Журнал учёта рабочего времени форма журнала и графы заполнения

Форма журнала учета рабочего времени сотрудников

Что представляет собой журнал учета рабочего времени, в чем его отличие от табеля, нужен ли он на предприятии? Читайте о том, как оформить этот документ по правилам делопроизводства и как его вести. Скачайте готовый образец

Для чего нужен журнал учета рабочего времени

Когда численность трудящихся на предприятии велика и руководители подразделений не имеют возможности проконтролировать своевременное появление на рабочем месте каждого сотрудника, время их прихода и ухода фиксируется в книге учета рабочего времени. Такой журнал служит документом, на основании которого может заполняться табель, фиксирующий количество отработанных часов за сутки. 

Также он может использоваться для следующих целей:

• Фиксирование опозданий и уходов с работы раньше времени.
• Учет труда сотрудников с ненормированным рабочим днем.
• Привлечение сотрудников к сверхурочным работам.

Документ можно вести одновременно для всех вышеперечисленных случаев, либо отражать информацию по каждому отдельно.

Порядок ведения журнала учета рабочего времени

Законодательство обязывает работодателя вести учет времени, отработанного каждым работником, подразумевая под этим ведение табелей Т-13 и Т-12, которые отражают количество отработанных часов за сутки и за месяц.

Тетрадь учета рабочего времени не упоминается в законодательстве как обязательный документ, соответственно унифицированной формы у него нет, а его ведение остается на усмотрение администрации предприятия.

При самостоятельной разработке шаблона необходимо отталкиваться от того, какие цели преследуются работодателем. В нем могут быть следующие колонки:

• дата;
• ФИО и должность работника;
• структурное подразделение;
• время прихода на рабочее место;
• подпись работника при приходе;
• подпись ответственного лица;
• время ухода;
• количество отработанных часов;
• пометка об отклонении от графика работы (опоздание, задержка по уважительным причинам, сверхурочная работа);
• подпись работника при уходе;
• подпись ответственного лица.

Данный список не является ни исчерпывающим, ни обязательным, все зависит от желания работодателя. Необходимо соблюсти следующие условия:

При соблюдении этих правил книга учета рабочего времени будет иметь силу законного документа при возникновении разногласий в суде.

Как не дать работнику выиграть спор, даже если компания нарушила закон

Оформление журнала учета рабочего времени

Книга оформляется следующим образом:

Помимо этого на титульном листе надо указать следующие сведения:

• Полное наименование организации, если тетрадь ведется отдельно для каждого структурного подразделения, то добавляют его наименование.
• Дата начала ведения.
• Дата последней записи.
• ФИО и должность ответственного за ведение документа.

Если нельзя выделить одного ответственного, например, записи ведет дежурный охранник, то можно указать только должность.

Когда необязательный журнал регистрации упростит вам работу и спасет от штрафа

Как учитывать рабочее время

Есть несколько способов ведения учета:

• Вручную.
• Заполнение отдельных бланков на компьютере, а по окончании отчетного периода, распечатывание и формирование документа.
• Ведение учета с помощью специальных программ, контролирующих время прихода и ухода сотрудников.

Электронный журнал учета рабочего времени позволяет не вести бумажную версию, поскольку все данные хранятся в памяти программы и в любой момент можно сделать распечатку по отдельной дате, либо отдельному работнику.

Как вести электронный табель

Книгу можно заполнять двумя способами:

1. Все строки полностью заполняет работник, ответственный за ведение, а сотрудник только расписывается в том, что запись достоверна;
2. Строку заполняет каждый работник, а контролер только заверяет запись своей подписью.

В любом случае придерживайтесь следующих правил:

• Все записи следует вести только ручкой.
• Они должны быть разборчиво написаны.
• Если возникает необходимость правки, то лучше не пользоваться корректором, а зачеркнуть неправильную надпись одной чертой, а сверху проставить правильную информацию.
• Не должно оставаться пустых строк между записями, в крайнем случае, их нужно заполнить длинным прочерком.

Все эти нюансы могут сыграть свою роль при проведении проверки, либо при возникновении разногласий о достоверности записанных сведений.

Скачать образец >>>

Кто должен вести 

Ответственный за ведение книги учета рабочего времени назначается руководителем. Если на всех работников ведется один журнал, то, как правило, его заполняет вахтер или охранник на входе.

Также можно вести отдельный учет на каждом структурном подразделении, тогда заводится несколько книг, а ответственность за их заполнение возлагают на руководителей или назначают определенных сотрудников.

