Задачи кадрового аудита

Как проводится кадровый аудит

Кадровый аудит на примере организации (ООО) разберем в статье далее — это поможет провести процедуру правильно.

Для наглядности приложим в тексте статьи ссылку для скачивания образца положения о проведении аудита, в котором отражен план процедуры, а также расскажем, что представляет собой кадровый аудит, кто и каким образом его проводит. Кроме того, мы подготовили пример отчета по результатам проведения проверки в одной из организаций.

Понятие кадрового аудита предприятия

Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению.

Однако из положений п. 3 ст. 1 федерального закона «Об аудиторской…» от 30.12.2008 № 307, в котором изложено понятие аудита бухгалтерской отчетности , можно сделать вывод о том, что кадровый аудит — это процедура, предполагающая независимую проверку:

• деятельности кадровой службы организации;
• правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;
• соблюдения требований охраны труда и норм трудового законодательства.

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем.

Важно отметить, что проверка кадровой документации, исходя из содержания приложения к приказу Министерства финансов Российской Федерации «Об определении…» от 09.03.2017 № 33н, не является видом аудиторских услуг.

Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры.

В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?

Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

• Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
• Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
• Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
• Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
• Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Задачи и методы кадрового аудита

Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.

Задачами кадрового аудита являются:

• Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
• Формирование эффективных кадровых методов управления.
• Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
• Сокращение кадровых затрат.
• Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:

• Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
• Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

• разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
• изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
• обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.

Информационные методы включают:

• методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
• диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
• проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

• Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
• Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
• Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
• Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.

Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

• Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
• Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

• Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
• Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.

• Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
• Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
• Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.

Проверка наличия обязательной документации

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

• трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
• инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
• положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
• график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);

Кадровый аудит

Кадровый аудит и консалтинг – деятельность профессиональных экспертов, выполняемая для улучшения результатов работы организаций.

С января 2018 года были приняты изменения в ТК РФ, регламентирующие правила проведения проверок на соблюдение трудового законодательства

Если своевременно инициировать кадровый аудит и консалтинг, работодатель обезопасит себя от проблем с контролирующими органами, избежит выплат крупных штрафов, обеспечит персоналу оптимальные условия работы и профессиональный рост.

Задайте Ваш вопрос online

Независимая экспертиза кадровых процессов становится актуальной в таких ситуациях как:

• Оптимизация порядка управления коллективом организации
• Установление нормального количества управляющих и исполняющих сотрудников
• Уменьшение временных затрат, которые требуются для решения поставленных задач и принятия решений
• Устранение лишних информационных потоков, замедляющих профессиональную деятельность работников организации
• Автоматизация некоторых бизнес-процессов, требующих оперативной обработки и управления
• Грамотная оценка способностей, личностных и профессиональных качеств персонала
• Снижение нагрузки в соответствии с возможностями и опытом работников
• Рациональное распределение обязанностей между специалистами разного профессионального профиля и квалификации
• Повышение уровня работы внутренней кадровой службы компании, где организуется эффективная деятельность с планированием всех этапов работы
• Формирование дружного, коммуникабельного коллектива и развитой корпоративной культуры
• Вовлечение сотрудников в ценности фирмы, повышение мотивации персонала
• Установление комфортного рабочего микроклимата
• Устранение и профилактика конфликтов с органами трудовой инспекции
• Приведение организации в соответствие с последними поправками в отечественное законодательство
• Сохранение деловой репутации субъекта экономических отношений, предотвращение начисления серьезных штрафов и применения других видов административных наказаний
• Эффективная подготовка к прохождению государственной проверки
• Смена руководства кадрового отдела, генерального директора юридического лица

Что такое кадровый аудит

Кадровый аудит представляет собой независимое квалифицированное исследование документации компании. Он позволяет изучить специфику работы фирмы и оптимизировать процессы делопроизводства.

Считается большой ошибкой приводить кадровые бумаги в порядок только при наличии информации о приближающейся проверке контролирующих служб.

