Управляющая офисом должностные обязанности

Управляющая офисом должностные обязанности

На должность управляющего административным комплексом принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по хозяйственному обслуживанию не менее 1 года или начальное профессиональное образование и стаж работы по хозяйственному обслуживанию не менее 3 лет. 1.3. Управляющий административным комплексом должен знать: — постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся хозяйственного обслуживания организации; — средства механизации труда обслуживающего персонала; — правила эксплуатации помещений; — порядок организации работы парка автомобилей; — правила работы с арендаторами помещений; — правила организации переездов; — основы организации труда; — законодательство о труде; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда. 2.

Внимание

Таким образом, у офис-менеджера находятся в подчинении работники хозяйственного подразделения: заведующий хозяйством, водители, уборщица. Также ему подчиняется курьерская служба предприятия.

Ввиду различных производственных ситуаций, таких как временное отсутствие сотрудников по причине временной нетрудоспособности либо на время отпуска, предприятие возлагает выполнение функций отсутствующего сотрудника на сотрудника из того же либо смежного подразделения. Так, замещать отсутствующего начальника отдела кадров должен офис-менеджер, на которого возлагаются обязанности по ведению кадрового делопроизводства.
И наоборот, функции офис-менеджера, который временно отсутствует, берёт на себя начальник отдела кадров. То есть должности офис-менеджера и начальника отдела кадров, как правило, взаимозаменяемы.

Должностная инструкция администратора офиса

Важно

Основы деятельности офиса устанавливаются администратором по пунктам:

• Подбор и расстановка специалистов.
• Планирование стратегии и тактики в работе.
• Построение организационной структуры офиса.

Для стабильного рабочего состояния в офисе нужно добиться того, чтобы каждый кадр преуспевал в своей деятельности. Положительные результаты труда реализуются методами мотивации и управлением ее стратегией.

Разработка и воплощение прогрессивных подходов к улучшению качества и повышению производительности – обязанности офис-менеджера. Деловое общение в рабочем коллективе строится на морали и профессиональной этике.

Должностная инструкция офис-менеджера

Контроль осуществляется по следующим профессиональным направлениям:

• Введение и обеспечение внутреннего трудового распорядка.
• Соблюдение специфических норм общения в компании.
• Контроль за культурой речи при общении с клиентами и деловыми партнерами.
• Дресс-код – немаловажный пункт в работе компании. Сотрудники должны носить соответствующую форму, которая устанавливается стандартами деловой среды и предписаниями устава компании.

Офис-менеджер, должностные обязанности которого включают управление кадрами и контроль за деятельностью, должен разработать собственную методику организации и структуру оценивания качества работы.

На каждого сотрудника накладывается дисциплинарная ответственность в случае нарушений трудового распорядка и рабочей этики. Такую ответственность несет и сам управляющий.

Утверждаю [организационно-правовая [должность, подпись, Ф. И. О. форма, наименование руководителя или иного должностного организации, предприятия] лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию] [число, месяц, год] М. П. Должностная инструкция управляющего административным комплексом (административного директора) [наименование организации, предприятия и т. п.

] Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения. 1. Общие положения 1.1.

Управляющий административным комплексом относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом руководителя предприятия, которому он непосредственно подчиняется в своей работе. 1.2.

Должностная инструкция управляющего предприятием

Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению организации и совершенствованию методов выполняемой им работы. 3.7. Запрашивать документы, материалы, инструменты и т. п., необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 3.8. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством. 4.

Ответственность Управляющий административным комплексом несет ответственность: 4.1.
За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ. 4.2.

За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ. 4.3.

Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря

В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.

Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях — администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.

Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр. I. Общие положения 1. Администратор офиса относится к категории специалистов.

Ведет делопроизводство. 4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации. 5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты.

Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи. 6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 7.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив. 8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей. 9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. 10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты. 9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.10.

Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками. 11.

Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).12.

Важно Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей. 13. Ведет учет посетителей. 14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. 15.

Руководитель офиса продаж назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора Общества. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей. 4.

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.2.

Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.1.5.

На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.1.6.

На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.1.7.

Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:- законодательными актами РФ;- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;- приказами и распоряжениями руководства;- настоящей должностной инструкцией. 2.

Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса.

Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.2.9.

Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.

3. Права офис-менеджера Офис-менеджер имеет право:3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.3.2.

Кто такой «Управляющий офиса», и зачем он нужен? Обслуживание офиса от «А» до «Я»

Не секрет, что бизнес — это та область деятельности, где кадры решают всё. Привлекая на работу лучших из лучших, вы выводите свой бизнес на новый уровень, создаете ему условия для процветания.

Ведущие компании мира знают, что для того, чтобы их сотрудники работали с полной отдачей, нужно создать для них идеальную рабочую среду, место, куда спешишь попасть утром, и откуда не хочется возвращаться в конце рабочего дня.

Управляющий офиса и есть тот волшебник, который создаёт нужную атмосферу в компании.

Посещая офисы разных компаний, вы наверняка испытывали разные ощущения в связи с этим местом. Где-то вам было уютно, а откуда-то ноги сами просились прочь. В немалой степени, такая обстановка — заслуга управляющего офиса.

Управляющий офиса, или, в уже прижившейся у нас в стране терминологии, специалист АХО, это сотрудник, который отвечает за «жизнеобеспечение» всех систем офиса — от выдачи пропуска до заключения договора на обслуживание интернета или договора с клининговой компанией. Спектр обязанностей управляющего офиса весьма широк. В его каждодневный список дел входят самые разнообразные задачи.

Обязанности в управлении обслуживанием офиса

Обычно список задач управляющего офисом включает, но не исчерпывается, следующие вопросы:

• Подготовкой всей необходимой информации, документов для работы, заключением договоров технического обслуживания, организацией проведения ремонтных, профилактических работ, связанных с жизнеобеспечением и обслуживанием офиса, оформлением и выдачей пропусков, разрешений, доверенностей.
• Организацией проведения ремонтных работ, текущего обслуживания техники и устройств офиса, поиском подрядчиков для проведения таких работ и анализом оптимальных расценок на соответствующие услуги.
• Разработкой «кодекса поведения» в офисе, контроль за соблюдением правил поведения в нем.
• Организацией и обеспечением работы секретарей, операторов, водителей, курьеров, уборщиков.
• Ведением бюджета расходов на офисные нужды, обеспечением необходимыми для работы канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями.
• Хранением материальных ценностей и контролем за их выдачей и распределением.
• Определением порядка получения товарно-материальных ценностей, назначением материально ответственных лиц.
• Организацией встреч, переговоров.
• Координацией делопроизводства.
• Проведением инвентаризации.
• Помощью сотрудникам в разрешении возникающих в ходе работы проблем.
• Предупреждением и разрешением конфликтных ситуаций.

Управляющий офиса — это тот редкий человек в компании, который взаимодействует с сотрудниками на всех уровнях, от руководства до работников самого последнего уровня, практически каждый день.

Первое, и самое главное, — это гибкость

Гибкость — это свойство адаптироваться под любые возникающие задачи. У управляющего офисом таких разноплановых задач очень много, и в каждой он должен уметь быстро и компетентно разобраться, в постоянно меняющихся условиях находить правильное решение, выбирать из них оптимальное.

У управляющего офисом нет типичного «распорядка дня». Сейчас он организует ремонт сломавшегося копира, а через два часа нужно организовать встречу на 200 персон в отеле. Так что для управляющего офисом, не существует понятия «обычный день на работе».

Второе качество — это высокая степень самоорганизации

Людям, не способным планировать свой день, нет места на этой работе. Хороший управляющий офисом не только ведет календарь задач, но и оценивает свой уровень выполнения задач, работает над совершенствованием себя и оптимизирует график.

Третья черта хорошего управляющего офисом — это его доступность: как физически, так и ментально

На эту роль подойдет приятный, общительный человек, к которому нет страха обратиться по поводу возникшей проблемы, и до которого всегда можно дозвониться либо связаться с ним иным всем известным способом. Управляющий офисом – это сотрудник, который вызывает всеобщее доверие.

