Как оформляется решение руководителя

Как принять на работу директора ООО в 2020 году

Время чтения 8 минутСпросить юриста быстрее. Это бесплатно! Размер шрифта: A+ | A−

Чтобы принять на работу директора, такое решение должны одобрить собственники предприятия. На основании решения учредителей или собственника имущества, будет оформляться внутренняя кадровая документация, вноситься изменение в ЕГРЮЛ. О требованиях закона и обязательных формальностях при принятии на работу директора расскажем в этой статье.

Порядок принятия на работу директора

Решение о назначении единоличного руководителя юридического лица могут принимать только его собственники. Точный порядок рассмотрения и одобрения кандидатур на эту должность зависит от положений учредительных документов и локальных актов.

Общий порядок принятия на работу директора состоит из следующих этапов:

1. рассмотрение  кандидатур на руководящую должность (учредители могут сами устанавливать требования об опыте работы, квалификации, деловых и личных качествах);
2. одобрение кандидатуры на общем собрании учредителей с составлением протокола, либо принятие решения единственным собственником;
3. передача протокола или решения в кадровую службу предприятия для оформления директора на работу, заключения контракта, издания приказа;
4. направление уведомления в ИФНС о внесении новых данных в ЕГРЮЛ, получение листа записи из реестра;
5. соблюдение дополнительных формальностей, связанных с наделением директора полномочий по управлению компанией (например, переоформление банковских карточек).

Указанный общий порядок может несущественно отличаться для разных организационно-правовых форм бизнеса.

Еще одним важным требованием закона является проверка факта дисквалификации гражданина или признания его банкротом.

Дисквалификация является мерой ответственности за уголовные и административные правонарушения. Наличие такого наказания препятствует занятию руководящих должностей.

Проверку можно провести через сайт ФНС, где эти сведения размещены в открытом доступе.

Еще одним препятствием для занятия руководящей должности является признание гражданина банкротом. Если такое решение вынес арбитражный суд, на 3 года устанавливается полный запрет на вхождение в органы управления юридических лиц. Проверить такой факт можно через картотеку арбитражных дел, где сведения о гражданах-банкротах размещены в открытом  доступе.

Если гражданин скрыл факт дисквалификации или признания банкротом, впоследствии к нему можно применить меры гражданской и административной ответственности, расторгнуть контракт в любой момент.

Однако и предприятие может столкнуться с отменой сделок, заключенных при участии ненадлежащего гражданина-руководителя.

Разберем особенности проведения каждого этапа принятия на работу директора при условии, что он не дисквалифицирован, и не признан банкротом.

Принятие решения учредителями

Для одобрения кандидатуры на должность единоличного руководителя нужно созвать и провести общее собрание учредителей (собственников) компании. Если у юридического лица только один собственник, он принимает единоличное решение. Общий порядок проведения собрания по указанному вопросу заключается в следующем:

• так как сведения о директоре не содержатся  в учредительных документах, менять устав предприятия не нужно;
• порядок ания по вопросу о назначении директора утверждается уставом, либо определяется по закону (как правило, достаточно простого большинства при ании);
• итоги ания подводятся в форме протокола (этот документ нужно впоследствии направить в ИФНС, хранить в службе делопроизводства).

После оформления протокола или решения единственного собственника можно приступать к оформлению директора на работу. Одновременно нужно направить в адрес ИФНС заявление об изменении сведений о руководителе.

Заявление в ИФНС

Так как смена директора юридического лица не влечет изменений в учредительных документах, в ИФНС нужно подать заявление по форме Р14001.

Порядок заполнения и подачи заявления заключается в следующем:

1. направить заявление в ИФНС нужно не позднее 3-х дней после утверждения протокола или решения единственного учредителя;
2. заполнение подписывает предыдущий директор, один из учредителей или иное лицо, уполномоченное общим собранием;
3. заявление Р14001 нужно заверить у нотариуса (обойтись без обращения к нотариусу можно, если заявление направляется в ИФНС через «Личный кабинет» с удостоверением ЭЦП предприятия);
4. документы можно подать непосредственно в ИФНС, по почте, через представителя по доверенности, через МФЦ, через «Личный кабинет» на сайте ФНС.

