Письмо о сотрудничестве между компаниями

Письмо о сотрудничестве

Письмо о предложении сотрудничества является деловым документом. Это письмо иногда называют коммерческим предложением, так как в нем партнеры получают информацию об условиях сотрудничества и могут оценить выгоду таких отношений для себя в рамках предложенного партнерства.

Цели письма

Даже в случае, если предложение о сотрудничестве было встречено и рассмотрено потенциальными партнерами положительно, деловой этикет требует документального подтверждения этого решения. В данном случае не стоит путать подтверждение с соглашением, которое оформляется в виде соответствующего договора.

Письмо, в котором предложено сотрудничество, рекомендуется составить даже в том случае, если в целом детали работы были обговорены по телефону или лично. И несмотря на то, что юридической силы документ не имеет, его можно считать полноценным официальным предложением.

Как составляется письмо предложение о сотрудничестве

Для составления документа можно использовать предложенный образец письма предложения о сотрудничества, в котором учтены все требования и особенности, но строго придерживаться определенной формы от вас не требуется.

Для составления данного документа лучше всего воспользоваться фирменным бланком организации, где указаны все необходимые реквизиты. Кроме того это придаст ему некую значимость и важность.

Главное – составить документ согласно общепринятым в таких случаях правилам:

1. Заголовок документа не является обязательным атрибутом – вместо этого сразу начинайте письмо с обращения к адресату.
2. Первый абзац должен рассказывать о вашей компании и о деятельности, так как получатель должен видеть, что вы можете предложить что-то полезное для него. От этого вступления зависит, будет ли адресат читать письмо дальше. Например, если вы рассылаете многим потенциальным партнером предложение о поставках свежих фруктов, а компания-получатель специализируется на продаже компьютеров – получатель уже с первых строк поймет, что ваше предложение не для него.
3. В первом абзаце укажите название вашей организации или компании.
4. Если до написания письма вы уже общались с представителем компании-адресата и обсуждали какие-то детали – во втором абзаце уместно напомнить об этом. Например так: «Мы уже говорили о возможностях поставок наших комплектующих, и ваши пожелания относительно получения скидок нами рассмотрены. В результате мы готовы предложить следующее…».
5. Предыдущий пункт плавно перетекает в следующий, где будут описываться конкретные условия, цифры, сроки и наименования. Оформить эту часть письма для более удобного чтения можно в виде списка, при этом его пункты должны содержать максимально полную информацию, но без лишних деталей, запутывающих читающего.
6. Напоследок можно написать несколько формальных прощальных фраз, например – «надеемся на продолжительное и плодотворное сотрудничество» или «мы рады будем видеть вас в качестве наших клиентов».
7. Если вы пишете письмо обращение, образец универсального вида не стоит использовать для всех партнеров. Единственное, что может и должно быть шаблонным – ваши реквизиты и контактные данные, которые указываются в конце письма.

Нюансы и особенности документа

[ads-pc-2] [ads-mob-2]

Самое первое требование к такому письму – соблюдать грамотность.

Если в таком документе содержатся явные ошибки – получатель может усомниться в вашей компетентности или решит, что человек, который не может грамотно составить письмо, не может быть серьезным партнером.

Избежать ошибок всегда помогает использование коротких и емких фраз и предложений. Не стоит перегружать письмо красивыми оборотами, ведь получатель не будет оценивать ваш стиль, а захочет получить точную и правдивую информацию.

Размер письма не должен быть очень большим, но в то же время короткое предложение может выглядеть как малоинформативная отписка. Оптимальный размер – половина или три четверти листа А4.

Если вы используете для написания такого документа, как письмо о сотрудничестве образец стандартного вида – это не очень хорошо. При составлении такого документа вам необходимо показать, что вы заинтересованы в общении именно с получателем и осведомлены о нем. В частности, старайтесь использовать возможность упомянуть в тексте название компании-партнера и используйте какие-то известные вам данные об этой организации.

Например, уместен такой оборот: «Мы знаем, что с прошлого года ваша компания работает не только в Москве, но и с Южными регионами, что позволяет говорить об увеличении вами закупок. Мы готовы поставлять вам продукцию в необходимых вам объемах».

Письмо о сотрудничестве образец письма

Скачать образец письма о сотрудничестве в формате Word.

Образец коммерческого предложения о сотрудничестве

Что делает коммерческое предложение о сотрудничестве успешным? В любой из сфер бизнеса важно нравиться контрагентам, привлекать их внимание к собственной продукции и завязывать долгосрочные контакты. Первым инструментом сотрудничества часто выступает коммерческое предложение. Рассказываем, как подготовить хороший текст и создать привлекательное письмо для будущих партнёров.