Такой подход может:

• Приводить к серьезным проблемам с государственными органами
• Стать причиной привлечения к юридической ответственности за нарушение трудовых норм
• Руководителям организаций следует постоянно контролировать качество делопроизводства, исключая риск ошибок задолго до взаимодействия с надзорными структурами

При проведении аудиторских мероприятий важно строго придерживаться регламентированных законом правил и принципов. Необходимо учитывать положения ФЗ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ, ТК РФ, ПП РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и Постановления Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69

Аудит можно заказывать отдельно или в комплексе с операциями по кадровому консалтингу. Проводить исследование внутренней документации могут сотрудники предприятия или сторонних организаций. Исполнители из специализированных компаний имеют богатый опыт аналитической деятельности и отличное знание действующего законодательства.

Квалифицированные сотрудники самостоятельно исследуют документы организации и представляют ее руководителю детальный отчет с выявленными ошибками и рекомендациями по их устранению.

Если начальник компании принимает решение вести аудит своими силами, он издает приказ о проведении проверки. В документе отражаются цели, стадии и сроки исследования, ФИО ответственных сотрудников предприятия.

Зачем требуется кадровый аудит

Выделяют несколько целей проведения аудита кадрового потенциала:

• Подготовка компании к инспекционной проверке на предмет соблюдения предписаний миграционного, трудового, страхового, налогового, пенсионного, архивного законодательства
• Повышение уровня профессионализма специалистов кадровой службы компании
• Подготовка действенного плана, направленного на исправление допущенных нарушений
• Объективная оценка и анализ состояния кадровых документов

Виды кадрового аудита

Периодичность выполнения

Текущая

Основана на утвержденном регламенте. Выполняется в определенные промежутки времени

Оперативная

Основана на оперативном распоряжении руководящего персонала

Регулярная

Совершается периодически

Панельная

Выполняется в конкретные даты, с помощью установленных методик, в отношении определенных объектов и групп специалистов

Полнота исследования

Полная

Проверка касается всех объектов изучения

Локальная

Проводится в отношении отдельного вида трудовой документации. Аудит ориентирован на один объект или группу объектов

Методика анализа

Комплексная

Необходимо выделить и применять широкий арсенал методов

Тематическая

Подразумевает исследование всех документов по одному выделенному критерию соответствия

Выборочная

Проводится анализ статуса конкретных работников

Уровень

Стратегический

Анализ на уровне руководящего персонала

Управленческий

Исследование линейных менеджеров

Тактический

Проверка службы управления персоналом

Способ осуществления

Внешний

Привлекаются специалисты из сторонних аудиторских организаций

Внутренний

Аудитом занимаются сотрудники предприятия

Длительность аудита зависит от выбранного типа проверки и может составитьот 1 до 21 дня.

Исследованию могут подвергаться:

• Управленческие и кадровые процессы, протекающие в организации
• Элементы структуры компании
• Персонал, включая его численность, качество, достаточность и распределение. Решается вопрос присутствия достойного кадрового резерва

Этапы аудита

1. Проверка кадровых документов

Каждый работодатель имеет обязанность сформировать и следить за соответствием следующего пакета кадровых документов:

• Правила внутреннего распорядка
• График отпусков
• Инструкция по охране труда
• Положение о защите персональных данных
• Табель учета рабочего времени
• Положение об оплате труда
• Штатное расписание
• Личная карточка работника
• Трудовой договор
• Трудовая книжка сотрудника

Определенные документы должны быть разработаны работодателем при наличии соответствующих условий.

Организациям может потребоваться утверждение:

• Графика смен
• Коллективного договора
• Должностных инструкций
• Положений о премировании
• Положений о неразглашении
• Перечня должностей с ненормированным рабочим графиком
• Договора о коллективной или индивидуальной материальной ответственности
2. Экспертиза документации

Специалисты устанавливают правильность оформления бумаг, их соответствие актуальным требованиям российского законодательства.