Четвертое качество идеального управляющего офиса — безусловный оптимизм и жизнелюбие, доброе отношение к миру

Управляющий офисом может быть первым человеком, который встречает вас в офисе. А встречают не только «по одежке», но и по естественной, радушной улыбке, которая должна быть надета в дополнение к этой «одежке».

Только так вы заставите гостя офиса чувствовать, что вы к нему расположены и настроены на успешное сотрудничество.

Подавленный хмурый вид управляющего офисом, его безмолвие или занудство с порога, могут отпугнуть вашего потенциального клиента или партнера, который подумает, что в вашей компании не всё в порядке.

Пятое — креативность

Креативность рождает успех, это общеизвестно. Управляющий офисом время от времени должен воодушевлять сотрудников «креативить» для общей пользы, либо решать какие-то творческие задачи время от времени самостоятельно по поручению руководства или из личной инициативы.

Например, это может быть задача провести редизайн переговорной. Вопрос о том, насколько обстановка в офисе влияет на успешность работы сотрудников в целом, это отдельная большая тема, но безусловно, в сферу влияния управляющего офисом входит задача создания креативной среды для сотрудников.

Шестое нужное качество хорошего управляющего офисом — способность говорить «нет»

Вы не можете удовлетворить запросы всех и сразу насчет любой мелочи, которая может понадобиться. Если управляющий начинает отвечать на любой самый ничтожный запрос, он рано или поздно будет погребен под ворохом возросших задач, с которыми уже не в состоянии будет в одиночку справиться.

Каждый день к управляющему офисом будут обращаться за решением сотни вопросов. Иногда нужно дать сотруднику понять, что решение его проблемы второстепенно либо вовсе невозможно, но сделать это твёрдо и в уважительной, понятной сотруднику форме.

Седьмая необходимая черта в нашем списке — здоровая уверенность в себе, твердость

Управляющему офисом нужно взаимодействовать с руководством компании по поводу решения целого ряда задач. Поэтому он должен быть достаточно уверен в себе, чтобы обращаться к руководству, чтобы обсудить предложения, обозначить возникшие проблемы, предложить свои решения.

Восьмое — это хорошие манеры

Их отсутствие может запомниться вашему посетителю надолго. Вряд ли кому-либо захочется обращаться к управляющему офисом, если он способен нагрубить или вести себя вызывающе, бестактно или невнимательно по отношению к гостям офиса, сотрудникам или коллегам.

Хорошие манеры, впрочем, являются крайне желательным качеством для сотрудников любой уровня и любой профессиональной принадлежности. Ведь именно созданный ими фундамент взаимного уважения создает фон для роста успеха любого начинания, а отсутствие такой среды способно расстроить любой, даже самый звездный, коллектив.

Подробнее об услуге «Комплексное обслуживание зданий»

Вернуться

Должностная инструкция управляющий магазином образец

Для работы с нашим сайтом необходимо, чтобы Вы включили JavaScript в вашем браузере. На рынке труда Украины работники проф. Работодатели активно ищут офис-менеджеров, секретарей, администраторов.

Иногда нелегко сориентироваться в обилии предложений и правильно определить, какие навыки следует указать в своем резюме. Чтобы ответить на наиболее острые вопросы соискателей, проанализируем требования к претендентам на должность офис-менеджера.

Эта профессия относится к сравнительно молодым.

Хотя во многом обязанности офис-менеджера пересекаются с указанными в должностных инструкциях секретаря, администратора, и даже менеджера по персоналу, но все же существует множество отличий между этими профессиями.

Суть работы офис-менеджера раскрывается в самом названии. Фактически, офис-менеджер является управляющим офиса, занимает руководящую должность, и в его первоочередные обязанности входит координирование работы всех служб обеспечения рабочего процесса. В отличие от офис-менеджера, секретарь и администратор не относятся к сотрудникам, наделенным властными полномочиями.

Зачастую эти специалисты являются подчиненными офис-менеджера. Должность менеджера по персоналу тоже относится к категории управленцев. Но он занимается подбором персонала, а не хозяйственной деятельностью.

Управляющий офисом чаще всего находится в непосредственном подчинении у генерального директора или замдиректора по персоналу. Чем лучше работает этот сотрудник, тем меньше проблем с функционированием офиса.