Коммерческое предложение: главная цель и что из неё следует

задача любого коммерческого предложения — заинтересовать потенциального контрагента в сотрудничестве с вами, убедить в превосходстве вашей продукции или услуги над аналогами конкурентов.

Соответственно, всё его содержание должно соответствовать этой цели.

Не нужно рассказывать историю своей компании, приводить избыточную статистику успехов на рынке, утомлять деталями производственного процесса — только то, что поможет заключить сделку (совершить продажу).

Мы рассмотрим разнообразные примеры писем с предложениями о сотрудничестве, но главное — выделим основные признаки успешного письма и типичные ошибки, заставляющие любого контрагента закрыть послание не читая.

задача любого коммерческого предложения — заинтересовать потенциального контрагента в сотрудничестве с вами.

Как отправляют коммерческие предложения

В настоящее время существует два основных варианта направления коммерческого предложения: в бумажном виде и в электронном (по электронной почте, в социальных сетях или мессенджерах).

Разумеется, у каждого способа есть свои преимущества и недостатки.

Но правила составления будут во многом схожи, с той разницей, что электронное письмо открывает больше возможностей для использования медиа-файлов (изображений, видео и аудио).

Структура коммерческого предложения

Любой образец коммерческого предложения о сотрудничестве должен быть чётко структурирован:

• тема письма и приветствие (при необходимости);
• представление (в бумажном письме эту функцию выполняет фирменный бланк);
• суть предложения, описание перспектив сотрудничества, конкурентные преимущества;
• ссылка на приложение (при наличии);
• контактные данные (телефоны, адреса, страницы в социальных сетях).

Чёткая структура необходима для лёгкой ориентации читателя внутри текста. Потенциальный партнёр должен мгновенно увидеть суть предложения, его преимущества в виде конкретных аргументов и контактные данные отправителя.

Готовые примеры коммерческих писем о сотрудничестве

Рассмотрим на практике, как составить хорошее письмо о сотрудничестве, которое будет интересно потенциальному контрагенту. Прежде чем писать собственное предложение, изучите разнообразные варианты в интернете, а потом пишите свой.

Не стоит пользоваться чужими письмами, исправив в них только свои данные — это плохой тон. К тому же, есть вероятность, что ваш партнёр уже читал этот текст и ваша репутация будет сильно испорчена. Поэтому образцы ниже даются только в качестве примера, но не в качестве готового шаблона.

Образец 1: письмо потенциальному партнёру по бизнесу

Тема: сотрудничество в сфере грузоперевозок

Добрый день!

Наша компания «Скорость» работает на рынке грузоперевозок с 2006 года. За это время мы совершили более 30 тысяч перевозок и не получили ни одной жалобы. Мы сотрудничаем с компаниями «Вагон-сервис», «Севернефть» и «Сталь».

Вашей компании «Стеклопром» мы готовы предложить безопасные и быстрые доставки грузов (в том числе бьющихся) по всей России по цене 25 рублей за километр, при расстоянии свыше 300 километров — 20 рублей. Все дополнительные детали сотрудничества предлагаем обсудить по телефону **-**-**. Благодарим за внимание и ждём вашего звонка!

Не стоит пользоваться чужими письмами, исправив в них только свои данные — это плохой тон.

Образец 2: предложение проведения презентации товаров

Тема: презентация современного программного обеспечения для бухгалтеров

Добрый день!

Современный бухгалтер может использовать в своей работе удобные инновационные программы, упрощающие все операции в 2-3 раза. Наша компания «НПО» разрабатывает именно такое программное обеспечение и обслуживает его уже в нескольких компаниях.

У нас много продуктов, их полный список — во вложении. Но гораздо более разумным вариантом была бы красочная часовая презентация с демонстрацией функционала каждой программы. Мы готовы провести её для ваших сотрудников в любое удобное время. Позвоните нам по телефону **-**-** или ответьте на это письмо, и мы договоримся о дате презентации. Благодарим за внимание!

Отличительные признаки хорошего письма о сотрудничестве

Как правильно написать письмо с предложением о сотрудничестве? Составитель должен понимать, что это визитная карточка компании. Оно показывает, насколько организация продвинута, в курсе ли современных тенденций делового общения и заинтересована ли по-настоящему в совместной работе.