К заявлению прикладывается оригинальный экземпляр протокола или решения, копия паспорта нового директора, его ИНН. Паспортные данные нового директора будут указаны и в тексте заявления Р14001.

Регистрация новых сведений длится не более 5 рабочих дней. После этого обновленная информация вносится в реестр юридических лиц, а представитель предприятия сможет получить лист записи ЕГРЮЛ. С этого момента новый директор уже сможет официально представлять предприятие без оформления доверенности.

За нарушение трехдневного срока подачи заявления грозит административное наказание. К ответственности может привлекаться новый руководитель и само юридическое лицо. Штраф за такой проступок составляет 5000 руб.

Издание приказа и оформление контракта

Одновременно с обращением в ИФНС можно приступать к заключению контракта и изданию приказа по предприятию. Как правило, этим занимается кадровая служба или отдел делопроизводства. Процедура оформления документов несущественно отличается от порядка приема на работу обычных сотрудников. Для оформления потребуются следующие документы:

• протокол собрания учредителей или решение единственного участника;
• паспорт директора;
• личное заявление (хотя этот документ не обязателен по закону, он будет храниться в личном деле руководителя);
• военный билет (для военнообязанных лиц);
• свидетельство ИНН;
• свидетельство СНИЛС;
• оригинал или копия документа об образовании, о повышении квалификации;
• документы о наличии специальных допусков, разрешений, квалификационных аттестатов (например, для директора управляющей компании ЖКХ нужно представить аттестат о сдаче обязательных экзаменов);
• трудовую книжку;
• иные документы, в зависимости от сферы деятельности компании и требований локальных актов.

Издать приказ о назначении ново директора может лицо, исполняющее его обязанности (например, заместитель руководителя). Также приказ о своем вступлении в должность может подписать сам новый руководитель.

Оформить письменный трудовой контракт с директором, равно как и любым иным сотрудником, нужно не позднее 5 дней после издания приказа. Условия контракта определяются по соглашению сторон, по положениям локальных актов. Для руководящего состава юридических лиц действует специальное правило о сроке действия контракта:

1. в уставе может предусматриваться срок действия контракта, но не более 5 лет;
2. по решению учредителей контракт может заключаться и на меньший срок, чем указано в уставе;
3. после истечения срока  контракта он не пролонгируется автоматически, т.е. придется повторно проводить общее собрание, утверждать вопрос о продлении полномочий.

Как оформляется решение руководителя

Протокол такого собрания или выделенное из него решение о назначении директора — основной документ, свидетельствующий о полномочиях руководителя. Руководителем может быть как один из учредителей, так и любой наемный работник.

Процедура утверждения кандидатуры всегда одинакова.

Протокол оформляется в свободной форме, обязательно с указанием даты. Он должен содержать регистрационные сведения о предприятии, сведения об учредителях и их долях в уставном капитале.

Правильно оформить решение учредителей о назначении директора поможет образец.

Оформление распоряжений

В вводной части могут быть указаны председатель, секретарь, члены органа управления, повестка дня. Распорядительная часть начинается с наименования органа управления и слова «РЕШИЛ:», например: Исходя из изложенного Совет директоров РЕШИЛ:

1. 1. Начальнику отдела маркетинга И.И. Рябинину подготовить заявку и комплект необходимой документации для участия в выставке-ярмарке в г. Казань 01.10.2015.
2. 2. Начальнику производства О.В. Федорову подготовить и передать в отдел маркетинга образцы продукции для участи в выставке-ярмарке.

Подписывают решение председатель и секретарь коллегиального органа управления.

1. 4. Опишите особенности оформления распоряжений и решений.
2. 1. Что такое распорядительные документы?
3. 3. Что такое приказ и каковы особенности его оформления?
4. 2. Каковы назначение и состав распорядительных документов?

