В поликлинике не дают бумажные больничные листы тюмень

В поликлинике не дают бумажные больничные листы тюмень

ЭЛН), будет составлен бумажный вариант.

Сделать это можно как в письменном виде, так и в печатном (отформатировать текст в программе Microsoft Office Word).

Необходимо оформить заявление строго в соответствии с установленными требованиями:

1. В правом верхнем углу указывается имя человека и его должность.
2. Затем идёт «тело» самого заявления, в котором работодатель запрашивает у медорганизации сведения о больничном у главврача.
3. И, наконец, дата и подпись запросчика, то есть работодателя.

Скачать образец заявления на замену электронного больничного листа бумажной версией

В отношении правил расчёта пособий с введением электронного листа нетрудоспособности никаких изменений в российской законодательстве не произошло.

Времена, когда «без бумажки – ты букашка», остаются в прошлом: с начала июля в 15 медицинских учреждениях города начали оформлять электронные листы нетрудоспособности. По содержанию они ничем не отличаются от привычных синих бумажных страничек.

Электронный листок можно не передавать работодателю, он увидит его в режиме онлайн, причем и кадровая служба, и бухгалтерия одновременно.
Это особенно удобно для крупных предприятий, у которого службы могут находиться в разных городах.

С 1.07.2017 года работникам представлена возможность выбора бумажного или электронного листа нетрудоспособности. В обоих случаях документы имеют равную юридическую силу.

Но для получения электронного больничного необходимо дать письменное согласие. Главное преимущество такого листа заключается в том, что в отличие от бумажной формы его формирование снижает вероятность подделки документа и внесение неверной информации.

Это за пациента делает система, а регистратор даст конкретный номер, по которому больничный всегда можно найти на специальном портале.

За последние полгода медучреждения Тюмени выдали более 230 тысяч бумажных больничных. При этом более семи тысяч документов оказались испорчены.
Теперь регистраторы вздохнули свободно. Электронный больничный невозможно повредить, потерять и подделать.

Бумажные больничные никто не отменял. Каждого пациента спрашивают, какой способ оформления он выбирает. Если электронный, то регистратор просит подписать добровольное согласие. За месяц в Тюмени выдано уже более 200 онлайн-больничных.

Важно

Сотрудник получает выплату за больничный лист, а данные о ее размере сообщаются страховщику – в ФСС. Преимущества и недостатки электронного оформления С одной стороны, сокращение бумажной работы и высокая степень достоверности ЭЛН являются его неоспоримыми преимуществами над бумажными аналогами.

Вы упомянули интеграцию ЭЛН с коммерческими учетными системами.

Насколько удобно, на ваш взгляд, использование электронных больничных реализовано в продуктах 1С? С 2015 года, когда ЭЛН пилотировался в Белгородской и Астраханской областях, ФСС сотрудничает с основными российскими разработчиками бухгалтерского программного обеспечения. «1С» была одной их тех компаний, которые поддерживали пилотное внедрение электронных больничных.

Внимание

Законодательство установило, что назначить и выплатить пособие по временной нетрудоспособности работника должен его прямой работодатель. И форма, в которой предоставляется больничный не важна, пособие выплачивается в любом случае.

Если только что переболевший сотрудник получил в медицинском учреждении справку о нетрудоспособности в электронном виде, а его работодатель отказывается принимать ее по каким-либо причинам и требует предоставить только бумажную версию, то ему потребуется обратиться повторно в больницу и попросить сделать замену.
Отказать ему в этом врач не имеет права.

В бумажный лист вносится пометка о том, что документ является дубликатом, присваивается номер и точная дата его выдачи, а также указывается период, в течение которого работник болел и был нетрудоспособен.

Об изменениях в личном кабинете можно узнавать также по электронной почте в системе госуслуг или посредством нашего бота в мессенджере Telegram. В перспективе перед нами ставится задача максимально расширить число способов электронного уведомления.

Кстати, никаких новых секретов о состоянии здоровья электронный больничный не раскрывает, в этом плане разницы с бумажным документом нет.