Всё это можно определить даже после поверхностного просмотра письма. Хорошими признаками являются:

1. Ясно сформулированная тема письма, без общих фраз и тем более без обмана.
2. Вежливое приветствие, указание на персональный характер обращения (имя руководителя, наименование компании.
3. Информативность. письма формулируется в виде 2-3 абзацев, полностью раскрывающий суть обращения. Предложения короткие, легко читаются вслух. При работе над текстом проверяйте и исключайте не только орфографические и пунктуационные ошибки, но и:
   • повторяющиеся мысли;
   • страдательные залоги;
   • многосоставные предложения (лучше разбить на несколько простых);
   • сравнительные обороты (если они не работают на раскрытие предложения).
4. Письмо занимает только 1 страницу (особенно это касается бумажных вариантов). Такой объём покажет, что компания ценит время своих потенциальных партнёров.
5. Бумажные предложения оформлены на фирменном бланке, напечатаны качественно и в цвете. Тусклая краска, полосы и пятна при печати недопустимы, так как показывают, что компания не способна даже наладить принтер и перспективы сотрудничества с ней туманны.
6. Вся дополнительная информация отправлена как приложение или вложения. В электронном варианте все файлы названы правильно (например, не «картинка 1», а «прейскурант цен на строительные материалы»). В тексте письма есть ссылка на дополнительные материалы.

Что недопустимо при составлении коммерческих предложений

В современной деловой переписке есть несколько правил, нарушение которых указывает на непродвинутость компании, нежелание следить за тенденциями и другие неприятные характеристики:

1. Ошибки и опечатки. Незнание языка намекает на низкий уровень образования составителя, а опечатки — на торопливость и невнимательность. Перед отправкой текст письма должны вдумчиво и неторопливо прочитать несколько человек.
2. Канцеляризмы, шаблонные фразы и избитые обороты. Читать такие предложения неинтересно.
3. Пафос и преувеличение. Фразы «мы лучшие в своём деле» и «у нас нет конкурентов» определённо заставляют усомниться в профессионализме автора. Лучше написать, почему вы являетесь выгодным партнёром: «мы поможем выбрать оптимальный товар, а потом доставим его в ваш офис».
4. Неуместный юмор, каламбуры, анекдоты больше подходят для частной переписки. Бесспорно, в отдельных случаях шутки украшают предложение, а кому-то из контрагентов даже могут понравиться. Но не всем, поэтому лучше оставить их для личного общения и помнить, что цель письма — установить контакт, а не насмешить.
5. Извинения за отнятое время. Направляя письмо о сотрудничестве, вы не отнимаете у контрагента время, а делаете ему выгодное предложение, которое интересно вам обоим.
6. Слишком много цифр. Замечательно, если свою позицию на рынке вы можете подтвердить числами, но не нужно вставлять в текст статистику роста с момента создания компании. Это лишнее и не работает на сотрудничество.

Чем лаконичнее вы выражаете мысли, тем выше ваш профессиональный уровень.

Как сформулировать конкурентное преимущество

Почему потенциальный партнёр должен выбрать сотрудничество именно с вашей компанией? Ответ на этот вопрос известен только вам и именно его нужно включить в текст. Избегайте шаблонных фраз про «хорошее качество за низкие деньги».

Лучше просто расскажите, почему сотрудничать с вами выгодно: «наши услуги грузоперевозок стоят 1000 рублей в час, и за эти деньги мы не только перевезём ваши товары в полной сохранности, но и погрузим их и даже занесём на любой этаж».

Пишите простым языком, будьте доброжелательны и акцентируйте внимание на самых сильных сторонах вашей организации. Не думайте, что простая манера изложения покажет вас глупее.

Помните, что данное письмо будут читать живые люди, которые устали от одинаковых канцеляризмов и витиеватых формулировок.

Когда ждать ответа на предложение

Итак, вы составили и отправили заманчивое коммерческое предложение своему потенциальному партнёру. Когда ждать ответа? Есть несколько вариантов, но в среднем компании отвечают в течение 3-5 дней.

Если письмо заинтересовало представителей организации, но решение о сотрудничестве требует времени на обдумывание, вам могут сообщить о предварительном согласии и договориться о следующем контакте.

Следует ли звонить и узнавать ответ самостоятельно? Если предложение было персональным, можно позвонить в компанию и уточнить, пришло ли ваше письмо и принято ли оно в работу через 2-3 дня после отправки. Если это была информационная рассылка, звонить не стоит (как, впрочем, и ждать персонального ответа).

Кто должен составлять коммерческое предложение

Другой немаловажный вопрос — кому доверить составление письма. Чаще всего такими текстами занимаются менеджеры по продажам. Если в вашей компании есть копирайтер или SMM-менеджер (ответственный за ведение социальных сетей), можно доверить работу и ему, так как такие специалисты, как правило, хорошо и убедительно пишут.

В любом случае работа над текстом должна быть коллективной: после составления текста автором рекомендуется его чтение и проверка другими сотрудниками компании. Полезно также использовать онлайн-сервисы (проверяется грамотность, содержательность, простота восприятия текста).

