графа не заполняются.
• в графах 10-12 проставляется код отсутствия на рабочем месте и соответствующее количество часов.

В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.

Вы можете найти нужный код при помощи сервиса, который мы подготовили, или воспользоваться таблицей. В сервисе потребуется сначала выбрать вид (форму) табеля, которым вы пользуетесь, а затем формулировку события, для которого необходимо ввести кодовое обозначение — система сразу покажет вам нужный буквенно-цифровой код.

Необходимо отметить, что унифицированная форма Т-12 может использоваться в любых организациях независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений.

В бюджетных учреждениях применяется форма учета, утвержденная , в которой используются другие цифровые и буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени.

1. В каких случаях ставится код НН?

Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия.

Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работн ик в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий свое отсутствие, а то может случиться так, что табель с неверным кодом будет предоставлен в бухгалтерию, а в последующем окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.

2. Как обозначаются выходные дни в командировках?

По вопросу кодового обозначения выходных дней при командировании существуют две точки зрения: одни считают, что ставить надо код К (), вторые утверждают, что ставить надо код В (). У тех и других есть свои разумные и обоснованные законодательством аргументы, но единого подхода не существует, поэтому исходите из собственной сложившейся практики.

3. Отмечаются ли выходные дни в табеле, когда работник болеет?

При нахождении работника на больничном код Б (временная нетрудоспособность) проставляется за весь период временной нетрудоспособности, в том числе выходные и праздничные дни.

Аналогичная сплошная регистрация производится при нахождении работников в отпуске по беременности и родам (Р), в отпуске по уходу за ребенком по достижению им возраста трех лет (ОЖ) и неоплачиваемом отпуске (ДО).

4. Каким образом обозначаются выходные дни в отпуске?

Если при нахождении работника в ежегодном основном оплачиваем отпуске (ОТ) или в ежегодном (ОД) на период его отдыха выпадает выходной праздничный день, в табеле код ОТ или ОД подлежит замене на В (выходные дни и нерабочие праздничные дни), потому что, в соответствии со статьей 120 ТК РФ , нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

5. Какие обозначения ставить в табеле: цифровые или буквенные?

Четких инструкций по этому поводу не существует, поэтому в каждой организации сведения в табель заносятся исходя из сложившейся практики и удобства в работе. Если нравится буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени, пользуйтесь им. Если нет — ставьте цифры.

Отражение прогула в табеле учёта рабочего времени

Прогул в нормативном табеле учета рабочего времени должен быть правильно отражен для расчета с сотрудником. Он может потребоваться в качестве одного из доказательств неявки, которое учитывается судом. Существуют определенные нормы написания табеля. Работник не имеет право спорить с расторжением контракта за прогул в 2 случаях:

• Начальник назначил взыскания в течение 30 дней с момента выявления прогула;
• У работодателя имеются весомые доводы.

Именно поэтому так важно соблюдать все правила оформления табеля учета рабочего времени.

Прогулы

Прогул может стать одним из основания для разрыва трудового соглашения по желанию работодателя.

Прогул – это не нахождение работника на положенном месте без удовлетворительной причины в течение 4-х и более часов к ряду во время одного дня (смены). От продолжительности смены ничего не зависит (работник прогуливал рабочее время). Начальник может определять как прогул и следующие моменты:

• Когда работник, подписавший трудовой контракт (срок не определен), оставляет свое рабочее место без удовлетворительной причины, не предупредив при этом работодателя о расторжении соглашения, до истечения 2 недельного периода предупреждения;
• Когда работник, подписавший договор (установленный срок), оставляет место без какой-либо веской причины до истечения действия контракта либо до истечения времени предупреждения о его досрочном разрыве;
• Самоуправление отгульными днями, а также своевольное назначение отпуска.

Может показаться, что эти нормы четко определены и предельно прозрачны. Однако работодатели, а нередко и суды, и сегодня попадают в тупик, изучая подобные дела и определяя, является ли прогулом та или иная ситуация. В итоге, часто вердикты судей оказываются некорректными и поспешными.

Код ИНН

Код ИНН ставим, пока причина, по которой работника нет на положенном месте, не выяснена. Прямой доказательный факт прогула в табеле учета рабочего времени – пометка «НН» или «30». Они способны гарантировать работодателю положительный исход судебного разбирательства.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Стоит упомянуть, что судебная инстанция не заостряет внимание на виде табеля. Ее не интересует, использует ли работодатель индивидуальный бланк, форму No Т-12 или No Т-13. Важно, что он регулярно отмечает время работы и контролирует учет. По сути, сама форма табеля не влияет на рабочие права (определено Московским региональным судом).