Как заменить электронный больничный на бумажный?

При наличии ошибок не нужно тратить время и снова идти в больницу, чтобы оформить дубликат. Есть возможность отследить выдачу, продление ЭЛН, а также начисление по нему пособия в личном кабинете застрахованного на сайте cabinets.fss.ru.

»

Таким образом, союз «или» в процитированной норме закона устанавливает ее диспозитивность, а не императивность, что на практике означает, что только наличие письменного согласия работника (застрахованного лица) и регистрации работодателя в требуемой системе (при необходимых технических возможностях) наделяет работника правом и возможностью использования электронного больничного. То есть, несмотря на наличие Постановления Правительства РФ No 1567 от 16 декабря 2017 по информационному взаимодействию (по больничным), оно является подзаконным актом к норме закона (ст.13 ФЗ-255).

Работникам следует понимать, что не все работодатели по разным причинам в состоянии принимать электронные б/л. Возможно отсутствие технических возможностей.

ИСТОК НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ? Необходимо заранее уточнить у своего работодателя, имеет ли он возможность принять и оплатить электронный больничный.

Электронный листок нетрудоспособности выдаётся так же, как и бумажный, на основании документа удостоверяющего личность (паспорт) после осмотра пациента врачом и признания его нетрудоспособным.

Есть еще одна причина заменить больничный лист

Так что перед тем как оформить электронный больничный, необходимо заранее уточнить у своего работодателя имеет ли он возможность принять его к оплате.

Бумажный дубликат пациент получает непосредственно в день обращения. В БЛ:

1. Устанавливается пометка «Дубликат» в специальной строке.
2. Указывается номер и дата выдачи справки.
3. Сроки временной нетрудоспособности больного вписываются одной строкой.

Как заменить ЭЛН на бумажную версию?

Для замены электронного больничного листа бумажным пациенту необходимо:

1. В письменной форме обратиться в медицинское учреждение, где он получил ранее ЭЛН. При этом сотрудники учреждения пробьют сведения о пациенте по базе данных.
2. При нахождении сведений о пациенте в электронном виде (в т.ч.

Электронный больничный лист аналог бумажного больничного листа.Подтверждения болезни работника, компенсация потерянной заработной платы.

Разница лишь в том, что сегодня все сведения в виртуальную базу данных либо в электронную медицинскую карту вносятся сразу, как только больной обратился за врачебной помощью.

При выходе на работу специалист обязан предоставить руководителю (фирмы либо ИП) данный документ. Поскольку только таким образом он может объяснить пропущенное рабочее время (п.

На работе не принимают электронный больничный лист

Государство продолжает политику перехода на электронный документооборот. Результатом этого стала возможность оформить больничный лист не в бумажном, а в виртуальном виде. Однако не все работодатели готовы работать с такой формой документа. Что делать, если на работе не принимают электронный больничный лист и обязано ли медицинское учреждение выдать взамен него бумажный вариант.

Что представляет электронный больничный

Возможность оформить вместо традиционного бумажного листка нетрудоспособности его электронную версию появилась еще в 2017 г. Однако массово электронные больничные начали выдаваться с конца 2018 г. Согласно Письму ФСС от 11.08.2017 г., они имеют равную юридическую силу с бумажными больничными и оформляются по желанию застрахованного лица.

В Письме указано, что согласие должно выражаться в письменном виде, а выдача электронного больничного возможна только по добровольному желанию. Однако на практике это положение нередко нарушается: пациента просят поставить подпись в документе, не разъясняя подробно содержание.

Иногда человека ставят перед фактом, что больничный будет оформлен в электронном виде, потому что бумажные бланки в учреждении закончились (нередко с этим сталкиваются пациенты частных клиник).

Формально это является нарушением закона, и человек может потребовать оформить листок нетрудоспособности в традиционном виде, особенно если ему точно известно, что работодатель электронную версию не принимает.

Электронный больничный аналогичен бумажному варианту. Он заполняется на компьютере и вносится в Единую интегрированную информационную систему «Соцстрах».