Если организация небольшая, то ведение может быть поручено кадровику или секретарю, а всем сотрудникам вменено в обязанность приходить к ним для отметки.

Плюсы и минусы

К плюсам можно отнести:

• Точность сведений.
• Возможность фиксирования всех опозданий.
• Возможность отследить сверхурочные работы и количество переработок.
• Мотивация работников не нарушать распорядок рабочего дня.

Но при этом существует и несколько минусов:

• Необходимо выделять ответственного сотрудника.
• Высокая стоимость специальных программ.
• Для того чтобы иметь возможность отразить в табеле каждое опоздание, необходимо иметь в дополнение к данным книги, как минимум, объяснительную от сотрудника.
• Не всегда есть возможность точно отразить причину задержки работника (отпросился, задержался по рабочим причинам, нахождение на больничном).

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1097368-jurnal-ucheta-rabochego-vremeni-sotrudnikov

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета рабочего времени позволяет осуществить контроль над рабочей дисциплиной трудящихся на производстве. Каждый сотрудник обязан выполнять соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

Иногда в жизни сотрудников бывают случаи, когда им необходимо отлучиться в рабочее время. В таких ситуациях отсутствие не будет воспринято как прогул, если трудящийся своевременно поставил в известность начальника звена и об этом внесена соответствующая запись в журнал учета рабочего времени.

Все эти обстоятельства объясняют основное назначение книги: в нее вносят записи для определения фактически отработанного времени по каждому сотруднику предприятия.

Что это за журнал?

Тетрадь, в которой регистрируется время прибытия и ухода трудящихся, называется журналом учета рабочего времени.

Скачать бланк Журнала учета рабочего времени на предприятии.

Образец Журнала учета рабочего времени сотрудников

Такая форма, как журнал, широко используется кадровыми отделами компаниями. Кадровые сотрудники занимаются ведением этих журналов:

• регистрации заявлений;
• учета сотрудников, отправленных в командировки;
• регистрации ЧП на производстве.

Журналы могут использоваться для учета сверхурочной работы, отгулов, отпускных дней, которые не были использованы сотрудниками. Они могут вестись по унифицированной или по свободной форме.

Унифицированная форма предполагает, что документ должен вестись в строгом соответствии с образцом, установленным законом. Она утверждена для книг учета трудовых книжек, приходно-расходных книг.

Как правило, для составления книги используется таблица. В ней указываются эти данные:

• Название документа.
• Название компании.
• Дата начала и завершения ведения.
• Регистрационный номер.
• Информация о сотруднике, который регистрирует журнал.

ВАЖНО! Даже если компания самостоятельно устанавливает форму журнала, в нем все равно должны быть обязательные реквизиты.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ фирма-работодатель обязана вести учет времени фактического выполнения сотрудниками трудовых функций. Однако законодатель не регламентирует, каким конкретно образом работодатели должны исполнять соответствующее обязательство.

До 2013 года российские фирмы должны были задействовать в своей работе унифицированные формы учета рабочего времени — в частности, те, что утверждены Госкомстатом в постановлении от 05.01.2004 № 1.

Речь идет о форме Т-12, предназначенной для ручного ввода данных о посещении сотрудниками места работы, а также Т-13, которая адаптирована для фиксации сведений с помощью компьютерных систем учета явки работников.

Более простой с технической точки зрения способ учета рабочего времени — при использовании формы Т-12, так как ее заполнение не предполагает задействования компьютерных систем учета посещений работников.

Журнал учета рабочего времени по форме Т-12: особенности заполнения

Форма Т-12, как одна из самых востребованных при ведении учета рабочего времени, может использоваться также и как документ, в котором исчисляются суммы по зарплате сотрудников. Поэтому на практике участвовать в заполнении формы Т-12 могут не только специалисты кадровой службы, но также и бухгалтеры.

Специалисты кадровой службы чаще всего отвечают за заполнение граф с 1 по 17, а также с 35 по 55. Бухгалтеры — за работу с графами с 18 по 34.

Ключевые с точки зрения учета рабочего времени — графы с 4 по 6. В них указываются 2 типа сведений:

• буквенный либо цифровой код, который отражает явку сотрудника на работу или неявку по конкретной причине;
• количество часов, которые сотрудник провел на работе.

Если сотрудник был в отпуске, командировке или имел иной статус, предполагающий его отсутствие на работе весь день, то второй тип данных в графах 4–6 не указывается.

