Ответ на письмо о предоставлении копии документов образец

Письмо – запрос. Готовые примеры и бланки

1. Для чего нужен письменный запрос
2. Нюансы составления
3. Скачать бланк и образец письмо – запроса
4. Примеры различных писем – запросов
5. Способы отправки письма – запроса
6. Сроки ответа

1. Для чего нужен письменный запрос

В России, чтобы получить нужную информацию, заинтересованная сторона составляет официальный запрос.
Повод для составления запроса различен. Это получение информации о акциях и скидках, текущих цен на товар, получение документов, прайс-листов, каких – либо сведений.

2. Нюансы составления письма

Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4.

Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты). В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания. В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ.

При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации. При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ.

3. Скачать бланк и образец письма – запроса

Скачать пустой бланк письма – запроса (Word, 28 Кб)

Скачать образец письма – запроса (Word, 28 Кб)

4. Примеры различных писем – запросов

Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов:
— О предоставлении информации
— О предоставлении документов
— В налоговую
— В банк
— Письмо-запрос акта сверки
— О подтверждения необходимой информации

Письмо – запрос о предоставлении информации

Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схеманаписания текста документа:
1. Разъяснение мотива.
2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.
3.

Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.
4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.
5. Регистрация исходящего документа.
Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума.

Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо.

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении информации (29 Кб)

Письмо-запрос о предоставлении документов

Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.
Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:
1.

«Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).
2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.
3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)
4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.
5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении документов (29 Кб).

Письмо-запрос в налоговую

Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов. 

Скачать бланк – образец письма-запроса в налоговую (Word, 33 Кб)

Письмо-запрос в банк

Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.
Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)

Письмо-запрос акта сверки

Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

Скачать бланк – образец письма-запроса акта сверки (Word,  29 Кб)

Письмо-запрос подтверждения информации

Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.

Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)

5. Способы отправки письма – запроса

Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами:
1. Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации.

Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении. Это дает гарантии, что запрос «не потеряется».
2. Воспользоваться услугами почты, отправив заказное письмо.
3.

Отправить по электронной почте и продублировать обычным письмом.

6. Сроки ответа

Деловая переписка по законам РФ никак не регламентируется. Будет ли отправлен ответ на запрос или нет, зависит от того, насколько получатель следует правилам деловой этики. Ответить за запрос хороший тон для солидной компании.

Так же следует ожидать, что ответ на запрос вы получите, но он будет отрицательным.
Таким образом, стоит отметить, что все письма-запросы составляются в соответствии с основными требованиями, предъявляемым к деловой переписке: краткость и точность излагаемой мысли, отсутствие двойственных фраз.

Кроме того, письма оформляются на фирменном бланке компании (при его наличии).

письмо

Ответ на письмо о предоставлении копии документов образец

Активировать демодоступ. Письмо о предоставлении информации — один из наиболее распространенных видов деловой переписки. Основные требования к его оформлению и содержанию остаются типичными для деловых писем.

Но есть некоторые нюансы, которые следует учитывать, составляя официальный запрос на предоставление информации, образец которого представлен в статье.

Ситуация, когда для принятия каких-либо управленческих решений требуется дополнительная информация не такая уж редкая.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

• Письмо-запрос
• Письмо-запрос о предоставлении документов образец бланк
• Ускоренный документооборот, или С изготовлением каких документов стоит поторопиться
• Как правильно написать письмо-запрос
• Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления
• Письма-ответ на запрос о предоставлении информации

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: legalgranica.ruние в банк. Запрос информации

Письмо-запрос

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных. Подписаться на рассылку Рассылка. Уведомление о пополнение базы документов новыми образцами. Юридическая Энциклопедия. .

Различная документация, которой на данный момент не имеется у лица, которому такая документация необходима, вполне может быть у иных граждан или организаций, например, у партнёров или каких-либо государственных служб.

Для получения необходимой информации уместно направить письмо-запрос о предоставлении документов.