Практическое задание I

Как оформить решение учредителя

Составьте текст решения, который вы позже распечатаете на этом бланке.

2 Обязательно укажите дату принятия решения, составления документа, укажите его порядковый номер.

https://www.youtube.com/watch?v=RD9HE0o7LgM

Хотя последнее и не обязательно, но приветствуется, поскольку указывает на вашу ответственность в делах. Обозначьте свое единоличное учредительство. 3 Как правило, решения начинаются преамбулой, в которой указывается на мотивировку его принятия, например, «Во исполнение договора…», «Согласно закону №…».

Далее большими буквами по центру бланка напишите слово «Решение» и, отступив строку, наберите его основной текст. В отличие от приказов и распоряжений, решение не должно иметь пунктов и подпунктов. Допускается лишь наличие ненумерованных абзацев.

Рекомендуем прочесть:  Отчетность в пфр 2020

Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения. 1. На небольших предприятиях,

Распорядительные документы.

Оформление приказов по основной деятельности, указаний и распоряжений

В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость.

Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут :

1. «что сделать» (указывают конкретную работу)
2. «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
3. «в какие сроки»

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько.

Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

1. Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)

Резолюции и поручения руководителя

Документ должен быть направлен на исполнение в то подразделение, руководитель и сотрудники которого быстро и профессионально смогут подготовить для руководителя или принять самостоятельно самое эффективное решение.

По форме представления приоритетными являются поручения, зафиксированные в письменном виде.

Поручения руководителя, данные в устной форме, должны быть в последующем оформлены в письменном виде и поставлены на контроль в общем порядке, что и осуществляет обычно секретарь руководителя, действуя самостоятельно или передавая это поручение в делопроизводственную службу компании.

Общие правила оформления резолюции Одна из операций в технологии делопроизводства, которая предшествует контролю исполнения, называется «направление документа на исполнение» и является важнейшим управленческим действием, связанным с письменным оформлением принятого решения или прямого поручения.

Руководитель,

Образец распоряжения генерального директора

Но есть и другая позиция.

На некоторых предприятиях (и особенно это касается государственных структур) распоряжение и приказ условно различают по таким признакам: Приказ Распоряжение Влияет на деятельность предприятия Чаще имеет отношение к выполнению поручений, не принципиально влияющих на деятельность предприятия Носит долгосрочный характер Чаще касается однократных задач Указание начинается со слова «Приказываю» Указание начинается со слов «Обязываю» или «Распоряжаюсь» Посмотрите, как может выглядеть распоряжение генерального директора — образец.

Но все-таки разница этих двух понятий для обычных коммерческих организаций очень условна.

В делопроизводстве приказы принято разделять на следующие группы:

1. по личному составу.
2. по основной деятельности;

Связано такое разделение в том числе с разницей обязательных сроков хранения документации юридического лица.

Образец распоряжения руководителя

Однако есть между ними и различия:

1. Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы.
2. Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения. Приказы имеют более длительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто переиздаются.

Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.

Решение о назначении директора: правила оформления и образец

Фактически директора принимают на работу так же, как и любого другого сотрудника организации. Протокол с такого собрания признается основным документом, который подтверждает полномочия вновь избранного руководителя.

Сначала выдвигаются кандидатуры – в их числе могут быть как люди со стороны, так и соучредители ООО. Претендента на руководящую должность необходимо проверить – в ЕГРЮЛ и в реестре дисквалифицированных лиц. Это обязательное условие, даже если соискатель знаком владельцам компании.

Шпаргалка делопроизводителя

В. Корнеева. Решение как и любой другой распорядительный документ () оформляется на общем бланке для изготовления отдельного вида документа (бланк решения), который включает в себя следующие реквизиты:

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; место составления или издания документа; вид документа: дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.

Решение подписывает председатель коллегиального органа и секретарь. К решению прилагается лист согласования, который подписывают все члены коллегиального органа, а также необходимые начальники структурных подразделений. Затем документу присваивается номер и он регистрируется.