Частые ошибки

Суду не интересна форма документа, но он учитывает некоторые моменты:

В табеле нет пометки о прогуле

Подобная ошибка, когда начальник не оставил отметку о прогуле, является довольно частым явлением. Документ без требуемого кода (НН или ПР) потребует дополнительных материалов в суде (отмечается в обязательном порядке). Придется представить другие доказательства. К примеру, он может пригласить свидетелей, желающих дать показания в его пользу. Они не обязательно доказывают его мнение.

При отсутствии отметок работодатель все же имеет возможность выиграть дело. Сотрудник должен сам заявить о факте прогула рабочего дня.

Противоречие в документах

Другая часто встречающаяся ошибка многих работодателей – разные данные в актах. Действия работника отмечаются в документах и указывают правильный код отсутствия в табеле учета, но не контролируют совпадения данных.

Например, в одном из процессов суд поменял причины для расторжения договора из-за противоречия пометок о времени прогула в двух документах и табеле. В другой ситуации прогул работника отметили одновременно в акте и докладном бланке, но в учете выставили полную рабочую смену. Эти моменты и показания нескольких свидетелей позволили сотруднику выиграть разбирательство.

В табеле не поставлена подпись работодателя

Во время разбирательства сотрудники часто используют недочеты в оформлении табелей. Один из самых частых доводов – табель не освидетельствован подписью табельщика или руководителя (поставила подпись неправильно). При этом работник не сможет выиграть дело, если они в устной или письменной форме подтвердят данные из документа.

Судебная инстанция может принять позицию сотрудника в нескольких случаях:

• Когда в табеле нет подписей начальства;
• Когда работодатель не смог привести дополнительные доказательства прогула.

Несмотря на неплохие шансы на победу, стоит проконтролировать, чтобы все требуемые подписи находились на своих местах в табеле. Обычно суды полностью проверяют причины для разрыва трудовых отношений по инициативе начальства. Рекомендуется при использовании собственной формы во время утверждения бланков все оформить так, чтобы количество подписей снизилось до минимума.

Корректирующий учетный табель

Когда прогул сотрудника был выявлен, нужно составить корректирующий табель. Тогда при возникновении споров начальник сможет без труда доказать факт не нахождения на рабочем месте. Следует придерживаться определенных норм:

Правильно помечайте прогулы

Важно, когда человек перестает регулярно появляться на рабочем месте, не упустить обозначений «НН» или «30». Эти кодировки указывают на факт прогула сотрудника по неизвестным обстоятельствам. Также они могут быть использованы при опоздании или уходе раньше окончания смены. Тогда за недоработку можно начислять меньше денег. Но не стоит забывать отмечать часы, которые были отработаны.

Учет выходных дней

Даже во время прогулов выходные дни, определенные индивидуальным графиком человека, должны быть отмечены кодировкой «В» или «26». Сотрудник не может явиться в эти дни, они считаются нерабочими. В одном из процессов суд отрицательно оценил табель, где числись только «НН». Дело в том, что в учете времени других работников все было заполнено согласно установленным нормам.

Вовремя изменяйте данные

Пока не была определена причина неявки работника на свое место, не помечайте табель кодировкой «ПР» или «24». Предварительно стоит убедиться в том, что положительных оправдывающих факторов нет на все дни.

В начале стоит потребовать от сотрудника объяснительную, затем начальник может составить указ о назначении взыскания. Хотя работник не оспорит расторжение по факту прогула, если работодатель сразу вместо «НН» оставит пометку «ПР».

В суде важна доказательная база (неявка), а не этот момент оформления.

Когда факт прогула станет неоспоримым, напишите корректировочный документ для этого человека. Это дополнительный документ, оформленный с кодом «НН». Он составляется на текущий день, но на все время прогулов.

В этом табеле кодировка «ПР» будет правильной». Если на какие-либо дни сотрудник сможет принести документы, оправдывающие прогул, то стоит внести эти данные в документ учета под нужными кодами.

Например, можно оставить пометки «Б» или «Т», если причиной неявки стала нетрудоспособность.