Помня это, при написании запроса собственную необходимость нужно так сформулировать в тексте обращения, чтобы у адресата не возникло сомнений ни в действительной необходимости документа, ни в том, что такой запрос не несёт какого-то подвоха, и полученные сведения не будут использованы во вред отправителю. Обосновать просьбу предоставить документ придётся обязательно.

Предполагается, что запрашиваемая бумага принадлежит лицу, к которому запрос направлен, а решить как поступить с такими своими документами может только собственник, если на то нет законного решения органов власти.

Оформление письма-запроса о предоставлении документов.

Хотя к письмам-запросам и выдвигаются подобные строгие требования, сам стиль написания текста вполне может быть стандартным официально-деловым, применяемом при деловой переписке.

В уважительном тоне запрашивающая сторона просит предоставить те или иные бумаги, либо их заверенные копии, объясняя, для чего они понадобились.

Предпочтение письму-запросу при обращении за необходимыми бумагами отдаётся потому, что на поданный в письменном виде запрос обязательно должен быть дан письменный же ответ, который, в свою очередь, как документ может являться доказательством какого-либо факта.

Сами документы могут и не быть переданы. В передаче данных по запросу может быть отказано. Но обосновать такой ответ на запрос получатель его обязан письменным же ответом.

Запросы в государственные органы делаются аналогичным способом.

К тому же государственные службы, работающие с различными документами, законом обязуются реагировать на обращения и просьбы граждан и, если в частных отношениях отсутствие ответа на запрос не является серьёзным нарушением, молчание государственных органов и служб может указывать на ненадлежащую работу сотрудников и повлечь дисциплинарную ответственность виновных за оставление без ответа обращения гражданина страны.

Типовая форма и пример письма-запроса о предоставлении документов. Остались вопросы? Архангельская обл. Астраханская обл. Башкортостан Башкирия Белгородская обл. Брянская обл. Бурятия Владимирская обл. Волгоградская обл. Вологодская обл. Воронежская обл. Дагестан Еврейская обл. Ивановская обл. Иркутская обл. Кабардино-Балкария Калининградская обл. Калмыкия Калужская обл.

Камчатская обл. Карелия Кемеровская обл. Кировская обл. Коми Костромская обл. Краснодарский край Красноярский край Курганская обл.

Курская обл. Липецкая обл. Магаданская обл. Марий Эл Мордовия Москва и Московская обл. Мурманская обл. Нижегородская Горьковская Новгородская обл.

Новосибирская обл. Омская обл. Оренбургская обл. Орловская обл. Пензенская обл. Пермская обл. Приморский край Псковская обл. Ростовская обл. Рязанская обл. Самарская обл. Санкт-Петербург и область Саратовская обл.

Саха Якутия Сахалин Свердловская обл. Северная Осетия Смоленская обл. Ставропольский край Тамбовская обл. Татарстан Тверская обл. Томская обл. Тува Тувинская Респ. Тульская обл. Тюменская обл. Удмуртия Ульяновская обл. Уральская обл.

Чечено-Ингушетия Читинская обл.

Введите Ваш промо-код:. Эти статьи и документы могут быть Вам полезны Выписка из егрюл заявление образец бланк. Положение о выплате надбавок к окладу и премировании работников общества 2. Выписка из протокола образец бланк.

План мероприятий по защите персональных данных образец бланк. Клиентам Образцы документов Статьи Вопросы Отзывы. Рассказать о сайте друзьям. Сообщить другу. В закладки.

Любое использование информации с ресурса должно сопровождаться активной ссылкой на сайт uristhome.

Домашний юрист. Все права защищены.

Письмо-запрос о предоставлении документов образец бланк

Не опасно ли целый день обрабатывать входящие документы и доводить их до конечных исполнителей только на следующий рабочий день? В каждой крупной организации, как правило, существует такой локальный нормативный акт, как инструкция по делопроизводству. Ее действие распространяется не только на секретаря и работников управления делами, но и на всех сотрудников организации.