После присвоения номера и даты

Распорядительные документы — что это такое

К ним относят правовые акты (например, указы, подписанные Президентом РФ, постановления Правительства РФ, распоряжения местной администрации).

Основную группу таких документов составляют:

1. приказы;
2. распоряжения;
3. протоколы. Это особый вид документа, который может быть как носителем справочной информации, так и содержать в себе постановляющую часть текста.
4. указание;
5. решения;
6. постановления;

Издаются распорядительные документы как совместно, т.е.

Оформление распорядительных документов

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем, если в тексте не указано другого срока. По назначению приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписанных действий, причины издания приказа, даётся ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», которое печатается прописными буквами и ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

В каждом пункте указываются исполнитель (должностное лицо) предписываемое действие и срок исполнения.

Составление и оформление решений

Для этого члены инициативной группы внимательно проверяют существующее положение дел на порученном им участке. Результаты проверки фиксируются в справке, которую подписывают все проверяющие.

Такая справка является своего рода фиксированным доказательством истинного положения дел на конкретном участке. Краткое изложение справки закладывается в проект решения.

Понятно, что по объему справка значительно шире проекта решения, так как нередко для иллюстрации к справке прилагаются образцы, схемы, диаграммы, чертежи, макеты, таблицы, пояснения и т.п. Кроме того, в справке фиксируется положение дел на смежных с проверяемым участком направлениях. Проект решения визируют руководители структурных подразделений.

Основные требования к проекту решения: – не допускать противоречия действующему законодательству; – учитывать

Распорядительные документы

Решение – правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также cоветов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов.

Система распорядительных документов компаний #делопроизводство #СЭД #ECMJ

В систему распорядительных документов входят не только приказы.

Чем крупнее и старше организация, тем чаще она использует и другие виды распорядительной документации: постановления, решения, распоряжения, указания.

Охарактеризуем все эти виды документов, а также рассмотрим на примерах особенности оформления и хранения каждого их них.

Р р°сѓрїрѕсђсџрґрёс‚рµр»сњрѕр°сџ рґрѕрєсѓрјрµрѕс‚р°с†рёсџ

В отличие, например, от информационно-справочных документов, каждый из которых имеет собственные цели и задачи, все распорядительные документы издаются с единой целью: довести до исполнителей волю руководства.

Различие между ними только в «ранге» самого распорядительного документа: каждый из них стоит на собственной ступеньке иерархической лестницы, причем какое-либо перемещение по этой иерархии совершенно исключено (рис. 1).

Определимся с целевым назначением каждого из этих документов. �сточник всех определений – «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации» (ВН��ДАД, М., 2014).

Постановление

Авторами большей части постановлений являются государственные органы Российской Федерации либо ее субъектов. Значительное количество этих документов принимают также коллегиальные органы управления организацией.

Постановление является высшим по значимости распорядительным документом, а значит, и издается оно высшим по значимости коллегиальным органом управления в особо важных случаях.

Так, постановлением можно оформить решение собрания акционеров о реорганизации акционерного общества, о его ликвидации или об изменении организационной структуры (Пример 1).

 Р РµС€РµРЅРёРµ

�сполнительным и совещательным коллегиальным органам организации в большинстве случаев для документирования своих управленческих действий вполне хватает решений (Пример 2).

Приказ

Приказ, несомненно, является наиболее распространенным из всех распорядительных документов.

Даже в самой маленькой организации есть необходимый минимум приказов (в отличие от других видов распорядительной документации).

Приказы издаются генеральным директором и только им: в определении документа фигурирует слово «единолично».

Право на подписание приказов может быть передано генеральным директором заместителю или другим топ-менеджерам, но важно учитывать следующие моменты:

●    передача этого права обязательно оформляется письменно (издается, опять же, приказ или оформляется доверенность);

●    РїСЂРё передаче строго оговаривается СЃСЂРѕРє действия полномочий Рё то, какие РІРёРґС‹ приказов может подписывать каждый конкретный топ-менеджер.