Нельзя вносить корректировки в табель, который уже был учтен бухгалтерией. Первая причины – документ будет нечитабельным из-за большого числа исправлений. Начальнику понадобится зачеркнуть пометки, поставить новые, указать дату корректировок и заверить их.

Также на момент заполнения табель соответствовал реальной ситуации. И он явно продемонстрирует, что человек не находился на своем рабочем месте. Последняя причина – для бухгалтерии нет разницы между обозначениями «НН» или «ПР». Им важно только то, что работник не имеет право получить деньги за эти часы.

Получится, что с расчетами все будет верно.

Табель учета рабочего времени: порядок и образец заполнения, бланки форм т-12, т-13 и 0504421 — Дело

Табель учета рабочего времени – это документ, отображающий состояние выполнения распорядка дня личным составом компании. На основании такого заполняемого бланка бухгалтерия начисляет зарплату своим сотрудникам.

При ведении табеля ручным способом, рекомендуется использовать унифицированный шаблон Ф. Т-12. При контроле выполнения распорядка дня автоматическим способом, с использованием турникетов учет ведется на стандартном бланке Ф. Т-13.

Унифицированные формы

При этом, применение данных шаблонов не обязательно. Руководитель предприятия вправе принять собственный шаблон фиксирования соблюдения распорядка дня.

Бланки Т-12 и Т-13 различаются по способу заполнения. Так, бланк Т-12 заполняется при ручном способе контроля распорядка дня, а бланк Т-13 заполняется при автоматизированном фиксировании посещения работы сотрудниками.

• (: “Табель учета рабочего времени – Елена Пономарева”)
• Современные руководители предприятий предпочитают работать с бланком Т-13, так как он проще в оформлении.
• Ниже предлагается более подробное рассмотрение названых унифицированных бланков.

Форма Т-12

Форма 12-Ф принята к использованию распоряжением Росстата N 247 от 13.07.2010 года. В бланке фиксируются данные по соблюдению распорядка дня в компании.

1. При наличии в структуре компании отдельных подразделений, работающих с самостоятельным балансом, а также осуществляющих учет поступлений средств от реализации продукции, выполненных работ, произведенных услуг и затрат на производственную деятельность отдела, фиксирование прихода на работу ведется по каждому самостоятельному подразделению.
2. Заполненные табеля направляются компанией в территориальные структуры Росстата по месту регистрации предприятия или соответствующего структурного отдела фирмы.
3. Начальник учреждения своим распоряжением назначает ответственного человека по контролю за соблюдением распорядка дня, с представлением статистического отчета в государственные структуры.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-12

При фиксировании прибытия персонала на работу в табель вносятся закодированные символы, с фиксированием лишь того персонала, который официально трудоустроен, в том числе – по внутреннему совмещению.

Не учитывается трудовая деятельность по следующему составу:

1. Работающим неофициально.
2. Устроенным по внешнему совместительству.
3. Оформленных по гражданскому соглашению.

Ведение табеля поручается либо кадровику, либо руководителю отдела, либо другому лицу, назначаемому распоряжением работодателя. На основе зафиксированных в табеле кодов, персоналу фирмы начисляется зарплата и прочие выплаты.

В зависимости от принятого на фирме способа контроля распорядка дня, табель может составляться, либо одним общим (для всего предприятия) бланком, либо отдельным бланком по каждому отделу.

Табель относится к регулярному бланку, сдаваемому ежемесячно в установленную на фирме дату. Правила оформления бланка предполагают корректное заполнение титульной страницы и табличного раздела бланка.

Титульный лист

В данном разделе бланка отображаются следующие данные:

1. Наименование фирмы.
2. Коды ОКПО и ОКУД.
3. Номер бланка, который присваивается фирмой самостоятельно.
4. Отчетный срок – т.е. месяц в течение которого фиксируются данные.
5. Дата составления бланка, который является, обычно, завершающей датой отчетного месяца.

• В адресном разделе бланка отображается полное наименование учреждения, а впоследствии, в скобках — его краткое наименование.
• В строке «Почтовый адрес» отображается название субъекта РФ, юридический и фактический адрес, с отображением почтового индекса.
• Код фирмы (ОКПО) отображается исходя из Общероссийского классификатора, зарегистрированного в структурах Росстата.