Инструкцией руководствуются при подготовке документов к отправке в сторонние организации, при направлении входящего документа исполнителю. Именно в инструкции по делопроизводству указываются сроки этапов документооборота, например, от этапа получения документа-запроса извне до подготовки ответа на запрос и его отправки адресату.

В некоторых организациях в силу специфики деятельности например, в банковской сфере существует целый ряд локальных нормативных актов, регулирующих порядок и сроки работы с различными видами документов.

На письмо-запрос требуется направлять письмо-ответ. Обычно текст Письмо-запрос – образец оформления в формате doc. Еще пример письма- .

Письмо-запрос — особая форма делового послания, которое составляется в тех случаях, когда одна заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Составляться запрос может по самым разным поводам, с целью получения:.

Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе. Открыть и скачать онлайн.

Письмо-запрос несколько похож на письмо-просьбу , но их основное различие в том, что запрос имеет более официальный и строгий характер и может касаться только тех аспектов, которые имеют прямое отношение к функциональной деятельности фирмы.

Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.

Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя. Письмо-запрос может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.

Как правильно написать письмо-запрос

Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо — запрос , просьбу , приглашение , предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной — письмо-отказ.

Далее в статье будут образцы письма-ответа. Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства.

Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных. Подписаться на рассылку Рассылка. Уведомление о пополнение базы документов новыми образцами. Юридическая Энциклопедия. .

Различная документация, которой на данный момент не имеется у лица, которому такая документация необходима, вполне может быть у иных граждан или организаций, например, у партнёров или каких-либо государственных служб.

Письма-ответ на запрос о предоставлении информации

Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.

Бланк письма-запроса word. Образец составления письма-запроса word. Основная задача — получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица.

Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого.

Посмотрите заполненный образец ответа на запрос информации: Как составить ответ на требование о предоставлении документов в налоговую, читайте . подстраховывается и оставляет себе копию отправленного ответа.

Письмо-запрос — это разновидность делового письма.

Запрос отправляют партнёрам, контрагентам, государственным органам… Иногда без него можно и обойтись например, устно попросив коллегу-предпринимателя сообщить какие-то сведения , но в целом пренебрегать такими посланиями не стоит.

Хотя бы ради соблюдения установленного порядка. Словом, если вы чего-то не знаете или не вполне понимаете, если вам нужны документы или прайс-листы — отправляйте письмо-запрос.

В ходе ведения экономической деятельности предприятие сталкивается с необходимостью осуществления переписки с различными контрагентами — начиная от простых клиентов и заканчивая крупными деловыми партнерами. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:.

.

.

Как составить письмо с запросом о предоставлении документов: пошаговая инструкция и образец

В настоящее время нет единого образца письма-запроса о предоставлении документов. Как правило, такая бумага составляется на усмотрение лица, которое ее запрашивает. Тем не менее данный документ должен содержать в себе следующие разделы:

1. «Шапку» письма.
2. Регистрационный номер и дату составления.
3. Обращение к адресату по имени и отчеству.
4. «Тело» документа.
5. Подпись и печать.

Следует отметить, что запросы поступающие в организацию, могут носить самый разнообразный характер. Это может быть письмо из государственного органа, с налоговой инспекции, от покупателей, деловых партнеров, поставщиков и т. д. От перечня запрашиваемых документов и объема информации зависит срок ответа на запрос.

Ответ на запрос информации обычно имеет единое содержание, включающее следующие пункты:

• «Шапку» документа.
• ФИО и должность представителя организации, направившей ранее запрос.
• Регистрационные данные, а также тему письма.
• Обращение к представителю адресата документа.
• «Тело» ответа (подробно данный пункт будет описан ниже).
• Приложения (при наличии).
• ФИО, должность и подпись, лица возглавляющего организацию, выступающую отправителем письма.
• ФИО и контактный номер исполнителя документа.

В каких случаях пишется?