Поэтому если офис-менеджер со всем справляется на ура, то его присутствие практически незаметно. Конкретные рабочие обязанности офис-менеджера зависят от величины компании.

Модель управления, направление деятельности предприятия, способ ведения документооборота — все это накладывает отпечаток на должностную инструкцию.

Рассматривая вакансии, обратите внимание: на небольших предприятиях деятельность офис-менеджера имеет свою специфику.

Управленческие полномочия часто более ограниченны. Возможно, одновременно сотруднику придется выполнять функции других специалистов. Например, вести делопроизводство, первичную бухгалтерию, заниматься поиском сотрудников и т.

В сфере отчётности главной обязанностью будет подготовка отчётов для вышестоящего руководства. Анализ вакансий показывает, что требования к претендентам выдвигают достаточно высокие. Управляющий офисом должен ориентироваться в основах менеджмента и делопроизводства, знать правила пользования офисной техникой и нормы безопасности, разбираться в принципах снабжения и методах планирования.

Конечно же, без труда подобный багаж получить не удастся — кандидаты с опытом работы будут иметь преимущество. Одно из основных требований к офис-менеджеру — наличие высшего или незаконченного высшего образования.

Но конкретные требования к специализации работодатели указывают редко.

Чтобы повысить шансы на получение места в крупной компании, советуем пройти специализированные курсы, которые дают нужные знания и практические навыки.

Очень важны личные качества: ответственность, высокая степень самодисциплины, исполнительность, усидчивость, эрудиция, терпеливость, стрессоустойчивость.

Часто работодатели упоминают о требованиях к внешности претендентов — просят присылать резюме с фото.

И ещё один важный момент: без отличного знания языка, высокого уровня устной и письменной грамотности претендовать на хорошее место вряд ли получится.

Ведение деловой переписки, делопроизводство, общение с посетителями обязывают офис-менеджера владеть этими качествами. Для тех, кто знает английский, тоже найдутся вакансии. При этом заработок может быть значительно выше, чем в среднем по отрасли. И о заработке. Уровень оплаты труда офис-менеджера зависит от величины компании, профессиональной сферы, региона.

Всё верно Выбрать другой. Яркое резюме. Хочу у вас работать. Работодателям Работодателям. Помощь Помощь. Создать резюме. Обратная связь Создать резюме.

Статьи Подводные камни профессии офис-менеджера 15 июня Кто такой офис-менеджер? Что делает офис-менеджер? Рабочие задачи: Обязанности управляющего офисом условно делятся на пять сфер: Управление Администрирование Хозяйственное обеспечение Контролирование Отчётность В сфере управления офис-менеджер должен проявлять чудеса в умении налаживать процессы.

Успешному соискателю должны быть по плечу задачи: упорядочение работы офиса в целом; работа с персоналом офиса администраторами, секретарями, уборщицами, водителями, курьерами ; организация совещаний и брифингов; планирование мероприятий по обеспечению безопасной работы офиса. В сфере администрирования заботы связаны с такими направлениями, как: организация структуры офиса; организация делопроизводства; распределение документации по отделам; организация приёма и рассылки деловой корреспонденции.

В сфере контролирования управляющий офисом осуществляет: ревизию, инвентаризацию материальных ценностей; аттестацию сотрудников; контроль состояния офисного оборудования и средств коммуникации.

Кто может претендовать на должность? Вакансии дня. Сервисы для соискателей Продвижение резюме Автоподнятие резюме Хочу у вас работать.

Подводные камни профессии офис-менеджера

Администратор офиса — управленческая должность, включенная в штатное расписание многих крупных компаний. Узнайте, как он влияет на работу офиса, чем отличается от рядового секретаря и что входит в круг его обязанностей.

Одна из главных тенденций современного делопроизводства — растущие темпы автоматизации. Современные технологии позволяют значительно упростить работу секретаря.

Многие рутинные и даже интеллектуальные функции теперь можно осуществлять с помощью компьютерных технологий.

Директор управляющей компании

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Знаете ли вы свои должностные обязанности.