Табличная часть

В этом разделе требуется заполнить все поля:

1. В первом столбике присваивается номер каждому сотруднику.
2. Во втором и третьем столбце отображаются личные данные о работающем (Ф.И.О., вакансия и табельный номер).
3. В столбцах 4-й и 6-й графы, содержащих даты месяца, фиксируются символы, обозначающие прибытие/отсутствие персонала на работе, в которых в числителе записывается код, а в знаменателе – число рабочих часов.
4. В 5-м и 7-м столбце заносятся итоги, отображающие число проработанных смен и часов, за соответствующую часть месяца.
5. С 8-го по 13-й столбец заполняются итоговые показатели трудовой деятельность за месяц, с отображением проработанных смен и часов на фирме.
6. В 14-й колонке фиксируются пропущенные смены, с отображением причин пропусков в 15-й и 16-й колонках.
7. И, наконец, в 17-й колонке отмечается число выходных и праздничных дней.

Форма Т-13

Бланк Т-13 регламентируется решением, принятым Госкомстатом под №1 от 05.01.2004. Для бухгалтерии предлагаемый бланк является основанием для всех начислений.

Благодаря такому способу учета кадровики имеют возможность отслеживать явку личного состава на свои рабочие места согласно установленному графику.

Такой бланк также может стать основанием для наложения взысканий лицу, нарушившему рабочий распорядок.

Примечание. Форма Т-13 не относится к обязательной для исполнения. Руководитель компании вправе утвердить собственный шаблон.

Инструкция по заполнению

Руководитель компании отвечает за установленный распорядок дня. Поэтому в его полномочиях – разработка инструкции по ведению первичного учета. Одной из форм первичного контроля является шаблон Т-13 или другой утвержденный шаблон на фирме для контроля трудовой деятельности персонала фирмы.

При разработке инструкции по оформлению бланка Т-13 нужно обратить внимание на такие моменты:

1. Если компания крупная, нужно организовать фиксирование соблюдения распорядка дня по структурным отделам. То есть, каждый отдел ведет собственный контроль.
2. Для этого в каждом филиале назначается ответственный человек за данный участок работы.
3. Ответственные лица обязаны изучить значение кодов, используемые при фиксировании данных.
4. Ответственное лицо обязано изучить порядок занесения данных в учетный бланк, чтобы правильно отмечать прибытие/пропуск, опоздание, причины нарушений и т.д.
5. Ежедневно заносить записи в табель.

Способы заполнения формы Т-13, основные коды для заполнения табеля

При работе с табелем используются разные способы контроля проработанного персоналом времени.

1. Одним из способов является ежедневное отображение присутствия персонала на работе.
2. Другой способ работы с табелем заключается в контроле пропусков и опозданий, с описанием причин таких проступков.

Для упрощения работы с табелем, приняты специализированные коды, благодаря которым осуществляется простое и быстрое занесение данных. На сегодняшний день в табельном учете используют следующие коды:

• Прибытие на работу персонала согласно установленному распорядку отображаться символом «Я», или же цифрой «01»
• Отпуск работающего человека по графику отображается символами «ОТ», или цифрой – 09.
• Декретному отпуску присваивается код «Р», или цифра – 14.
• Если сотрудник уходит в отпуск, связанный с содержанием ребенка, то отображается код «ОЖ» или цифра – 15.
• Отпуск за свой счет отображается символами «ДО» или цифрой – 16.
• При нахождении человека в командировке, отображается символ «К», или цифра 06.
• При пропуске работы по неизвестным обстоятельствам заполняются символы «НН» или цифра 30.
• Предоставление больничного листа отмечается символом «Б» или цифрой -19.

Изучением кодов обязаны заниматься весь персонал фирмы, имеющий отношение к контролю распорядка дня и начисления зарплаты. Незнание обозначения кодов, может привести к неправильному начислению зарплаты работающему лицу или к наложению необоснованного наказания.

В табеле отображаются все данные о работе персонала фирмы в символьном или цифирном обозначении. Так, на бланка Т-12 приведены все условные коды, которыми необходимо пользоваться при работе с табелем. Это обеспечивает недопущение ошибок при работе с бланком, а также при расшифровке занесенной информации работниками бухгалтерии.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Законодательством не установлено, кто обязан вести табельный учет соблюдение распорядка дня персоналом фирмы. Не взирая на это, правила его заполнения требуют выполнение следующего:

1. Табель должен заполнять уполномоченный работник.
2. При сдаче бланка в бухгалтерию, табель должен требуется подписать начальнику отдела и кадровику, если таковой числится в штате.
3. На основе заполненного табеля ведется начисление зарплаты персоналу фирмы.