По замыслу создателей, такая форма практически исключает риски, связанные с утерей, порчей или подделкой документа. Информация хранится в базе данных ФСС, ее можно запросить неоднократно.

В процессе заполнения, до того, как документ будет сохранен, в него можно вносить изменения, что снижает вероятность ошибок.

Бухгалтер или кадровик вносит свою часть информации, как и при заполнении традиционной бумажной версии. Когда все готово, данные сохраняют, и больничный автоматически поступает в систему документооборота ФСС.

При этом подлинность и достоверность данных подтверждаются ЭЦП ответственного лица.

Удобство электронной версии еще и в том, что работник, у которого есть личный кабинет на сайте Госуслуги, может посмотреть начисленные суммы и статус выплат.

Важно! Распечатывать больничный в бумажном варианте не обязательно. Бухгалтер или кадровик могут сделать это по собственной инициативе, если этого требует внутренний документооборот. Однако необходимости в такой мере нет: сотрудники ФСС при проверках электронный больничный запрашивать не будут.

При обращении человека в медицинское учреждение врач должен уточнить, в каком виде он хочет оформить больничный. Если пациент согласен на электронную версию листка нетрудоспособности, алгоритм выглядит так:

• человек письменно подтверждает согласие на оформление электронного больничного;
• врач открывает документ и вводит его в базу ФСС. На этом этапе доступ к нему есть только у медицинского учреждения, работодатель и сам пациент увидеть больничный не могут, даже если у них будет номер документа;
• после выздоровления документ закрывают, и он попадает в общий доступ;
• сотрудник сообщает на работе номер электронного больничного;
• бухгалтер находит его в личном кабинете с помощью фильтров: ФИО работника, его СНИЛС, статус документа, при необходимости проверяет подлинность (хотя подделать электронный вариант почти невозможно) и вносит необходимую информацию: данные о работнике и организации, страховой стаж, расчет суммы выплат;
• после сохранения изменений данные автоматически уходят в ФСС, который впоследствии производит компенсацию выплат по больничному листу.

В плане оформления заполнение электронной версии документа ничем не отличается от бумажной, но документооборот происходит быстрее, а риск утраты или порчи больничного сведен к минимуму. Поэтому сейчас ФСС активно агитирует работодателей присоединяться к системе «Соцстраха».

Для самих рабочих особой разницы также нет. Более того, если после закрытия больничного листа они по каким-то причинам не выходят на работу (продолжают болеть, находятся в отпуске, уволились из компании и т. п.

), им не нужно приезжать в компанию и передавать информацию лично.

Поскольку физически больничного нет, а доступ к нему осуществляется через интернет, достаточно сообщить номер документа любым способом – по телефону, через мессенджеры, по электронной почте.

Почему не принимают электронный больничный

Причин отказа от приема электронной версии листка нетрудоспособности несколько. Самая распространенная – компания не подключена к электронному документообороту ФСС и не имеет технической возможности обработать больничный лист.

Поскольку подключение к электронным сервисам пока не является обязательным, организация вправе отказаться от этого. Тогда потребуется обратиться в медицинское учреждение и попросить выдать бумажный вариант документа.

При этом врач сделает пометку о недействительности в электронной версии.

Иногда отказ связан с тем, что организацию подключили к необходимым сервисам указом «сверху» (особенно актуально это для бюджетных учреждений), однако кадровики и бухгалтера не хотят учиться новому способу оформления документов, предпочитая делать это «по старинке». Однако если у работодателя есть техническая возможность подключиться к сервисам ФСС и обработать электронный больничный, он не имеет право отказаться его принимать.

На практике иногда возникают патовые ситуации: врач выдал электронный больничный, а работодатель не имеет возможности его обработать, поскольку не подключен к электронной базе.

При этом медицинское учреждение отказывается заменять документ, а организация не хочет подключаться к электронному документообороту.

Работник оказывается заложником: он имеет право на оплату больничного, но не может реализовать его по независящим от себя причинам.