Должностные обязанности управляющего офисом

Ответственность офис-менеджера Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях: 1.

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.2.

Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.1.5.

На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.1.6.

На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.1.7.

Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:- законодательными актами РФ;- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;- приказами и распоряжениями руководства;- настоящей должностной инструкцией. 2.

• Организацией и обеспечением работы секретарей, операторов, водителей, курьеров, уборщиков.
• Ведением бюджета расходов на офисные нужды, обеспечением необходимыми для работы канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями.
• Хранением материальных ценностей и контролем за их выдачей и распределением.
• Определением порядка получения товарно-материальных ценностей, назначением материально ответственных лиц.
• Организацией встреч, переговоров.
• Координацией делопроизводства.
• Проведением инвентаризации.
• Помощью сотрудникам в разрешении возникающих в ходе работы проблем.
• Предупреждением и разрешением конфликтных ситуаций.

Управляющий офиса — это тот редкий человек в компании, который взаимодействует с сотрудниками на всех уровнях, от руководства до работников самого последнего уровня, практически каждый день.

Должностные обязанности управляющего филиалом

У управляющего офисом нет типичного «распорядка дня». Сейчас он организует ремонт сломавшегося копира, а через два часа нужно организовать встречу на 200 персон в отеле.

Так что для управляющего офисом, не существует понятия «обычный день на работе».

Должностные обязанности управляющего филиалом банка

По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании. 2.5. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.
2.6.

Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня). 2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.

2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу. 2.9.

Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания. 2.9.

Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.

3.

Должностные обязанности управляющего дополнительным офисом банка

Внимание

Вакансия Управляющий офисом

1. Наименование вакансии: Управляющий офисом;

2. Должностные обязанности: — работа с документами, ведение делопроизводства, систематизация документов, архивное дело, обеспечение надлежаще оформленных документов предприятия; — обеспечение бесперебойной работы офиса, прием посетителей, обеспечение офиса хозяйственными, канцелярскими товарами, питьевой водой и т.п.

, контроль чистоты и порядка в помещениях офиса; — ведение контрольно-регистрационной картотеки предприятия; — прием и распределение телефонных звонков; — прием и отправка корреспонденции; — выполнение поручений руководителя; — учёт имущества, инвентаризация; — учёт рабочего времени сотрудников; — обеспечение бесперебойной работы оргтехники и т.п.

3.
Место вакансии в организационной структуре (в т.ч. схема подчинения): 3.1. подчиняется непосредственно заместителю руководителя; 3.2. в подчинении — курьер;

4. Ступени должностного роста: всё возможно;

5. Результаты, которых вы ожидаете от служащего в этой должности: выполнение должностных обязанностей согласно п.
2;

6.

Должностные обязанности администратора офиса

Важно

Не секрет, что бизнес — это та область деятельности, где кадры решают всё. Привлекая на работу лучших из лучших, вы выводите свой бизнес на новый уровень, создаете ему условия для процветания.

Ведущие компании мира знают, что для того, чтобы их сотрудники работали с полной отдачей, нужно создать для них идеальную рабочую среду, место, куда спешишь попасть утром, и откуда не хочется возвращаться в конце рабочего дня.

Управляющий офиса и есть тот волшебник, который создаёт нужную атмосферу в компании.

Посещая офисы разных компаний, вы наверняка испытывали разные ощущения в связи с этим местом.

Где-то вам было уютно, а откуда-то ноги сами просились прочь. В немалой степени, такая обстановка — заслуга управляющего офиса.

Управляющий офиса, или, в уже прижившейся у нас в стране терминологии, специалист АХО, это сотрудник, который отвечает за «жизнеобеспечение» всех систем офиса — от выдачи пропуска до заключения договора на обслуживание интернета или договора с клининговой компанией.

Спектр обязанностей управляющего офиса весьма широк.

Должностные обязанности менеджера офиса

В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв.

Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.

Обязательны ли должностные инструкции?

ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции.

Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.

В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется.

Должностные обязанности директора офис

Офис-менеджер – «на все руки мастер», без которого трудно представить работу современной компании.

Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией.

Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера? Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с наиболее типичными обязанностями и полномочиями.