Уполномоченное лицо, отвечающее за табель, назначается работодателем соответствующим распоряжением. Ведение табеля может быть поручено кадровому работнику, начальнику отдела, а в малых предприятиях – секретарю учреждения.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

1. Статьей 22.1 Закона об архивном производстве предусмотрен следующий срок сохранения табеля:
2. На протяжении 5-ти лет после завершения года.
3. На протяжении 50 лет со дня сдачи табеля, если в нем отображена работа на опасной или вредной трудовой деятельности.

Как фиксировать отработанное время

При любой трудовой длительности, учет прибытия на работу может отображаться в табеле 2-мя способами:

• Сплошным отображением прибытия/пропуска на работу.
• Отображением лишь пропусков и сверхурочной работы.

При стабильной продолжительности рабочей смены можно контролировать лишь отклонения.

Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12 | Контур.НДС+

Каждый работодатель обязан учитывать, какое количество часов отработали его сотрудники. Для этой цели ведется табель учета рабочего времени. Рассмотрим, как правильно его заполнять.

• Общая информация
• Принципы заполнения
• Как заполнить форму Т-12

Общая информация

Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом.

Заполнение табеля учета рабочего времени 0504421 образец заполнения

Далеко не все знают, как составить табель учета рабочего времени. А значит, будет актуальна информация по этому поводу. Рассмотрим основные правила, которые стои выполнить в 2017 году.

Сотрудник отдела кадров или бухгалтер каждый день должен заполнять табель учета рабочего времени.

Если у человека имеется опыт, то такой процесс не будет затруднительным. Но вот новичкам сложно разобраться, куда и что писать.

Законодательство Российской Федерации содержит все необходимые нормы, которых следует придерживаться при заполнении такого документа.

Основные моменты

Сначала разъясним, что понимают под табелем учета, какие формы должны использоваться.

Что это такое

Закон обязывает каждого работодателя вести учет, кто сколько отработал времени. Учитываются часы работы компании в независимости от того, это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.

Специально в этих целях Госкомстат разработал формы Т-12, Т-13 – табеля учета рабочего времени.

Назначение документа

Табеля учета времени работы необходимы для сотрудника отдела кадров или бухгалтерии для:

Табель помогает бухгалтеру подтверждать, правомерно ли начислена зарплата или компенсация каждому сотруднику.

Специалист отдела кадров с его помощью отслеживает явку, и если возникнет необходимость, обосновывает взыскания, что были наложены на работника.

Такой документ выдается вместе с трудовой книжкой сотруднику, если тот увольняется. Но для этого лицо должно подать соответствующий запрос (ст. 84.1 Налогового кодекса).

Форма табеля, что утверждена на законодательном уровне, должна в обязательном порядке использоваться:

• в государственной организации;
• на унитарном предприятии;
• подрядчиками, что выполняют государственный заказ;
• некоторыми государственными корпорациями.

Правовая база

Обязательство по ведению учета рабочего времени установлено часть 4 ст. 91 Трудового кодекса России.

Если такое требование не выполнить, компании придется заплатить штраф, а также снять расходы для оплаты труда. Да и компания получит отказ при желании возместить выплаченную сумму по листам нетрудоспособности.

Сама форма документа, которая должна использоваться на предприятиях, утверждена Постановлением Госкомстата 5.01.2004 года № 1.

Образец заполнения табеля учета использования рабочего времени

Компания может использовать унифицированные формы или разработать бланк самостоятельно.

Во втором случае придется все равно использовать реквизиты первичной учетной документации и данные о том, как сотрудники использовали фонд рабочего времени.

Чаще всего унифицированная форма табеля дорабатывается. Добавляют несколько дополнительных граф и кодов.

Какие данные вносятся

В документе каждая позиция отражена двумя строками. Верхняя будет содержать условное обозначение в виде кода, нижняя – сколько часов сотрудник отработал.

Если отражается неявка при отпуске, болезни, командировке, то ставится только код. Нижняя строка пропускается.

Каждый вид времени работы или отдыха имеет свое обозначение (буквенное или цифровое). Коды явки/неявки прописаны на титульной странице Т-12.

Их же используют, если заполняется Т-13. Желательно использование буквенных кодов (их легче запомнить).

Любая отметка о причинах неявки сотрудника и об особом графике работы, должна проставляться, если есть оправдательный документ (лист нетрудоспособности, приказ об отпуске и т. д.)