Поэтому можно сделать вывод, что его просьба заменить электронную версию на бумажную должна быть удовлетворена. В случае отказа можно написать жалобу на имя главврача больницы.

Однако в том же Письме указано, что медицинская организация вправе заменить электронную версию на бумажную, но не написано, что она обязана это сделать.

В связи с этим некоторые юристы трактуют отказ принять электронный больничный как нарушение прав работника и считают, что работодатель обязан обеспечить его обработку и установить у себя соответствующую программу. Однако Роструд этого не подтверждает.

Также надо понимать, что регистрация в системе и получение ЭЦП потребуют какого-то времени, поэтому получение денег по больничному листу может затянуться.

Кроме того, пока обязанность присоединиться к электронному документообороту Соцстраха пока не закреплена законодательно, руководитель вправе добровольно решать, хочет ли он это сделать.

Сам ФСС разъясняет, что, если организация технически не может принять электронный больничный, документ оформляют в бумажном виде.

необходимые сервисы встроены в некоторые бухгалтерские программы, поэтому иногда заполнить электронную версию документов можно без дополнительной регистрации в системе.

Как компании подключиться к системе электронного взаимодействия с ФСС

Регистрация происходит через портал Госуслуги. Однако предварительно надо сделать сотруднику, который занимается оформлением больничных, электронную цифровую подпись (ЭЦП). Для этого нужно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр.

Если такая подпись есть, стоит дополнительно уточнить, совместима ли она с личным кабинетом на сайте ФСС. Затем нужно заключить соглашение об информационном взаимодействии с ФСС. Для этого нужно обратиться в местное отделение и подписать договор.

Чтобы получить доступ к сервису, директор компании должен в своем личном кабинете от имени физического лица зарегистрировать компанию на сайте Госуслуг.

После этого у него появляется возможность войти в личный кабинет страхователя по своему логину и паролю. Если оформлением больничного занимается другой человек, директор должен позаботиться о доступе и для него.

Для этого на портале есть возможность добавить сотрудника в личном кабинете и отправить ему приглашение, дающее право на доступ к информации.

Дополнительную доверенность на ответственное лицо оформлять не нужно, поскольку предоставление права доступа в личный кабинет автоматически подтверждает полномочия сотрудника. При этом важно, чтобы на компьютере бухгалтера (кадровика) была установлена программа проверки подлинности ЭЦП. Без этого отправить информацию в ФСС будет невозможно.

Пока подключение к системе электронного документооборота не обязательно. Однако если компания воздерживается от этого шага, желательно предупредить об этом сотрудников и попросить их оформлять больничные в бумажном виде.

Как заменить электронный больничный на бумажный

Статья рассказывает, как заменить электронный больничный на бумажный и как работать с ним сотруднику и организации. Также дан образец заявления на замену цифрового больничного на печатный.

1.07 2017 г. принят Федеральный закон №86-ФЗ, согласно которому кроме бумажных больничных разрешается использовать электронные варианты. А готов ли работодатель с ним работать? Что делать, если на работе не принимают электронный больничный? Рассмотрим все по порядку.

Электронный больничный или бумажный: что думает государство

С внедрением компьютерных технологий перевод бумажного документооборота в электронный внедряется во многих организациях, в том числе и бюджетных. Государственные медицинские организации не исключение.

Больничные листы, оформленные в электронном виде, — это новшество, с которым пока не каждый наниматель готов работать, но их использование оптимально, так как снижает вероятность ошибок при заполнении, подделки документов.

Кроме того, отпадает необходимость в пыльных архивах, ведь больничный должен храниться у работодателя не менее пяти лет. Государство пока не требует обязательного перехода на электронные больничные. Из Письма №2-09-11/22-05-13462 от 11.

08.2017:

«… обязанность работодателя участвовать в формировании электронного листка нетрудоспособности не установлена…»

Но это мера желательна:

«… так как является перспективным направлением модернизации как системы обязательного социального страхования, так и развитием информационных технологий в Российской Федерации»

Цели введения в оборот электронного больничного:

• упростить и ускорить взаимодействие между ФСС, медорганизацией, работодателем и сотрудником;
• усилить контроль над фальсификацией больничных;
• минимизировать бумажную работу.