Скачать в .doc

К списку должностных инструкций

Должностная инструкция офис-менеджера

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фамилия И.О. ________________ «________»_____________ ____ г.

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов. 1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору. 1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица. 1.5.

Должностные обязанности офис-менеджера резюме

Вопрос о том, насколько обстановка в офисе влияет на успешность работы сотрудников в целом, это отдельная большая тема, но безусловно, в сферу влияния управляющего офисом входит задача создания креативной среды для сотрудников.

Должностные инструкции администратора по аренде офисных помещений. Управляющая офисом должностные обязанности. Должностная инструкция офис-менеджера

Администратор офиса — управленческая должность, включенная в штатное расписание многих крупных компаний. Узнайте, как он влияет на работу офиса, чем отличается от рядового секретаря и что входит в круг его обязанностей.

Из статьи вы узнаете:

Одна из главных тенденций современного делопроизводства — растущие темпы автоматизации. Современные технологии позволяют значительно упростить работу секретаря.

Многие рутинные и даже интеллектуальные функции теперь можно осуществлять с помощью компьютерных технологий. Единственное, что пока не научились делать машины — активно участвовать в управлении бизнесом.

Пока еще крупным компаниям не обойтись без администратора офиса, который координирует их работу и создает для нее оптимальные условия.

Чем администратор офиса отличается от секретаря и офис-менеджера?

Подобная должность появилась в отечественном бизнесе сравнительно недавно. Ее введение стало вынужденной мерой для успешного функционирования большинства крупных компаний. Как правило, при открытии вакансии администратора офиса указывают те же требования, что и к претендентам на должность офис-менеджера или :

• наличие опыта административно-хозяйственной работы и навыков управления персоналом;
• дополнительное образование в области менеджмента;
• знание офисной оргтехники;
• знание иностранных языков;
• понимание специфики деятельности компании;
• навыки деловой коммуникации и знание бизнес-этикета;
• пунктуальность, работоспособность, стрессоустойчивость;

Отличия между этими двумя профессиями все же есть. Администратор офиса чаще выступает в роли менеджера, т.е. он управляет административным подразделением организации.

Круг его полномочий значительно шире, как и перечень обязанностей. Он включает ряд управленческих и даже контрольных функций.

На этого сотрудника, как и на офис-менеджера, могут быть возложены хозяйственные функции, но они не являются приоритетными.

От офис-менеджера до администратора проектов: тенденции профессии

В настоящее время в административной деятельности офисных работников наметились . Из вспомогательных функций она постепенно переходит в разряд управленческой деятельности.

На административных работников все чаще возлагают традиционные обязанности администратора проектов:

1. Планирование и реализацию конкретных проектов;
2. Участие в деятельности различных комитетов комиссий, создаваемых для решения стратегических вопросов компании;

Администратор проектов — это сотрудник, отвечающий за ведение документации, поддержание деятельности руководителя проекта, в части планирования и контроля работ, обеспечение участников, необходимой для успешного выполнения работ информацией. Многие управляющие в крупных организациях находятся в центре пересечения потоков информации и осуществляют оперативную информационную поддержку руководителя и работников компании.

Должностные обязанности администратора офиса

Обязанности администратора офиса регламентирует должностная инструкция. Как правило, он обладает широким спектром полномочий и выполняет функции организационно-контролирующего специалиста.

Во многих организациях в одной должности объединяют функционал секретаря, завхоза и управляющего.

В крупных компаниях этот специалист превращается в руководителя, в подчинении которого находятся: секретариат, курьеры, делопроизводители, обслуживающий персонал.

Предлагаем краткий чек-лист обязанностей администратора офиса, которые могут быть включены в его должностную инструкцию:

Подготовка офиса к рабочему дню

Рутинные дела администратора офиса начинаются с подготовки офиса к новому дню.

Приезжая на работу, он деактивирует охранную систему, подключает оргтехнику, проверяет наличие необходимых расходных материалов и канцтоваров.

Затем ему необходимо проанализировать список посетителей и подготовиться к их встрече: проверить состояние приемной, убедиться наличии рекламных и прочих материалов, подготовить переговорные и конференц-залы.