Самый распространенный вариант: заместитель наделяется такими правами на период отсутствия генерального директора. Как только руководитель возвращается из командировки или из отпуска, действие полномочий завершается.

Различают следующие виды приказов:

●    РїРѕ РѕСЃРЅРѕРІРЅРѕР№ деятельности;

●    РїРѕ административно-хозяйственной деятельности (РђРҐР”);

●    РїРѕ личному составу.

Последними занимается отдел кадров, и рассматривать мы их не будем. Приказы по основной и по административно-хозяйственной деятельности имеют разные сроки хранения: «постоянно» и 5 лет соответственно.

Круг тем, относящихся к административно-хозяйственной деятельности, очерчен в единственном источнике – Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень 2010). На основании этих сведений можно сделать вывод, что к приказам по АХД относятся приказы, касающиеся:

●    соблюдения правил внутреннего распорядка деятельности;

●    эксплуатации зданий Рё помещений;

●    транспортного обслуживания, внутренней СЃРІСЏР·Рё;

Приводить пример приказа мы не будем: в каждой организации их достаточное количество.

Распоряжение

Распоряжение, хоть и считается «младшим братом» приказа, близким по целевому назначению к указанию, в нормативных и методических документах по делопроизводству всегда следует в скобках именно за приказом: например, в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, далее – Методические рекомендации для ФО�В; Приложение 15) или в Перечне 2010 (ст. 19).

Руководитель организации может издать распоряжение наряду с приказом, а может также наделить бессрочным правом издавать распоряжения топ-менеджеров по направлениям. При этом каждое распоряжение будет действовать в границах направления: дирекции, департамента, управления (Пример 3).

Указание

Указание – документ, создаваемый в последнее время исключительно на уровне топ-менеджеров.

Так же, как и распоряжение, указание может быть издано руководителем структурного подразделения, с той разницей, что для этого не требуется специального разрешения генерального директора.

Граница между указанием и распоряжением стирается все сильнее, и постепенно они становятся распорядительными документами одного порядка (Пример 4).

Коллегиальные органы

Коллегиальные органы в организации – это группы лиц, которые либо управляют организацией, либо выполняют в ней какие-то задачи.

Любой постоянно действующий коллегиальный орган строго организован: имеется документ о его создании, положение о коллегиальном органе, а также собственный аппарат управления, состоящий из председателя и секретаря.

В своей деятельности коллегиальный орган обычно руководствуется составленным и утвержденным планом. Заседания коллегиального органа строго протоколируются.

Коллегиальные органы делятся на органы управления, исполнительные и совещательные органы:

●    Коллегиальные органы управления, как следует РёР· названия, управляют организацией РЅР° высшем СѓСЂРѕРІРЅРµ: собрание акционеров, собрание учредителей общества Рё С‚.Рї.

Если в организации действует коллегиальный орган управления, то генеральный директор подчиняется ему, отчитывается перед ним и по решению этого органа может быть заменен.

Коллегиальный орган управления может влиять на деятельность организации на самом глобальном уровне, вплоть до принятия решений о реорганизации и ликвидации.

●    Р�сполнительные коллегиальные органы РѕСЃСѓС‰РµСЃС‚вляют непосредственное руководство организацией. Это может быть, например, совет директоров, РІ который РІС…РѕРґСЏС‚ РІСЃРµ топ-менеджеры.

В уставе организации прописывается, что генеральный директор (единоличный исполнительный орган) не имеет права принимать решения без согласия коллегиального исполнительного органа.

●    Совещательные коллегиальные органы РґРµР№СЃС‚РІСѓСЋС‚ РїСЂРё руководителе организации. Это всевозможные РєРѕРјРёСЃСЃРёРё Рё коллегии.

Яркий пример из области делопроизводства – экспертная комиссия, постоянно действующая в организации.