Следует отметить, что в ходе осуществления хозяйственной деятельности, зачастую возникает необходимость в написании запроса о предоставлении документов или же составлении ответа на корреспонденцию такого рода. Можно привести несколько наиболее распространенных случаев, когда составляется такое письмо:

1. при необходимости получить от хозяйствующего субъекта финансовую отчетность (запрос может направить налоговая инспекция или органы государственной статистики);
2. при желании покупателя ознакомиться с полным прейскурантом организации-продавца;
3. в переписке между деловыми партнерами (например, одна сторона может запросить у другой, копию договора);
4. судебные органы могут запросить у хозяйствующего субъекта документы, проходящие по делу, как доказательство какого-либо происшествия;
5. банковское учреждение, прежде чем выдать кредит, может запросить у другого банка ответ по поводу деловой репутации клиента и т.д.

Универсальные фразы

Составляя письмо — ответ на запрос о предоставлении информации, приходится использовать различные обороты деловой речи.

Так, всё многообразие универсальных фраз, используемых при написании письма-ответа, можно условно разделить на следующие категории:

1. Обращение:«Уважаемый (-ая)…..».

   Иногда возникает вопрос, какую формулировку обращения выбрать – «Уважаемый господин Иванов» или «Уважаемый Анатолий Степанович». Ответ на данный вопрос следующий: если отношения с партнером только налаживаются, то рекомендуется использовать первый вариант. Если же организация, отправляющая письмо, активно сотрудничает с адресатом, то тогда можно выбрать второй вариант.

2. Вступительные фразы:
   • «В ответ на Ваш запрос информации…».
   • «В отношении нашего телефонного разговора…».
   • «В связи с …».
   • «В ответ на Ваш запрос от …..№…..» и др.
3. Ответ на вопрос:
   • «К сожалению, вынуждены Вам сообщить….».
   • «Пишу, чтобы сообщить Вам о….».
   • «С радостью сообщаю Вам…..».
   • «Отвечая на Ваш вопрос….» и т.д.
4. Заключительные фразы:
   • «Надеюсь, эта информация будет Вам полезна».
   • «За дополнительной информацией обращайтесь в….».
   • «Был рад Вам помочь».
5. Прощание:
   • «С уважением».
   • «С наилучшими пожеланиями».

Обоснование причины, по которой запрашиваются бумаги

Составляя запрос о предоставлении какой-либо информации, в том числе и документов, необходимо в обязательном порядке указать причину обращения.

ВАЖНО. Требование документов без объяснения причин, считается признаком дурного тона. Вторая сторона вполне имеет право не отвечать на подобный запрос.

Обосновать причину представления документов можно следующим образом, например:

1. в случае если запрос делает одна из сторон сделки, то тут можно сослаться на договор, который был заключен ранее;
2. государственные органы в своем запросе могут ссылаться на соответствующие нормы законодательства, согласно которым организация обязана представить ту или иную документацию;
3. судебные органы могут сослаться на исковое заявление и т.д.

Следует отметить, что не указывать причину обращения можно только в том случае, если она является очевидной (например, составление запроса коммерческого предложения, согласно образцу). В иных ситуациях необходимо подробно расписать мотивы, направленного запроса, чтобы у адресата не оставалось вопросов.

При отказе

Отрицательный ответ должен содержать следующее:

1. ссылку на тему запроса, направленного ранее, а также его номер и дату;
2. причину отказа в предоставлении информации;
3. констатацию отказа.

Составляя отрицательный ответ на запрос, весьма важно дать вежливый и деликатный отказ в предоставлении тех или иных данных.

Пошаговая инструкция по составлению документа

Инструкция по составлению письма-ответа на запрос имеет следующий вид:

1. Начинать следует с «шапки» документа, указав в ней полное наименование своей организации, адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, телефон и факс.

   Справка. Составлять ответ можно уже на готовом фирменном бланке организации. Как правило, он уже содержит все необходимые реквизиты.