Заключение

Коммерческое предложение — это визитная карточка, которая формирует мнение о компании за 1-2 минуты. Поэтому к его составлению важно подходить ответственно, творчески и современно. Откиньте все стереотипы и простым языком расскажите, почему с вами выгодно сотрудничать.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Образец письма о сотрудничестве. Образец письма-предложения о сотрудничестве

Не нужно быть юристом, чтобы понимать: все сделки начинаются с предложения, или оферты, как её называют по-научному. Оферта — это предложение заключить договор на определённых условиях, составленное, как правило, письменно.

Образец письма о сотрудничестве — произведение делового искусства, ведь от результатов его рассмотрения зачастую зависит судьба сделки.

В нынешних реалиях родилась некая разновидность оферты — образец официального письма о сотрудничестве: оно сочетает в себе элементы делового документа, рекламного предложения и описания товара, работы, услуги.

Удачный заголовок — полдела сделано

Правильно составленное деловое предложение — первая ступень к долгосрочному сотрудничеству, поэтому пусть ваш текст превратится в образец письма.

Предложения о сотрудничестве ваш адресат читает в день дюжинами. Как выделить из этой серой массы именно ваше? Заголовок вам поможет. Составьте его лаконично и укажите суть.

Заголовок может быть традиционным и деловым: «Предложение о сотрудничестве», а может быть привлекающим внимание: «Вам нужно знать об этом!» или «Куда уходят клиенты?»
Традиционный заголовок надёжней, если вы плохо представляете характер и предпочтения адресата.

Если же потенциальный партнёр ищет новые возможности и свежие идеи, смело используйте второй вариант.

Образец письма о сотрудничестве — первое, что узнает о вас потенциальный партнер: именно поэтому так важно отразить в нём всё существенное и не написать лишнего. Постарайтесь вместить в письмо следующие разделы:

• реквизиты получателя и отправителя;
• обращение, приветствие;
• представление;
• суть делового предложения;
• формулы выражения вежливости;
• подпись и контактные данные.

Обязательно не только лично обратиться к получателю, но и представиться самому, по имени, с указанием должности или сферы деятельности. В предложении сделайте акцент на тех выгодах, которые получит адресат, а не вы.

Включите краткое описание товара, работы, услуги, лучше маркированным списком для более легкого восприятия. Обозначьте свою расположенность к сотрудничеству и обсуждению партнёрских условий.

Если вы ждёте от получателя каких-то действий, упомяните об этом: «Позвоните!», «Закажите!», «Напишите!» Письмо должно завершаться вашей подписью с реквизитами и контактными данными, чтобы адресат мог с вами связаться «в один клик».

Предложение о сотрудничестве рассчитано прежде всего на установление делового контакта с партнером. Вспомните, что обычно отталкивает при первом знакомстве? Навязчивость, избыток информации о себе, хамство. Малознакомый человек не внушает доверия, не актуальные для вас темы также не заинтересуют.

Те же правила действуют в офлайне, поэтому перед отправкой проверьте ваше письмо. Вот 5 основных ошибок:

1. Избыток информации о себе и своей компании. Указывайте только самое необходимое, касающееся делового предложения.
2. Расплывчатость формулировок и многословие. Это утомляет. Пишите лаконично и по существу. По возможности избегайте сложноподчиненных предложений и деепричастных оборотов.
3. Размытость предложений и фраз. Исключите двойное толкование ваших высказываний или возможный подтекст. Сделайте фразы предельно ясными.
4. Ссылки на другие ресурсы, источники для получения информации о вас. Адресат не станет тратить своё время и усилия на незнакомого человека.
5. Исключите пассивный залог. Фразы вроде «ему будет предоставлено», «они смогут получить» отдаляют вас от потенциального партнёра. Пишите о своем собеседнике в первом лице — «вы получаете», «вы приобретаете».

Обязательные реквизиты

Когда незнакомец предъявляет вам паспорт или удостоверение, он невольно вызывает доверие и располагает к себе. Реквизиты в письме играют роль того самого паспорта.

Серьёзный партнер, который слышит о вас впервые, сможет проверить по реквизитам вашу благонадёжность и солидность, статус, сферу деятельности.

Это многократно повысит ваши шансы на успех и гарантирует начальное доверие между вами.

В образец письма о сотрудничестве желательно включить следующие данные:

• вашу фамилию, имя и отчество;
• должность;
• название компании;
• юридический и фактический адрес;
• электронный адрес;
• контактные телефоны, факс, скайп, адрес сайта;
• полную должность, фамилию, имя и отчество адресата;
• название компании-получателя;
• почтовый адрес, на который отправляется письмо.