Достоинства и недостатки электронного больничного

Достоинства:

• контроль над фальсификацией. Электронная система ФСС надежно защищена от взлома;
• легче заполнять. Не нужно подбирать цвет авторучки, проверять каждую букву, опечатки, помарки, легко вносить поправки;
• для хранения не нужны специальные архивы. Документ находится в системе ФСС бессрочно. Плюс, найти его по номеру легко и быстро;
• доступность. Наниматель или работник легко отследят размер и сроки начисления на сайте ФСС в личном кабинете;
• экономия времени в оформлении, что позволит докторам уделять больше времени пациентам.

Недостатки:

• придется усовершенствовать компьютерное оснащение, сотрудников обучать работе с программой, а это повлечет за собой дополнительные траты, необоснованные для малых предприятий;
• так как система еще не «обкатана», то не исключены сбои в работе программ;
• невысокая техническая оснащенность поликлиник в отдельных регионах России будет тормозить внедрение информационных технологий.

Тем не менее достоинств от внедрения электронного бюллетеня выше, чем недостатков.

В каких случаях работодатель не принимает электронный больничный

Возможно, по техническим причинам организация пока не работает с электронными данными. В Письме №2-09-11/22-05-13462 от 11.08.2017 сказано:

«… В случае технической неготовности работодателя по формированию электронного листка нетрудоспособности медицинская организация вправе заменить сформированный электронный листок нетрудоспособности на листок нетрудоспособности…»

Подробную информацию по заполнению ЭБЛ медучреждением смотрите тут.

Действия сотрудника медработника и нанимателя при работе с ЭЛН

Рассмотрим, что делать каждому участнику документооборота. А также что делать, если работодатель не принимает электронный больничный лист и можно ли заменить электронный больничный на бумажный.

Действия сотрудника

Согласно Письму №2-09-11/22-05-13462, начисление выплат по больничному листу пройдет вне зависимости от того, в каком варианте работодателю представлен бюллетень.

Кроме того, больной сам выбирает, какой вариант представить в отдел кадров. Но запрашивать оформление привычной бумажной версии лучше, будучи уверенным, что работодатель не принимает электронный больничный лист.

В противном случае удобнее и надежнее оформить все же ЭЛБ.

Если выбор пал на электронный вариант, то в этом случае от сотрудника потребуется письменное согласие.

Действия медработника

Оформление стартует при первом обращении к доктору. В личном кабинете на сайте cabinets.fss.ru или с помощью специализированной программы, соединенной с ФСС, тот вносит данные осмотра пациента, его диагноз. Программа сама присваивает номер больничному, который сообщается пациенту.

После выздоровления при закрытии бюллетеня ЭБЛ заверяется электронными подписями врача и медучреждения и через программу отправляется в ФСС. Такая операция бесплатна и считается высокозащищенной.

В первый рабочий день после закрытия больничного, сотрудник предоставляет номер электронного документа в отдел кадров.

Действия работодателя

Для обработки электронного больничного работодателю нужно компьютерное оснащение, вход в личный кабинет на портале «Госуслуг», и утвержденная электронная подпись. Работать с документом можно, зайдя в личный кабинет интернет-ресурса cabinets.fss.ru или через специализированные программы.

По номеру, предоставленному сотрудником, кадровик или бухгалтер находят больничный в системе, вносят необходимую информацию о сотруднике: стаж, оклад и прочее. На их основании программа сама рассчитает размер пособия.

После обработки больничного информация заверяется электронной подписью предприятия и отправляется через сеть в ФСС. В период 10 календарных дней работнику производятся выплаты.

Подробную информацию по заполнению ЭБЛ работодателю смотрите тут.