Форма Т-12 должна быть заверена:

• сотрудником, ответственным за ее заполнение;
• руководителем структурного подразделения фирмы, где работают те сотрудники, учет посещений которых фиксируется в журнале;
• работником кадровой службы компании.

Справка

Порядок ведения журнала учета рабочего времени сотрудников следует закрепить в Правилах внутреннего распорядка, а именно указать:

1. какие данные подлежат учету
2. кто из сотрудников ведет учет, и какие полномочия он имеет в этой связи
3. когда заполняется журнал и на основании каких данных (ежедневно/еженедельно).

Руководитель организации должен своим распоряжением назначить сотрудника, ответственного за ведение журнала, а также указать работников, которые будут исполнять эти обязанности на время его отсутствия. Список ответственных лиц должен быть указан в журнале учета рабочего времени образец

Как заполнять журнал{q} Если в организации небольшой штат, то обычно ответственный за ведение журнала работник лично фиксирует время прихода и ухода каждого сотрудника. При большом количестве персонала сделать это не представляется возможным, поэтому для заполнения журнала можно использовать метод самостоятельной регистрации работников.

Другой метод – ежедневное заполнение листов журнала руководителем подразделения, или отдела по своим подчиненным. В конце отчетного периода (неделя или месяц) руководители сдают листы ответственному за ведение журнала и тот подшивает их в регистрационную книгу.

Журнал учета рабочего времени

Вопрос учета рабочего времени является важным на любом предприятии. Для того чтобы сотрудники показывали максимально высокие результаты в собственной профессиональной деятельности, руководитель организации должен грамотно организовать рабочий процесс.

Отдельно следует упомянуть и о самом значении понятия «Рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится ровно 40 часов – 5 дней по 8 часов.

Именно по этой схеме работает большинство современных учреждений и некоторые предприятия.

В данный период времени сотрудник обязан выполнять свои профессиональные функции, которые были возложены на него положениями должностной инструкции, а также иными внутренними документами конкретной компании.

Далее, на основании отработанного времени, происходит начисление заработной платы служащему.

Те часы, которые, в свою очередь, были отработаны сверх установленной нормы, должны быть оплачены работодателем в соответствии с двойным тарифом.

Если же, наоборот, сотрудник несколько не доработает установленную норму, в полномочия работодателя будет входить уменьшение текущего размера заработка служащего.

Из всего вышесказанного можно сделать выводы о том, что все вопросы, касаемо рабочего времени, должны быть внимательно и точно зафиксированы на каждом конкретном предприятии. Именно для этого работодателем могут быть использованы различные вспомогательные методы. Одним из таких методов является постоянное ведение журнала учета рабочего времени.

Он представляет собой особый документ, который выполняет сразу несколько важных функций:

1. Решение задачи относительно контроля над учетом рабочего времени в организации. Как уже было сказано выше, именно надлежащий контроль по данному вопросу способен обеспечить эффективное функционирование предприятия и действительно грамотное исполнение сотрудниками их профессиональных обязательств.
2. Помощь в решении такого вопроса, как грамотное начисление служащим их регулярного заработка. Размер заработной платы подчиненного напрямую будет зависеть от количества отработанного им времени за определенный период. Следовательно, точный учет такого времени обеспечит правильное начисление денежных сумм. Это будет особенно важным в том случае, если в какой-либо период у сотрудника происходили определенные изменения в количестве отработанных часов. Сюда можно отнести, например, пребывание служащего на больничном, оформление им отпуска за свой счет и т.д.
3. Является дополнительным средством для руководства в вопросе надлежащей организации дисциплины на предприятии. Уровень дисциплины действительно может существенно возрасти в том случае, если служащие будут понимать, что любые нарушения установленных правил фиксируются работодателем в официальном порядке.

Образец журнала учета рабочего времени

Обязательная форма журнала учета рабочего времени не была закреплена в действующих законодательных нормах. Это означает, что каждый работодатель вправе создать собственный журнал. Для разработки и утверждения своей формы можно посмотреть некоторые примеры и изучить их.

Начинать создание данного документа нужно с оформления его титульного листа. Здесь работодателем должны быть указаны следующие важные сведения:

1. Полное наименование компании в соответствии с данными из ее Устава.
2. Дата открытия журнала. Как только он будет закончен, рядом проставляется и дата его окончания.
3. ФИО и должность сотрудника, который был назначен ответственным лицом в отношении постоянного ведения данного журнала.
4. Ссылка на индекс данного журнала, если в организации существует своя номенклатура дел.