2. Далее в правом верхнем углу следует указать ФИО представитель адресата, его должность и наименование организации, в которую направляется ответ.
3. Затем указываются номер и дата регистрации ответа в журнале исходящей корреспонденции, а также регистрационные данные, полученного ранее, письма-запроса.
4. Необходимо вежливо обратиться к представителю адресата, назвав его по имени и отчеству. Пример: «Уважаемый Александр Игоревич!».
5. Далее можно приступать к написанию основной сути письма. Следует отметить, что его содержание будет отличаться в зависимости от характера ответа (положительный или отрицательный). Что должен включать каждый из вариантов, было описано выше по тексту.
6. Приложения (могут быть в том случае, если, к примеру, у организации были запрошены документы, и она готова их выслать).
7. В завершение, на документе ставиться подпись руководителя организации, а также данные об исполнителе письма, на тот случай если у адресата возникнут вопросы.

Составление письма-запроса о предоставлении документов, можно представить в виде пошаговой инструкции:

1. Необходимо составить «шапку» документу.

   Как правило, в верхнем левом углу указываются реквизиты организации, составляющей запрос, а в правом верхнем углу указывается адресат.

   К обязательным реквизитам отправителя, относятся:

   • его полное наименование;
   • адрес;
   • контактный телефон.

   ВНИМАНИЕ. Письмо-запрос обычно пишется на имя руководителя организации, в которую он направляется.

2. Далее необходимо указать дату и номер регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции.

   Некоторые организации также указывают тему письма (например, о получении архивной справки).

3. По центру бумаги необходимо поместить обращение к адресату документа. Как правило, оно имеет следующий вид: «Уважаемый(ая) ……..!».
4. Написание основного содержания письма. В начале текста целесообразно разместить доходчивое разъяснение причины своего обращения, а затем запросить конкретную документацию.

   В случае если вопрос срочный, то имеет смысл тактично упомянуть о том, что ответ на данный запрос должен быть предоставлен в короткие сроки.

5. Далее ставится подпись руководителя организации, а также печать.

   Кроме того, в самом конце запроса необходимо указать исполнителя документа, а также контактный номер телефона, по которому с ним можно будет связаться, в случае возникновения вопросов.

Часто встречающиеся ошибки

Можно выделить следующие наиболее типичные ошибки, которые встречаются в письмах-ответах на запросы:

1. ошибки при склонении фамилии представителя организации-адресат;
2. отсутствие внятной и четкой причины отказа в предоставлении данных, которые были ранее запрошены;
3. неверное построение ответа, с нарушением последовательности пунктов, которые должны быть в нем отражены;
4. слишком длинные водянистые предложения, содержащие размытый смысл.

Внимание. Следует помнить, что одним из главных правил деловой переписки является краткость, четкость и однозначность.

Таким образом, составление письма-ответа на запрос информации не представляет особой сложности. Главное четко знать последовательность всех пунктов содержания, а также соблюдать основные требования, предъявляемые к деловому письму.

Предлагаем ознакомиться  Протокол общего собрания о ликвидации ООО

Как оформить ответ?

Любой запрос предполагает получение ответа на него. Всего можно выделить две разновидности ответа на письмо-запрос:

1. положительный;
2. отрицательный.

Итак, для наглядности, порядок составления ответа на запрос документов, можно представить в виде следующей инструкции:

1. «Шапка» ответа — составляется по аналогии с письмом-запросом. Необходимо указать все реквизиты организации отправителя, а также ФИО должностного лица организации, в которую направляется документ.
2. Регистрационные данные – дата и номер регистрации ответа на запрос.
3. Обращение к представителю организации, для которой готовится ответ.
4. «Тело» документа – будет отличаться в зависимости от того, к какому виду относится тот или иной ответ.

   В случае положительного ответа:

   • необходимо сослаться на ранее полученный запрос (указываются его реквизиты, а также кратко излагается суть);
   • дается ответ о согласии представить запрашиваемые документы;
   • к письму-ответу прилагается соответствующая документация.

   При отрицательном ответе указывается:

   • ссылка на ранее полученный запрос;
   • причина, по которой организация отказывает в предоставлении документов;
   • констатация отказа.
5. Приложения – указываются в случае, если ответ носит положительный характер.
6. Подпись руководителя организации, печать, а также контактные данные исполнителя письма-ответа.