Кто должен заниматься замещением ЭБЛ на бумажную версию

Этим должен заниматься сотрудник. Но пока мало кто знает, что делать, если работодатель не принимает электронный больничный лист, поэтому на предприятии обязаны грамотно объяснить его дальнейшие действия.

Как заменить электронный больничный на бумажный вариант

Работник может быть не осведомлен о возможностях предприятия и автоматически соглашается на электронное оформление листа нетрудоспособности, а в отделе кадров говорят, что в таком виде больничный не примут.

В этом случае можно ли поменять электронный больничный лист на бумажный? Да, это возможно.

Для этого работнику снова придется обратиться в медучреждение с письменным требованием предоставить ему бумажную версию листа нетрудоспособности.

Если врач отказывает пациенту в замене на бумажный вариант, то можно подать жалобу главврачу в письменном виде. Жалоба пишется на двух листах, первый передается под подпись в медучреждение, второй остается у пациента. Если эта мера не помогает, необходимо обратиться в Министерство здравоохранения.

Если работодатель по-прежнему не идет навстречу

У работодателя нет права отказать в начислении пособий по листу нетрудоспособности. В период 5 рабочих дней он обязан передать данные в ФСС, где выплата начисляется и в течение 10 дней выдается сотруднику.

Если срок выплат задерживается, то это нарушение Трудового Кодекса, ст. 183. Тогда организацию обяжут выплатить денежный процент сотруднику, предоставившему больничный. Кроме материальной, нарушение может повлечь за собой административную ответственность — штраф от 30 000 до 50 000 руб. Или, как вариант, предприятию запрещается осуществление своей деятельности на срок до 90 дней.

Наниматель официально имеет право отказать в оплате больничного если:

• сотрудник, без уважительной причины пропустил плановый поход к врачу;
• нарушен режим лечения и не выполняются рекомендации доктора;
• болезнь связана с употреблением алкогольных или наркотических средств.

Электронный и бумажный больничные юридически равны. Сегодня для предприятий допустимо выбрать любой вариант. Тем не менее по рекомендации правительства организации должны стремиться к переходу на электронный расчет по бюллетеням.

Пока система нова, всплывают ошибки и непониманий в оформлении и работе с ЭЛБ. Если предприятие не готово работать с ними, то специалисты отдела кадров должны быть готовы объяснить сотруднику, как заменить электронный больничный на бумажный, в случае предоставления такового.

Фсс требует срочно перейти на электронные больничные. как отказать, если вы этого не хотите

Сотрудники ФСС начали звонить в организации и требовать в кратчайшие сроки перейти на электронные больничные. За первые три месяца 2019 года с этим столкнулись 15 подписчиков журнала «Кадровое дело» и Системы Кадры. В этом материале расскажем, как действовать, если вашу компанию принуждают перейти на электронные листки нетрудоспособности.

Фсс требует перейти на электронные больничные

Если вас убеждают внедрять электронные больничные, можете отказаться. Закон не требует от работодателей переходить на электронные листки нетрудоспособности к какому-то сроку (письмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462). Поэтому, если вы не готовы перейти на эти технологии, государство не вправе вас заставлять.

Чтобы начать работать с электронными больничными, нужно заключить соглашение с ФСС. И только в этом случае, а также при согласии на это работника можно принимать электронные больничные (п. 2 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.12. 2017 № 1567, далее — Правила № 1567).

Для работы с электронными больничными неважно, входите ли вы в пилотный проект ФСС по прямым выплатам. На данный момент в нем участвуют 50 регионов России.

Однако работодатели сами решают, готовы ли они работать с электронными больничными. В ФСС передают реестр сведений для начисления пособий.

В нем указывают, в какой форме был получен листок от работника — в бумажной или электронной. Поэтому и для пилотников возможны оба варианта.

Главный вывод. Работодатель вправе отказаться использовать электронные больничные. Это правило распространяется на все компании.

Если сотрудник фонда говорит с вами в безапелляционной форме, не теряйтесь и напомните ему, что вы вправе не подключаться к электронному обмену больничными.