Что же касается последующего заполнения основной части журнала, ее оформление лучше всего осуществлять в виде создания специальной таблицы. В нее могут быть включены следующие столбцы:

1. «Порядковый номер записи». В данный документ все записи должны вноситься в строго определенной последовательности.
2. «ФИО и должность сотрудника». Здесь указываются данные о конкретном служащем.
3. «Дата». Здесь проставляется текущая дата, в отношении которой и будет размещена вся последующая информация.
4. «Время прихода». Здесь отмечается точное время, в которое служащий появился на своем рабочем месте.
5. «Время ухода». Здесь проставляется время покидания сотрудником организации.
6. «Опоздание». Заполнение данной графы происходит только в том случае, если сотрудник нарушил установленное время прихода на свое рабочее место.
7. «Прогул». Данная графа заполняется только в том случае, если служащий отсутствовал на своем рабочем месте в течение 4 часов подряд либо более.
8. «Количество общего времени работы (без обеда)». Здесь проставляется точное количество часов и минус, которые были отработаны служащим за определенный день.
9. «Подпись». Данная графа в обязательном порядке должна присутствовать в каждом журнале учета рабочего времени. Дело в том, что с внесенной записью всегда должен быть ознакомлен и сам сотрудник. Факт ознакомления, в свою очередь, и должен быть подтвержден простановкой им личной подписи в положенном месте.

Форма журнала учета рабочего времени

Как уже было сказано выше, обязательной формы журнала учета рабочего времени действующими нормами установлено не было. Собственная форма может быть разработана абсолютно каждым работодателем. Однако здесь уполномоченным лицом должны быть учтены некоторые важные нюансы:

1. Все графы, присутствующие в журнале, должны иметь прямое отношение к вопросу учета рабочего времени в организации. Это означает, что в данный документ не должна быть включена лишняя информация, которая не обладает никаким особым уровнем значимости.
2. Точное наименование и количество граф напрямую может зависеть от конкретного вида деятельности организации, а также от иных дополнительных факторов. Например, работодатель вправе включить в журнал дополнительную графу о том, покидал ли сотрудник свое рабочее место в течение смены. Данный вопрос может быть особенно важным для таких предприятий, на которых сотрудник должен постоянно находиться за используемым оборудованием.
3. Вне зависимости от количества граф, здесь обязательно должна присутствовать одна важнейшая графа, а именно – место для личной подписи сотрудника. Каждый работник обязательно должен быть ознакомлен с информацией, которая была внесена в журнал учета рабочего времени напротив его фамилии. В противном случае внесенная запись без подписи не будет обладать полноценной правовой силой.

В большинстве случаев заполнением такого журнала занимается не сам руководитель предприятия, а иной ответственный специалист. Очень часто такие обязательства возлагаются на сотрудника отдела кадров.

Это вполне объяснимо, ведь в полномочия данного специалиста входит осуществление постоянного контроля над работой всего коллектива, над выполнением служащими установленных дисциплинарных правил и т.д.

Заполнение журнала учета рабочего времени

Как только форма журнала учета рабочего времени будет установлена и официально утверждена внутри организации, ответственный специалист сможет приступить к заполнению данного документа. Во время осуществления этой процедуры служащему следует руководствоваться следующими основными правилами:

1. Заполнение журнала необходимо осуществлять по порядку. Сначала указывается номер вносимой записи.
2. Далее в журнал включаются сведения относительно самого сотрудника, в отношении которого и вносится соответствующая запись. Здесь обязательно нужно указать ФИО подчиненного, а также наименование его должности. При необходимости, например, если штат предприятия очень большой, сюда можно включить сведения и относительно структурного подразделения, к которому прикреплен служащий.
3. Далее заполняется информация относительно рабочего периода. Прежде всего, в документ обязательно нужно внести сведения о времени появления служащего на его рабочем месте. Эта информация является очень важной, так как по ней работодатель сможет сформировать четкие представления об опоздании служащего. Далее указывается и время ухода сотрудника домой.
4. И, наконец, заключительным этапом становится ознакомление самого служащего с записью, которая была внесена в журнал. Если у него не имеется никаких возражений относительно содержания такой записи – он обязательно должен поставить свою личную подпись в соответствующей графе.

Журнал учета ненормированного рабочего времени

Иногда в современной практике можно встретить и такие случаи, при которых служащие исполняют свои профессиональные обязательства не в соответствии с установленным графиком, а по ненормированному рабочему времени. В данном случае обеспечить надлежащий учет такого времени работодателю бывает достаточно сложно. Свою пользу здесь также сможет привнести ведение журнала учета.