Современная переписка проходит преимущественно в электронном формате, поэтому максимально полно отразите ваши контактные данные на личном или почтовом сайте.

Если письмо отпечатано на бумаге, непременно указывайте индекс — избавьте вашего адресата от дополнительных усилий по поиску этих данных.

Номер телефона отобразите с международными кодами — это упростит и ускорит установление контактов с получателем.

Если вы пишете от имени компании, то оформите предложение на официальном бланке, присоединив степлером свою визитку.

В какой форме лучше писать

Утверждённых стандартов не существует, пишите в свободной форме, при этом ориентируйтесь на нормы этикета и принятые деловые обычаи. При выборе стиля и структуры изложения ориентируйтесь на образец письма о сотрудничестве.

Если ваш адресат — частное лицо, то пишите, обращаясь к нему по имени, употребляя местоимение «Вы». Если письмо к представителю компании, то обозначьте это. Упомяните регалии, должность, звание высокопоставленного адресата — это добавит вам баллов и придаст солидности.

Образец письма о сотрудничестве поставщику

Ниже приведён пример письма о сотрудничестве, адресованного поставщику роутеров.

Добрый день, Александр!
Меня зовут Артём Широков, я частный предприниматель в г. Житомире, сфера интересов — компьютерные технологии. Пишу Вам с предложением сотрудничества по реализации роутеров.

Я узнал о Вашей компании от представителя фирмы «К». Продукция, представленная на Вашем сайте, меня заинтересовала.

О себе: 5 лет являюсь официальным представителем фирмы «А», планирую расширение сферы деятельности. Имею практический опыт поиска рынков сбыта для интернет-оборудования, уверенно ориентируюсь в компьютерном и интернет-оборудовании.

Убеждён, что спрос на продукцию, представленную на Вашем сайте, будет расти.

В чём Ваша выгода: партнёрство со мной гарантирует оптовые закупки Вашей продукции, высокий уровень продаж и своевременность расчетов.

Я настроен на долгосрочное сотрудничество, основанное на взаимном доверии и выгоде. Готов рассмотреть Ваши варианты взаимодействия.

Готов предоставить дополнительную информацию и ответить на Ваши вопросы при необходимости.

Надеюсь на Ваш ответ в ближайшее время.

С уважением,

Артём Широков
Моб. +38050700 00 00

e-mail: артём_широков@mail.ru

сайт: ***артём_широков.сом.

Доработайте предложенный макет, подготовьте свой образец письма. Предложения о сотрудничестве — эффективное средство продвижения бизнеса, не пренебрегайте ими!

Письмо-предложение о сотрудничестве — образец

Письмо о сотрудничестве — документ, в котором одна из компаний предлагает услуги другой на взаимовыгодных началах. Такая корреспонденция — база для подписания контрактов и будущей совместной работы.

Основная цель коммерческого предложения — мотивация. При составлении необходимо показать преимущества партнерства именно с вашей бизнес-структурой. Документ поможет наладить деловые контакты между фирмами.

Как пишется предложение о сотрудничестве?

Написать корреспонденцию подобного плана может руководитель предприятия или любой другой сотрудник, в чьи обязанности входит развитие бизнеса по разным направлениям. Эта документация — официальное приглашение к началу ведения совместной деятельности и заключению партнерского договора.

Деловое письмо о сотрудничестве поможет найти новых контрагентов

Письмо адресуют непосредственно руководству компании-контрагента.

Иногда текст составляют и для заместителя директора по конкретному направлению, начальника подразделения или узкопрофильного специалиста. В любом случае решение о сотрудничестве принимает глава предприятия.

Примеров подобной корреспонденции в Интернете много, но унифицированного варианта документа нет. Деловое послание составляют индивидуально для каждой фирмы.

Приглашение к сотрудничеству обладает четкой структурой. К ней относят:

1. Приветствие.
2. Основную часть.
3. Заключение.
4. Контактную информацию.

Письмо с предложением сотрудничества — мотивационный «крючок», который побуждает потенциального клиента к подписанию соглашения о намерениях заключить договор. Поэтому корреспонденция должна быть составлена интересно, грамотно и читабельно.

Важно: можно написать унифицированный пример для разных организаций, но перед отправлением адаптировать его к конкретному контрагенту.

Во время составления письма с предложением о сотрудничестве необходимо учитывать ряд нюансов. Разберем их ниже.

Тон

Корреспонденция этого типа — официальный документ. Поэтому при написании желательно придерживаться определенных правил. Послание не должно содержать разговорной лексики, превосходных степеней и других подобных изысков.