Поэтому ваши сотрудники могут получить только бумажные листки (п. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).

Работник принес электронный больничный, а вы не готовы его принять

Если работник принес квиток электронного больничного, а вы не перешли на электронное взаимодействие с ФСС, то попросите сотрудника заменить электроный листок нетрудоспособности на бумажный.

Учитывайте, что выбирает форму листка нетрудоспособности работник (п. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). По его желанию ему могут выдать бумажный больничный или сформировать электронный. Последнее происходит с письменного согласия работника.

У многих государственных медицинских учреждений есть негласная разнарядка подписывать со всеми работниками такие согласия. При этом нередко сотрудникам не разъясняют, что стоит уточнить у работодателя, работает ли он с такими документами.

Делают это для того, чтобы мягко давить на организацию и постепенно заставить перейти на электронные больничные.

Ссылайтесь на письмо ФСС, в котором указано, что можно заменить электронный больничный на обычный в случае технической неготовности (письмо от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462). Кроме того, возможность выдать подобный документ зависит от участия работодателя в электронном взаимодействии (п. 2 Правил № 1567).

Оно пока еще добровольное.

Итак, если вы не готовы к работе с электронными больничными, медорганизация заменяет электронный листок нетрудоспособности на бумажный. Однако для этого в медицинскую организацию следует обратиться самому работнику, так как больничный выдают именно ему.

Многие медучреждения требуют, чтобы работодатель подтвердил, что у него нет возможности работать с электронными больничными. Например, направил им какую-то справку или письмо. Хотя в законе такого требования нет, подобный документ можно представить в поликлинику. Письмо оформите в произвольной форме, но на официальном бланке (образец ниже).

Главный вывод. Если работник дал свое согласие и ему уже оформили электронный больничный, вы можете столкнуться с нежеланием медиков заменить его на бумажный вариант.

В этом случае выдайте работнику справку о том, что компания не перешла на электронные листки нетрудоспособности, либо самостоятельно сообщите об этом в поликлинику.

А еще лучше заранее оповестить всех работников, что пока им стоит просить врачей оформлять именно бумажный больничный, а не электронный.

Вы все-таки решились перейти на электронные больничные

Многие компании не переходят на электронные больничные из-за необходимости получать электронную подпись. Однако купить ее можно в любом удостоверяющем центре. Все аккредитованные удостоверяющие центры смотрите на сайте Минкомсвязи.

Скорее всего в бухгалтерии есть своя электронная подпись для сдачи отчетности. Возможно, что она подойдет и для взаимодействия с ФСС. Узнать это можете через того оператора, с которым вы работаете в рамках сдачи этой отчетности.

Когда получите электронную подпись, зарегистрируйте организацию в личном кабинете. Сложность в том, что понадобится участие директора.

Ему нужно для этого зарегистрироваться на портале госуслуг как физическое лицо и получить подтвержденную учетную запись. Это даст доступ ко всему функционалу портала.

А подтвердить свою личность можно тремя способами:— обратиться в Центр обслуживания;— получить код подтверждения личности по почте;

— воспользоваться усиленной квалифицированной электронной подписью.

Через подтвержденную учетную запись директора создайте учетную запись организации или индивидуального предпринимателя. Подробный порядок регистрации смотрите на сайте gosulugi.ru.

После этого можете подписать соглашение с ФСС. Подписывают его традиционным способом на бумаге. Форму вы можете скачать на сайте регионального отделения ФСС. Скачайте соглашение, заполните и подпишите у директора. Затем доставьте в фонд.

Главный вывод. Перейти на электронные больничные рано или поздно придется. В их использовании много плюсов. Во-первых, полностью исключается риск поддельных больничных. Во-вторых, не придется бояться штрафов, если приняли больничный, оформленный не по требованиям ФСС. И, наконец, третье — уменьшится бумажная работа, не придется собирать и хранить бумажные больничные.

Звезда
за правильный ответ

Неправильно

Правильно!

Вправе ли работодатель отказаться переходить на электронные больничные?