ООО «Акварель» Генеральному директору

г. Москва, ул. Ломоносова, д. 32 ООО «Эстель»

тел. (095) 961-11-58, факс. (095) 967-13-55 Алексееву И.И.

ОКПО 2835478, ОГРН 1123543647567

ИНН/КПП 77885974/77843545

01.12.16 № _12__

Образец письма-запроса о предоставлении документов

Деятельность любого предприятия выстраивается на основании информации. Получение ее происходит разными путями. В ряде случаев у субъекта возникает необходимость составить запрос на предоставление документов (образцы прилагаются в тексте). При его оформлении нужно придерживаться определенных правил, о которых поговорим в этой статье.

Необходимость составления запроса

У любого хозяйствующего субъекта в ходе производственной деятельности может возникнуть необходимость в оформлении запроса к официальной структуре с просьбой о предоставлении информации или документов. Примеров таких запросов множество:

• Письмо коммерческому партнеру с просьбой о предоставлении прейскуранта на услуги.
• Запрос юридического лица в ФНС о новых нормативах по составлению отчетности.
• Запрос кредитно-финансового учреждения о финансовом состоянии клиента и его деловой репутации и пр.

Запросы относят к корреспонденции, на которую распространяются стандартные правила делопроизводства. Плюс при их составлении учитываются правила, присущие только такому виду документов. Так, запрос обязательно должен содержать причину, по которой корреспонденту требуется получение информации. Как правило, это:

• Законодательные акты.
• Судебные решения.
• Заключенные ранее договора.

Причину можно не указывать только, если она очевидна для обеих сторон.

Правила составления

Законом не определена единая форма для письма-запроса, поэтому составляется документ в произвольной форме с соблюдением ряда правил. Он должен содержать в себе:

1. «Шапку», в которой указываются сведения об отправителе и адресате (наименование структуры полное, юридический и фактический адрес, контактные данные).
2. Дату и место его составление.
3. Регистрационный номер письма, под которым он отмечен в журнале отправленной корреспонденции.
4. Наименование документа.
5. Обращение к адресату. Как правило, используется обращение по имени, отчеству с приставкой «уважаемый (ая)». Исключение – письма в официальные в государственные структуры.
6. Основную суть запроса.
7. Подписи уполномоченных лиц и печать организации.

«Тело» документа, т.е. конкретно сам запрос желательно начинать с обоснования причины. Нет необходимости расписывать ее очень подробно, достаточно одной фразы. Например, «на основе заключенного ранее договора о…» или «в соответствии с нормативным актом № …» и пр.

В запросе стоит излагать только одну конкретную просьбу или предложение в лаконичной форме. Конечно, если у отправителя имеется несколько небольших просьб, отправлять множественные запросы одному адресату не стоит. Если ситуация, повлекшая необходимость сделать запрос нестандартная, нужно изложить ее более детально. Так, чтобы у адресата не оставалось вопросов на этот счет.

Любой запрос изначально предполагает ответ на него. Если отправителю он требуется срочно, необходимо этот факт указать отдельно. Например, «на данный запрос ответ должен быть предоставлен в течение пяти рабочих дней» или «во избежание недоразумений, просим ответить, как можно скорее» и пр.

В конце письма желательно дать указание на желательный способ ответа. Это может быть просьба отправить:

• Бумажное заказное письмо на обозначенный почтовый адрес.
• Электронное письмо на e-mail.
• Факсимильное сообщение.
• Письмо с курьерской доставкой.

Разновидности запросов

Имеются различные классификации запросов. Делятся они в зависимости от:

• Цели отправления.
• Типа отправителя.
• Типа адресата.

Рассмотрим наиболее распространенные группы.

Запрос о предоставлении информации

Данный тип запросов – самый часто встречаемый. В таком письме отправитель просит предоставить ему какие-то сведения, а не документы или их части. Это может быть информация относительно:

• Стоимости товаров и услуг.
• Технических характеристик предлагаемой продукции.
• Условий участия в мероприятиях и пр.