Учитывается и тональность письма. Идеальный случай — лаконичное предложение о партнерстве в определенных областях (без заискивания или пренебрежительного отношения). Написать соглашение нужно без канцеляризмов.

Эти слова отпугивают и делают итоговый текст слишком официальным.

О чем сказать?

При составлении делового письма с предложением о сотрудничестве можно указать на преимущества работы именно с вашей бизнес-структурой. Излишнюю браваду лучше опустить. Хвалебные оды никому не интересны.

При этом у контрагента может создаться неверное представление о возможностях вероятного партнера. Перечислить плюсы организации можно, но без гиперболизации. Желательно сослаться на других контрагентов, которые порекомендуют ваше предприятие.

Это придаст посланию больше веса и увеличит вероятность отклика.

Текст

Краткость — сестра таланта. Фраза избитая, но актуальная и в этой ситуации. Читать «простыни» текста неинтересно. Нередко такие письма с предложением о сотрудничестве просто удаляют без рассмотрения. Написать деловую корреспонденцию мало, ее нужно правильно структурировать. Желательно, чтобы документ включал:

1. Абзацы.
2. Списки.
3. Примеры реализованных проектов (кратко).

Такой текст читать легче. Информация воспринимается значительно лучше и эффективнее воздействует на потенциального партнера.

Адресат

Выше говорилось, что приглашение к партнерству не всегда адресуют только руководителю бизнеса. Иногда письмо направляют непосредственно специалисту узкого профиля. В этом случае необходимо оперировать соответствующей терминологией. Поэтому составление образца лучше доверить человеку с профильным образованием.

Обращение

В приглашении к заключению партнерства, как и в тексте благодарственного письма за сотрудничество, обращение к руководству компании или иному лицу, для которого предназначен сам документ, ведется по имени и отчеству. Поэтому желательно заранее собрать о вероятном контрагенте необходимую информацию. Такой подход поможет расположить к себе человека с первых строк.

Важно: если рассылка массовая, то собрать все нужные данные просто не представляется возможным. В этом случае обращение ведут по профилю деятельности. Примеры: «Уважаемый поставщик!», «Уважаемый директор!».

Чего быть не должно?

Хорошее коммерческое предложение можно «убить» несколькими неправильными фразами. Пример — риторические вопросы. Создается ощущение, что они мотивируют на дальнейшее прочтение письма с предложением о сотрудничестве, но на самом деле это не так.

Образец делового письма о сотрудничестве

Текст послания самостоятельно составить бывает тяжело. Лучше воспользоваться готовым образцом. Отправлять документ контрагенту и потенциальному партнеру по бизнесу можно только после его адаптации к конкретному случаю. Если этого не сделать, то вероятность отрицательного результата рассылки возрастет в разы.

Как отправить письмо о сотрудничестве?

Помимо нюансов составления делового письма о сотрудничестве, необходимо рассмотреть вопрос и о способах его доставки до адресата. Варианта два:

1. Email-рассылка.
2. На бумажном носителе через курьерскую службу.

Первый тип подходит для контрагентов из других регионов РФ. Такой способ доставки дешевый, но малоэффективный. Часто подобную корреспонденцию просто не читают, удаляя документ в принципе. Классическое письмо дополнительно заверяют печатью организации и подписью руководства. Доверие к нему возрастает, вместе с ним увеличивается и вероятность положительного отклика.

Подводим итоги

Правильно составленное деловое письмо с предложением о сотрудничестве — драйвер роста бизнеса. Оно способно наладить сообщение между организациями и привести к первым совместным контрактам.

Заключить сделку можно не только на уровне дирекции, эту задачу делегируют и другим сотрудникам. Главное, чтобы представители имели соответствующие полномочия или доверенность на подписание документов.

Иначе соглашение не будет обладать юридической силой.

Указанные советы и нюансы при составлении коммерческого предложения учитываются в обязательном порядке. Крупные фирмы в день иногда получают сотни писем подобного плана, и часть из них удаляется даже без прочтения.

Предложение о сотрудничестве в письме

Любой бизнес становится невозможным без взаимовыгодного партнерства. Такое правило является аксиомой.

Компания должна сама проявлять заинтересованность, ровно, как и другие предприятия должны интересоваться возможностью сотрудничества с ней. Партнер — это лицо, с которым у определенной организации присутствуют отношения.

Это может быть покупатель продукции, производитель, который поставляет оборудование или товар, другие компании в сфере торговли или предоставления услуг.

Однако, чтобы начать совместную деятельность с интересующим предприятием, необходимо сначала наладить контакты и коммуникацию. Для этого применяются много способов, одним из которых можно назвать документ — приглашение к сотрудничеству.