да, но только если компания не относится к пилотному региону по прямым выплатам

Инструкция: Как работать с электронным больничным работодателю

Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.

Если у вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):

Если у вас обслуживающая бухгалтерия, читайте о том, как получать больничные сотрудников, в статье.

После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией.

Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета:

• Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью.
• Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя.
• Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие.
• Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия:
• Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков.
• Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме.

Утвержден перечень данных, которые требуются для проведения медико-социальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи (Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).

Шаг 2. Перераспределите обязанности

Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах». Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными.  Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

В Экстерне можно загружать, заполнять и отправлять электронные больничные в ФСС. Регионы с прямыми выплатами могут сформировать реестр на основе данных ЭЛН и отправить его в ФСС.

Зарегистрироваться

Шаг 3. Расскажите сотрудникам об изменениях

Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.

ФСС оплатит больничный, если он представлен в электронной форме, за три рабочих дня

Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:

• Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
• Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
• Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.
• Если в регионе проходит пилотный проект по прямым выплатам, ФСС оплатит больничный, представленный в электронной форме, за три рабочих дня (в бумажной форме — за 10 дней).

Татьяна Огородникова, бухгалтер «Агентство Бонус»:

— ФСС сама прислала нам письмо с приглашением стать участником системы и заключила с нами соглашение об информационном взаимодействии.

Оповещать сотрудников о возможности формировать больничные в электронном виде мы планируем в рассылках от имени директоров подразделений.

От введения электронных листков нетрудоспособности однозначно ждем только позитивных изменений в работе: например, больше не придется отправлять  сотрудника к врачу, чтобы переоформить документ из-за  ошибки. Раньше такое случалось.

Шаг 4. Получите от сотрудника номер больничного

Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.

Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».

Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия.

Шаг 5. Заполните листок в личном кабинете

По этому номеру бухгалтер находит в личном кабинете в ЕИИС «Соцстрах» больничный лист сотрудника. Полученные из листка сведения (о периоде болезни и т.д.) нужно будет использовать для расчета и учета больничного листа.

Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.

Шаг 6. Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия

Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Эти сведения ФСС будет учитывать при начислении и проверке пособия.

Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России.

В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях.

Зачетная система

Рисунок 1. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности при зачетной системе страховых взносов.

При зачетной схеме:

• Рассчитайте пособие и выплатите его работнику с ближайшей зарплатой.
• Сумму расходов, понесенных на выплату пособия, можно или зачесть в счет уплаты взносов на социальное страхование, или возместить в ФСС. Чтобы получить возмещение, необходимо подойти в отделение ФСС и предоставить заявление или справку-расчет.

Прямые выплаты

Рисунок 2. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности в регионах, где действует пилотный проект «Прямые выплаты».

При прямых выплатах:

• В своей бухгалтерской программе выполните расчет среднего заработка для пособия.
• Если пособие за первые три дня нужно оплатить за счет работодателя, рассчитайте и включите эту часть в следующую зарплату.
• Подготовьте реестр в электронном виде (если отправляете данные через интернет) или заполните заявление в ФСС от имени сотрудника (если обращаетесь в ФСС лично).
• Отправьте реестр на портал ФСС или отнесите заявление лично в отделение ФСС.
• Проследите, чтобы работник получит пособие: ФСС выплатит его банковским или почтовым переводом.

Подробнее о пилотном проекте «Прямые выплаты».

Отчитывайтесь за сотрудников через Контур.Экстерн. Загрузка данных в РСВ из СЗВ-М. Импорт данных из 2-НДФЛ 5.06. Нулевой РСВ в два счета. Бесплатно 3 месяца.

Зарегистрироваться

Преимущество электронных больничных

Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.

Меньше ошибок

При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.

Меньше злоупотреблений

Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.

Меньше работы

С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:

• передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
• учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
• проверку подлинности больничных;
• хранение и обработку архива.

Меньше места для архивов

Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности  хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.

Над материалом работали Наталья Потапкина, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия,
Елена Кулакова, эксперт системы электронной отчетности Контур.Экстерн