В таком письме следует максимально подробно изложить сведения о каком продукте интересуют отправителя.

Если это товар, необходимо обозначить его наименование, артикул, модель, марку, дату производства и пр. Не обязательно, все указанные пункты должны быть известны отправителю, но имеющиеся сведения нужно указать максимально.

Запрос о подтверждении информации

Письмом с просьбой подтвердить информацию, отправитель, как правило, просит предоставить ему сведения, выписки из официальных документов.

Например, Посольство делает запрос по месту работы заявителя с просьбой подтвердить размер заработной платы для предоставления визы. При этом четкое указание на вид документа, из которого будет предоставляться информация, отсутствует.

Запрос о предоставлении документов

Если просителю необходимы от адресата какие-то документы, в запросе следует указать их наименование, а не просто обозначить суть вопроса. При условии, что требуется нотариальная или иная заверка копий, этот нюанс следует отдельно оговорить в тексте. Если достаточно подписи руководителя предприятия и печати, данный факт нужно также обозначить.

Запрос в Налоговую Инспекцию

Любой хозяйствующий субъект обязан отчислять налоги в федеральный и местные бюджеты. Это значит, между предприятием и ФНС осуществляется постоянное взаимодействие.

Учитывая, множественные изменения налогового законодательства у субъектов периодически возникает необходимость сделать уточнения относительно нормативов или иной информации. Для реализации составляется запрос в отделение ФНС.

Формируется он, как правило, от лица главного бухгалтера или руководителя структуры.

Запрос в банк

Необходимость сделать запрос в банк может возникнуть у любого юридического и физического лица, а также государственного учреждения. Следует учитывать, что банк без судебного решения предоставит лишь малый объем информации о клиентах. Поэтому запросы чаще касаются информации о банковских продуктах.

Ответ на запрос предоставляется традиционно по правилам делового этикета в течение 2-х недель. Если адресату необходимо делать отдельные запросы для получения нужной информации, срок автоматически увеличивается.

Для ряда структур сроки предоставления ответов определены на законодательном уровне.

Заключение

Единой формы запросов о предоставлении информации не существует. Пишутся они произвольно с соблюдением правил делового этикета.

Задайте ваш вопрос онлайн!! Получите бесплатную помощь практикующего юриста в течение 10 минут

Недостающие документы

Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:

• «на основании наших предварительных договорённостей»;
• «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
• «в соответствии с заключенным договором»;
• «для заключения договора».

Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…».

Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения).

А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.

Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке.

Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

• «просим сообщить о…»;
• «будем крайне признательны, если Вы…»;
• «просим выслать…».

Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы:

• «просим ответить по возможности скорее»;
• «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
• «просим дать ответ в двухнедельный срок»;
• «с нетерпением ждём Вашего письма»;
• «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».

В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.

Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.

Как составить письмо-запрос

Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

3. Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
4. При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
5. Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).

Письмо-запрос о предоставлении информации

Как и другая исходящая документация, пишется на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме:

• разъяснение мотива письменного обращения;
• ссылка на нормативную базу (если есть необходимость);
• суть обращения;
• конкретная просьба (что требуется от получателя запроса);
• стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать);
• регистрация в качестве исходящей документации.

ФАЙЛЫСкачать пример письма-запроса о предоставлении информации .doc

ООО «Преодоление»Россия, г. Владивосток, ул. Адмирала Фокина, 46Тел. (423) 777-38-90, факс (3423) 777-38-91Генеральному директоруООО «Настурция»

А.Р. Леонтовичу

25.10.2016 года, исх. № 78

Об ассортименте и ценах на расходные материалы

Уважаемая Анна Ростиславовна!

Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 20 мая 2016 года (входящий № 78) .

Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ООО «Настурция», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

Просим выслать подробный прайс-лист на продукцию. Надеемся на плодотворное сотрудничество.

С уважением,
генеральный директор ООО «Преодоление» /Холодов/ Б.В. Холодов