Положения трудового законодательства не содержат в себе прямых указаний на особенности или правила ведения журнала учета ненормированного рабочего времени. Это означает, что здесь каждый руководитель сам будет вправе принять решение о том, в какой именно форме вести подобный журнал.

Например, это можно делать с помощью ведения такого документа, как табель учета рабочего времени. Как известно, именно туда помещается вся важная информация относительно точного количества часов, которые были отработаны сотрудником на протяжении одной смены.

При желании для осуществления учета ненормированного времени работы руководитель может разработать и утвердить собственные виды документов. Главное, чтобы они были закреплены в конкретной организации в официальном порядке.

Приказ об утверждении журнала учета рабочего времени

Вне зависимости от того, какая именно форма журнала учета рабочего времени будет составлена работодателем, для использования этой формы ее необходимо будет утвердить в официальном порядке. Для этого уполномоченным лицом составляется письменное распоряжение. В нем должны быть указаны следующие сведения:

1. Номер приказа в соответствии с внутренним порядком исчисления.
2. Основные сведения о том, по какому именно поводу руководителем было составлено данное распоряжение. Примерный текст может звучать следующим образом: «Об утверждении журнала рабочего времени».
3. Данные о сотруднике, который будет назначен ответственным лицом за ведение журнала. Здесь нужно указать ФИО подчиненного, а также наименование его должности и структурного подразделения, в котором он трудится, например: «Специалист кадрового отдела Маркина Е.В.».

После создания такого приказа с его содержанием должен быть ознакомлен и сам специалист, который был назначен ответственным лицом за ведение журнала. В самом конце документа ему необходимо будет поставить свою личную подпись, в случае отсутствия каких-либо возражений.

Итоги

Таким образом, процедура создания журнала учета рабочего времени будет включать в себя следующие этапы:

1. Сначала уполномоченному лицу необходимо будет разработать собственную форму журнала. Образец такого документа всегда нужно найти в интернете. При желании существующую форму можно будет дополнить различными графами.
2. Далее созданную форму приказа необходимо будет утвердить в официальном порядке. Для этого руководителем предприятия создается письменное распоряжение об утверждении.
3. И, наконец, заключительным этапом в данной процедуре станет официальное назначение лица, ответственного за последующее заполнение этого журнала. В большинстве случаев подобные обязательства возлагаются на кадровых сотрудников. Для того чтобы процедура возложения проходила в официальном порядке, в вышеуказанном приказе обязательно отмечается сотрудник, который и станет ответственным лицом. Здесь включаются сведения относительно его ФИО, занимаемой должности и т.д.

Приказ о журнале учета рабочего времени

Журнал составляется за месяц в одном экземпляре по всем работникам. Составляет его уполномоченное на это лицо — например, менеджер по персоналу. Если обязанность не была прописана у ответственного сотрудника в трудовом договоре, то назначить ответственного сотрудника по ведению журнала по учету рабочего времени можно отдельным приказом. Кроме того, табель должен быть подписан:

• руководителем компании или структурного подразделения организации;
• работником отдела кадров или иным уполномоченным должностным лицом.

Требования к оформлению

В зависимости от того, какие формы для учета вы решите использовать, вы либо определите порядок их заполнения самостоятельно, либо будете руководствоваться указаниями по заполнению, разработанные Госкомстатом России.

Тема учета рабочего времени в организации очень важна. Если вы решите использовать унифицированные формы, журнал необходимо составить по форме:

• табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (унифицированная форма № Т 12);
• или табель учета рабочего времени (унифицированная форма № Т 13).

Работодатель должен самостоятельно выбрать, с использованием какой формы он будет вести учет рабочего времени. Унифицированные формы № Т-12 и № Т-13 применяются:

• для учета времени, которое фактически отработал каждый работник компании;
• для соблюдения дисциплины — контроля режима рабочего времени, установленного в компании;
• для получения достоверных данных об отработанном сотрудниками времени;
• для точного и достоверного расчета оплаты труда;
• для составления статистической отчетности по труду.

Порядок заполнения журнала

Унифицированная форма Т12 является востребованной формой при ведении учета рабочего времени. Данную форму можно использовать также, как документ для исчисления зарплаты сотрудников. Указания по заполнению и применению журнала по учету рабочего времени по форме № Т 12 утверждены постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Журнал учета рабочего времени по форме № Т-12 состоит из 2 разделов:

• раздел 1 «Учет рабочего времени»;
• раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда».