Как предложить

Образец письма о сотрудничестве представляет собой посменный документ, содержание которого предлагает одной компании сотрудничество с другой на взаимовыгодных условиях.

Документ, приглашение к сотрудничеству несет в себе цель, заинтересовать потенциального партнера, чтобы он предложил или совершил дальнейшие действия на встречу к предложившей компании.

Письма, отправляемые таким образом, часто являются началом подписания соглашений, контрактов, оформления коммерческих сделок и других случаев совместной деятельности.

Стандартный текст письма, пример

Кем разрабатывается

Образец письма и предложение о сотрудничестве может составить любой сотрудник предприятия, который ведет деятельность по развитию или схожему направлению. В дальнейшем, текст проверяется и согласовывается руководством компании или непосредственным начальником.

На чьё имя составляется

Зачастую, письмо по вопросам сотрудничества пишется на имя директора предприятия, сотрудничество с которым входит в сферу интересов представленной компании.

Однако, это не обязательно должен быть директор, может быть его заместитель, руководитель подразделений по развитию бизнеса, начальники интересующих департаментов и другие лица. Конечно решение о совместной работе будет приниматься на высшем уровне иерархии предприятия.

Готовый шаблон обычно присутствует у ответственных лиц, необходимо изменить реквизиты и исправить текст в зависимости от конкретного повода. Например, если необходимо что-то закупить, то можно предложить работу по поставке товара, или наоборот, самостоятельно выступить в качестве поставщика.

Как правильно написать

При составлении текста предложения, важно соблюдать грамотный деловой стиль. Текст должен быть кратким, однако содержать основную важную информацию.

Зависимость длины текста от количества ответов

Обязательно учитывать тот фактор, что предложение несет в себе роль «крючка», которым необходимо зацепить предполагаемого партнера.

Следовательно, оно должно быть достаточно содержательным, интересным и грамотным. Положительным результатом считается получение запроса на стоимость предлагаемых товаров или услуг, отправленный в ответ на письмо.

Правила составления

Не существует официального шаблона или бланка, который бы говорил, как как предложить сотрудничество компании в письме.

В любой отдельной ситуации, каждая компания составляет такой документ самостоятельно, хотя он и считается частью официального документооборота.

Разрабатывается исходя из возможностей и нужд конкретной организации и может отправляться в адрес любой другой фирмы, с которой интересно наладить совместное сотрудничество.

Необходимо соблюдать общепринятые нормы и правила делового этикета, русского языка и официального делопроизводства, использовать фирменный бланк, указывать реквизиты предприятия. Начинаться письмо должно с официального обращение к директору или другому руководителю с использованием эпитета «уважаемый». Например, «Уважаемый Николай Сергеевич! Приглашаю Вас к сотрудничеству…».

Это оптимальная форма обращения, однако, для этого, нужно заранее подготовиться и узнать имя-отчество интересующего работника или представителя.

Предложение рекламных услуг

Необходимо учитывать тот фактор, в котором большинство экспертов советуют вставлять общий заголовок текста. Однако, такой прием применяется достаточно редко, потому что некачественный заголовок может не заинтересовать получателя. Лучше обойтись без него.

Структура документа

Наибольшую важность играет именно основная часть указанного документа. Она представляет собой текст, который должен нести в себе основную суть всего предложения.

Она должна быть максимальной понятной и точной, не должна содержать непонятного смысла, размытых выражений и фраз, которые могут привести в заблуждение получателя.

Желательно воздержаться от применения специальных терминов, которые используются в узких сферах деятельности. Текст должен выглядеть предельно понятно и четко, а также быть лаконичным.

Важно! Наибольшее внимание требуется уделить описанию услуги или продукта, именно на нем акцентировать внимание и выделить основные и выгоды.

Информационные данные о собственной компании можно ограничить годов основания и указанием основных сфер и видов деятельности. Отобразить всех действующих клиентов, партнеров, которые бы могли предоставить хорошие отзывы. Первыми желательно указать наиболее известные, крупные и влиятельные предприятия.

Предложение для партнера, содержание

В завершении документа необходимо предоставить ссылку на сайт, на котором получатель смог бы подробно ознакомиться с деятельностью и найти необходимую информацию.

Интонация текста должна быть побудительного характера, однако без перегибов. Текст обязан быть составлен максимально корректно. Навязывания недопустимы.

При большой длине текстовой информации, выполнять деление на абзацы или пункты, что позволит более легко воспринимать все данные.

На тему предложений о совместной работе проводилось множество исследований. Согласно публикуемым данным, получатели чаще всего, не готовы потратить более одной минуты личного времени на прочтение.