Исследование содержания кадровых документов подразумевает проверку на такие критерии как:

• Основанность на ТК РФ и других нормативных актах
• Отсутствие признака нарушения прав работников
• Объективное описание условий труда компании
• Ознакомленность персонала с положениями
• Правильность регистрации, учета и хранения документации
• Актуальность внесенной информации
• Наличие сведений о приеме и переводах работников
• Указание всех необходимых кодов
• Нумерование, пломбирование, прошивка, подпись, скрепление документов печатью
3. Аудит программного обеспечения

Важную роль при выполнении аудита играет проверка бумаг с помощью специализированных программных продуктов. Электронные базы данные содержат унифицированные формы с актуальными сведениями.

Специалисты анализируют:

• Порядок доступа к программному обеспечению и подготовке кадровой документации
• Полномочия отдельных сотрудников, наличие допуска к персональным данным
• Варианты несанкционированного доступа или потери кадровой информации
• Целесообразность использования определенных программных продуктов
4. Оформление итогов кадрового аудита

По результатам проверки эксперт составляет отчет. Документ содержит полное описание проведенных мероприятий. Отчет о состоянии кадрового учета описывает выявленные ошибки и риски.

Экспертное заключение можно условно разделить на 2 блока:

• Данные о проверке локальных актов, приказов, графика отпусков, штатного расписания
• Сведения по делу каждого сотрудника, включая трудовые договоры, личные карточки, трудовые книжки

В результате аудиторской проверки работодателю удается объективно оценить:

• Структуру управленческого персонала
• Эффективность стиля управления
• Потребность в обучении работников
• Кадровую обеспеченность фирмы
• Социально-психологический климат на предприятии

Кадровый консалтинг

Систему мероприятий для совершенствования структуры юридического лица, улучшения корпоративной культуры называют кадровым консалтингом. Его целью является создание и внедрение действенных методик управления персоналом для повышения конкурентоспособности и прибыльности организации.

HR-консалтинг подразумевает широкий спектр задач, включающий:

• Поиск сотрудников
• Разработку программ развития
• Анализ потребностей фирмы в персонале
• Аттестацию и повышение квалификации
• Оценку результатов трудовой деятельности
• Применение мер для мотивации работников
• Коррекцию социально-психологического климата

кадрового консалтинга

Выполнение кадрового консалтинга подразумевает под собой:

• Аналитику текущего состояния и кадрового потенциала
• Проверку должностных функций
• Исследование организационно-кадровой структуры
• Изучение деятельности кадрового менеджмента
• Совершенствование управленческих технологий

При осуществлении своей профессиональной деятельности кадровые консультанты применяют следующие действенные методики:

• Коучинг. Означает обучение персонала для улучшения деловых и личностных качеств. Профессиональный тренер помогает обучающимся самостоятельно находить решения для поставленных работодателем задач
• НЛП. Психотерапевтическая техника позволяет разработать эффективную систему управления бизнесом. Нейролингвистическое программирование предлагает пути развития предприятия, основываясь на беседах и социальных исследованиях мнения сотрудников

Выделяют 2 этапа кадрового консалтинга:

• Аналитический. Включает исследование истории компании, сбор дополнительной информации о кадровых процессах, определение программы консультирования
• Программирующий. Необходим для активизации и обучения работников, создания оптимальных трудовых условий

Грамотное проведение кадрового консалтинга дает такие положительные результаты как:

• Сокращение временных затрат на подбор персонала
• Уменьшение издержек и расходов на ФОТ
• Оценка системы управления кадрами
• Улучшение психологического климата

Где заказать услуги кадрового аудита

Группа компаний «СЕРКОНС» оказывает компетентную помощь по проведению кадрового аудита и консалтинга. Мы обслуживаем компании различных организационно-правовых форм. Клиенты получают подробные отчеты с рекомендациями по устранению выявленных ошибок.