В правилах по архивному делу о ней прямо говорится, что это «совещательный орган при руководителе организации» (пункт 4.

8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях; утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Распорядительные документы, которые могут издавать коллегиальные органы – постановления и решения.

Распоряжение руководителя: грамотное оформление поставленной задачи

Распоряжение руководителя – это сообщение, содержащее предписание по оперативным вопросам управления и касающееся ограниченного круга подчиненных. В зависимости от важности и срочности поставленной задачи распоряжение может передаваться:

• в устном виде;
• путем издания письменного документа;
• в виде телефонограммы.

Не задокументированное должным образом распоряжение может относиться к немедленным задачам, которые имеют средний и малый уровень важности. Чаще всего такие виды указаний издаются в коллективах с небольшой численностью персонала.

Если вопрос, требующий решения, имеет существенное значение, то устное распоряжение может быть подкреплено изданием письменного документа.

Как правильно поставить задачу

Чтобы распоряжение руководителя было максимально эффективным, оно должно быть четко и конкретно сформулировано. Психологическое восприятие задачи, обозначенной расплывчато и неопределенно, не позволит сотрудникам качественно и в срок выполнить указание руководителя.

Распоряжение руководителя как форма управленческого воздействия относится к категории организационно-распорядительных методов. По способу влияния на трудовой коллектив они могут классифицироваться:

• распоряжения, относящиеся к конкретному периоду времени и определенного служебного вопроса;
• распоряжения продолжительного действия.

Если распоряжение руководства предполагает определенный период, в течение которого необходимо выполнить определенный объем работ, то в документе следует обозначить дату, до которой указание должно быть исполнено. В таком случае сотрудники смогут равномерно распределить силы в процессе выполнения задания, и поручение будет реализовано успешно.

Указания, рассчитанные на длительный срок, должны указывать на цель, ради достижения которой работники должны выполнять определенные действия со ссылкой на внутренние нормативные акты.

Следует отметить, что нечеткая регламентация распорядительного документа, изданного на предприятии способна ослабить исполнительскую дисциплину работников. В то же время четко сформулированная цель может служить дополнительной мотивацией для сотрудников.

В чем отличие распоряжения руководителя от приказа по предприятию

Приказ и распоряжение руководителя организации являются однотипными документами, выражающими волю единоличного исполнительного органа предприятия в лице его директора (генерального директора, президента).

Приказ по предприятию издается относительно решения вопросов, касающихся основной деятельности компании или ее личного состава.

Приказ – самая категоричная форма распорядительного воздействия, в нем содержится требование обязательного исполнения принятого решения руководителя.

Приказы, касающиеся основной деятельности, могут охватывать широкий спектр вопросов:

• изменение структуры фирмы (реорганизация, ликвидация);
• финансово-хозяйственные проблемы;
• задачи материально-технического снабжения.

Приказами оформляются все вопросы, связанные с персоналом организации: прием на работу, перевод на другую должность либо в другое структурное подразделение, увольнение, предоставление отпусков, взыскания и поощрения работников.

Распоряжение руководителя относится к более специализированным и узким направлениям деятельности организации. Помимо оперативного управления, распоряжение может издаваться по организации работ, связанных с выполнением основного приказа. В распоряжении не содержится категоричного требования на выполнение поставленной задачи.

В настоящее время четкого регламента и нормативных актов по применению того или иного вида распорядительных документов не предусмотрено. Выбор ОРД (организационно-распорядительного документа) следует делать, исходя из положений, прописанных в учредительных документа предприятия и инструкции по делопроизводству, принятой в компании.

Структура распоряжения руководителя организации

Распоряжение или приказ подготавливаются на специальном бланке, содержащем полное наименование предприятия и название документа.

В качестве основных реквизитов ОРД должен содержать:

• регистрационный номер и дату издания документа, место его составления;
• заголовок к основному тексту распоряжения (краткое содержание);
• текст документа;
• полная подпись руководителя;
• отметка о согласовании и ознакомлении ответственных лиц, перечисленных в распоряжении.