К примеру, работник не вышел на свое рабочее место, и вам не известна причина. До сдачи табеля графа неявки оставляется пустая.

Если человек принесет оправдательный документ, тогда ставится на его основании код. Если такого документа не поступит, ставится код «НН» (неявка по невыясненной причине).

Табель составляют в единственном экземпляре, который подписывается уполномоченным лицом, руководителем подразделения и сотрудником отдела кадров.

Представим образец заполнения табеля суммированного учета рабочего времени. Разберемся, как заполнить форму Т-13, если использовать сплошной метод.

Сначала указывается название фирмы и структурное подразделение:

Сверху отражают название компании, ФИО предпринимателя и структурную единицу. Это могут быть такие отделы – по продажам, маркетингу, производству.

Далее следует вписать код ОКПО согласно общероссийскому классификатору фирм, что есть в базе Росстата. Такой код представлен 8 цифрами для юридических лиц и 10 – для ИП.

Укажите порядковый номер табеля и дату, когда он составляется (обычно это последний день месяца, что является отчетным):

Далее следует отразить период, что считается отчетным:

Документ составляется в течение месяца (с его начал и до конца). При отражении данных о сотрудниках заполняется на каждого из них отдельная строчка.

Указывают номер по порядку, который присваивают всем работникам и используют его во всех справках учета.

Рекомендуем к прочтению: Приказ о ненормированном рабочем дне образец

Данный номер сохранится за гражданином даже в течение определенного времени после расторжения трудового договора. Пишут ФИО, должность человека.

В таблице указывается явка и сколько часов отработано. В данном случае необходимо использовать условное обозначение.

Необходимо указание количества дней и часов за отчетный период.

Пятая графа будет содержать количество дней и часов, что отработал сотрудник за половину месяца.

6 столбец отражает дни и часы за месяц. Указывают данные для начисления заработка таким образом:

Коды вида оплаты определяют, какие перечисления будут. Шифр используется цифровой. В нашем примере отражена заработная плата и оплата за отпуск.

Про реструктуризацию займов, читайте здесь.

9 графа отразит, сколько дней отработано по конкретному виду оплаты.

В форме табеля верхняя ячейка содержи данные о явках и командировках, нижняя – днях, которые лицо было в отпуске.

Если всем сотрудникам начисляется один вид оплаты, то код его пишется вверху. Столбец 7, 8 пропускают, вписывая только, сколько дней и часов отработано в 9 столбец.

Заполняют данные о неявке. Ставятся коды, чтобы отразить причину отсутствия человека.

Далее уполномоченные лица ставят подпись.

Кто его ведет в организации

Данный документ должен заполнять уполномоченный работник. Если фирма имеет не одно подразделение, и время работы учитывается по каждому такому отделу, тогда назначают несколько ответственных лиц.

В законодательстве не указывается, какая должность должна быть у ответственного по ведению табеля.

Руководитель может назначать любого специалиста компании, которого пожелает. Ответственными могут назначать даже сторожей.

Сотрудника, который будет нести ответственность за составление табеля учета, должны назначить приказом.

Он должен содержать ФИО такого человека и ФИО зама, который будет заполнять форму при отсутствии ответственного работника.

В противном случае начальство не вправе требовать от работника заполнения документа учета рабочего времени.

Так как на крупных фирмах назначается несколько ответственных лиц, они должны в течение месяца заполнять документ, затем передать его руководителю подразделения для проставления подписи.

Если компания не большая, такую цепочку не соблюдают. Табель ведется кадровиком. Затем он передается бухгалтерии.

Виды форм (Т-12, Т-13)

Утвержденный бланк Т-12 содержит такие разделы:

Бланк Т-13 имеет только один раздел, в котором фиксируется явка работников в автоматическом режиме.Время работы отражают 2 способами, такими как:

Компания сама выбирает, какой способ ей более подойдет. Если на фирме длительность рабочего дня постоянная, тогда предпочитают второй вариант.

Если учет рабочего времени суммированный, тогда нужна сплошная регистрация. Форма Т-13 применяется в компаниях, где есть специальные турникеты – автоматизированные системы, что будут контролировать явку персонала.

Бланк Т-12 – универсальный. Табель учета может быть:

• в бумажном виде;
• в электронном формате;
• заполнен в специализированных бухпрограммах, таких как 1С.