Профессионалами рекомендуется не превышать пределы одной страницы текста. Не вносить туда множество не интересных данных о компании, предлагаемой услуге или продукте.

Обязательное содержимое

На основании экспертных советов, существует перечень данных, которые обязательно необходимо указывать в письме с предложением. Это такие данные:

• название компании, которая выступает с предложением;
• контактные данные (телефон, адрес);
• имя и фамилия представителя и указание должности;
• отображение основной сути.

Допускается наличие дополнительной документации к письму, которые необходимо указать в тексте. Можно применять ссылки на законопроекты, различные нормативные акты, которые имеют отношение к общему содержанию.

Правильное оформление

Предложение, в котором отображается запрос на совместную деятельность, нужно подавать в печатном виде. Допускается применение устаревшего способа, когда документы писались и заполнялись вручную, иногда такой метод может стать достаточно эффективным, поскольку удается удивить потенциального партнера.

В качестве исходного материала можно применять обычный лист формата А4 или готовый официальный фирменный бланк.

Второй вариант более простой и надежный, на него необходимо потратить меньше времени и нет риска ошибиться с реквизитами компании.

Кроме этого, фирменный бланк, особенно, если он цветной, позволить намного серьезнее преподнести собственную компанию. Это требуется учитывать при разработке шаблона.

Правила оформления официальных документов гласят о том, что:

• компания может иметь множество различных бланков и экземпляров предложения;
• все шаблоны должны иметь обращение в верхней части письма;
• окончание обязательно должно оформляться и утверждаться именем и фамилией автора, личной подписью и печатью предприятия.

Требуется, чтобы в качестве представителя, который обращается с запросом про сотрудничество, выступал генеральный директор. Для получателя будет достаточно важно увидеть именно первое лицо предприятия, которое обращается для совместной деятельности.

Дата написания должна ставиться в тех случаях, когда предложение содержит информацию об акциях или других, ограниченных по времени бонусах. Это позволит избежать недопонимания в процессе обсуждения условий. В противных случаях, можно не отображать дату.

В начале должна быть информация, которая указывает исходящий номер письма, чтобы в случае ответа, представитель предприятия смог конкретизировать и обозначить, на какой именно документ он предоставил ответ. В журнале для исходящей документации, такое письмо можно не регистрировать. Все зависит от конкретных требований предприятия.

Пример вложения с указанием партнеров Картинки и другие изображения лучше предоставлять во вложениях. Многие применяют метод, когда перечень партнеров изображают в виде перечня логотипов компаний.

Такой подход позволяет обозначить серьезность компании и более удобно изобразить часть информации. Основная часть может содержать изображения только в виде логотипа самого предприятия.

Также можно применять картинки в описании продукта или услуги.

Шрифт должен быть стандартным черным, лучше воздержаться от выделений цветом, поскольку это может ухудшить читабельность содержимого письма.

Если письмо отправляется в электронном виде, то можно использовать сканированный вариант. Подходит формат PDF. Достаточно большой популярностью пользуется заверение электронной подписью, которая является аналогом обычной подписи ручкой. Такой способ является полноценным подтверждением подлинности.

Каким образом отправлять

Оформленное предложение следует отправить получателю. Современные методы позволяют сделать это при помощи персонального компьютера, не выходя из офиса. Однако, существует еще несколько достаточно распространенных способов. Пути отправки предложения для потенциальных партнеров:

• максимально распространенный и удобный — посредством электронной почты. Метод имеет некоторые минусы, например, отправленное письмо может попасть в папку со спамом у получателя. Поэтому, представленный метод больше подходит в тех случаях, когда с получателем уже есть налаженная коммуникация. Если письма заранее нормально получались или когда есть возможность предупредить посредством телефонного звонка;
• отправка по почте заказным письмом. Метод более затратный по времени и средствам, однако, обладает большей надежностью, поскольку можно заказать услугу уведомления о вручении через СМС-сообщение. Подходит, если в документе имеется важная информация и требуются гарантии о получении и конфиденциальности. Не подходит в случае массовой рассылки;
• факсимильная связь. Отправка указанного сообщения была популярна несколько лет назад, однако сейчас теряет свои позиции. Но такой метод все равно остается доступным и достаточно надежным;
• использование социальных сетей или мессенджеров. Такие средства связи сложно совместимы с деловой перепиской, однако, нашли свое применение. Позволяется отправлять документ через мессенджер, если такой метод подтвердил потенциальный партнер, или контактные лица хорошо знакомы друг с другом.

Предложение, которое содержит в себе информацию про возможное сотрудничество, является распространенным вариантом наладить коммуникацию и создать контакт. Существуют некоторые правила и рекомендации по оформлению и отправке, которые желательно знать и соблюдать.