Образец распоряжения руководителя предприятия, составленный в соответствии с типовой Инструкцией по делопроизводству, можно скачать здесь.

Правила правильного оформления распоряжений

Регистрационный номер распоряжения представляет собой порядковый номер документа в общей массе изданных с начала календарного года ОРД этого вида с добавлением строчной буквы «р» (например, № 10р).

Заголовок распоряжения указывается в левом верхнем углу документа, в нем содержится очень краткая суть директивы в виде ответа на вопрос «О чем?». Примеры заголовка (наименования) ОРД – «Об обеспечении выполнения плана поставок продукции на 1 квартал», «Об утверждении бланков строгой отчетности».

Основной текст распоряжения условно делится на две части: констатирующую и распорядительную.

В констатирующем разделе распоряжения (преамбуле) указывается аргументация действий, предписанных документом. В случаях, когда основанием для составления распоряжения выступает нормативный акт или ранее изданный ОРД, констатирующая часть должна начинаться с указания номера и даты этого акта: «Во исполнение приказа №…», «На основании федерального закона №…».

Констатирующая часть распоряжения, составляемого в инициативном порядке, должна включать цель и задачу действий, которые должны быть выполнены сотрудниками предприятия. Здесь же могут быть перечислены события или факты, лежащие в основе издания конкретного ОРД. В таких случаях распоряжение может начинаться фразами «В связи с», «В целях».

Если указываемые действия сотрудников не нуждаются в обосновании или дополнительном разъяснении, констатирующий раздел ОРД может отсутствовать.

После предложения, охватывающего констатирующую часть распоряжения, прописывается побуждение к действию в виде слов «Предлагаю» или «Обязываю». После этого следует распорядительная часть документа.

В этом разделе перечисляются все предписываемые действия и функции, которые возлагаются на сотрудников для исполнения данного распоряжения. Распорядительная часть может быть сформулирована в виде нескольких пунктов, по каждому из которых указывается конкретный ответственный сотрудник и дата, до которой необходимо выполнить перечисленные директивы.

Если распоряжение содержит указания, отменяющие ранее изданные ОРД или его подпункты, то ссылка на этот факт отражается в распорядительной части документа отдельным пунктом. В подобных случаях употребляются разы, начинающиеся со слов «Во изменение распоряжения №…», «Признать утратившим силу», «Внести изменения в …».

В последнем пункте распоряжения указывается должность и фамилия сотрудника, который будет осуществлять контроль за исполнением всех предписаний, содержащихся в ОРД.

Первоначально ОРД составляется в виде проекта и обязательно содержит лист согласования. В нем руководители отдельных подразделений, на которые возлагается работа по выполнению поставленных задач, визируют подготовленный проект. При возникновении дополнений, разногласий или возражений должностные лица вправе представить обоснованную справку и приложить е к проекту распоряжения.

Согласование ОРД со всеми руководителями подразделений происходит не более, чем за пять календарных дней. Полностью согласованный с ответственными лицами проект распоряжения подписывается руководителем, после чего ОРД подлежит регистрации и вступает в силу.

Распоряжение руководителя доводится до сведения непосредственных исполнителей, перечисленных в документе, путем тиражирования или рассылки. Это может происходить путем передачи бумажных копий распоряжения или, при автоматизированном документообороте, посредством электронного письма.

Оперативность при доведении до заинтересованных лиц задач, поставленных руководителем предприятия перед конкретными сотрудниками или отделами, способствует эффективному и быстрому их исполнению.

Согласно регламенту, все выпущенные на предприятии распоряжения руководителя должны храниться в архиве компании.

Распорядительные документы, имеющие административно-хозяйственную направленность, необходимо сохранять не менее пяти лет.

Остальные распоряжения руководителя, относящиеся к основным видам деятельности, хранятся от 10 лет до момента ликвидации фирмы. После этого ОРД передаются на хранение в городской или муниципальный архив.