Если работодатель раздельно ведет учет рабочего времени и расчет по оплате труда, то он может не заполнять 2 раздел. При этом раздел 1 будет применяться, как самостоятельный документ.

Вы должны подписать документ в последний день месяца, за который он составляется. Если этот день выпадет на выходной, то подписать можно в первый рабочий день после выходного. После того, как документ составлен и подписан, он передается в бухгалтерию.

Унифицированная форма Т-12. Образец заполнения

Можно ли скачать программу для учета рабочего времени сотрудников и упростить заполнение журнала? Да, журнал учета рабочего времени можно вести в специальной кадровой программе или в Exсel, а затем скачать таблицу учета рабочего времени, распечатать и подписать.

Учет рабочего времени при ненормированном рабочем дне

Человеко-дни и человеко-часы являются основными единицами учета рабочего времени. Кроме того, существуют и более крупные единицы учета рабочего времени: человеко-месяц и человеко-год. Нормальная продолжительность трудовой недели, согласно Трудовому законодательству, составляет 40 часов.

Для учета рабочего времени при ненормированном рабочем дне существуют следующие способы:

• учитывать время работы за пределами нормальной (40 часов) продолжительности рабочего дня непосредственно в журнале учета рабочего времени;
• вести отдельный документ для учета времени по работникам, которые в режиме ненормированного рабочего дня исполняют обязанности: отмечать в нем отработанное работником время, в том числе в режиме ненормированного рабочего дня.

Часы, отработанные при ненормированном дне более нормальной продолжительности, можно отмечать непосредственно в журнале учета рабочего времени. Но при этом необходимо иметь подтверждение, что они не являются отработанными сверхурочно и не подлежат оплате. В частности, подтверждением может служить приказ о привлечении работника к работе в режиме ненормированного рабочего дня.

Скачать бланк унифицированной формы Т 12

Законодательное регулирование ведения данного документа

Требования об специальном учете рабочих часов, во время которых работник выполняет свою трудовую повинность, изложены в ТК РФ. Статья 91 обязывает управленцев организаций вести фиксацию времени, которое отрабатывает каждый сотрудник. Затем часы работы переносят и суммируют в табеле для дальнейшего использования и начисления зарплаты.

Четко сформулированного обязательства о ведении журнала учета в законодательстве нет. Но его наличие и использование в ходе деятельности компаний упрощает учет и улучшает качество трудовых резервов.

Для соблюдения трудовой дисциплины трудящимся необходимо выполнять такие обязательства:

• прибыть на рабочее место в точно установленный срок к началу трудовой смены;
• в полной мере использовать отведенную в графике продолжительность рабочего периода на выполнение своих должностных обязанностей.

При этом наниматель должен обеспечить следующее:

• предпринять действия к созданию условий для максимально эффективного использования рабочего времени.

Во время выполнения трудовых обязанностей во время рабочей смены категорически запрещено отвлекать или освобождать труженика от производственного процесса по неуважительным причинам.

Нанимателю необходимо организовать строгое фиксирование времени явки трудящихся на работу и сроков, когда они покидают предприятие.

При этом, прежде, чем приступить к выполнению обязанностей, каждый сотрудник должен зарегистрировать момент прихода на работу, а по окончании трудового дня время ухода.

Эти данные выписываются в специальные табеля использования рабочего времени определенной формы, специальных годовых табельных карточках, прочих документах.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

• для регистрации ИП
• регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

• Ведение бухгалтерии для ИП
• Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

В какой форме составляется?

Предприятия в РФ используют 3 типа учета рабочего времени:

1. Ежедневная фиксация прибытия и убытия сотрудников. Это традиционный метод учета, при котором трудящиеся приходят на работу каждый день с одинаковым количеством рабочих часов. Страницы журнала нужно заполнять ежедневно по-отдельности для членов трудового коллектива.
2. Еженедельный учет. Этот способ адаптирован под случаи, когда сотрудники не принимают ежедневного участия в производственной деятельности, но в течение недели выполняют норму, указанную в договоре. Информация о рабочем времени в журнал заноситься по окончании каждой недели.
3. Суммированный учет. Отличный метод ведения периода работы при гибком графике выходов. Его считают оптимальным для учреждений с безостановочным производством. Данные по учету рабочего времени вносят по окончании месяца.

Наиболее удобную форму журнала для своей организации подбирает руководство, основываясь на видах работы, графике выходов и продолжительности смены.

Как правильно вести учет суммированного рабочего времени сотрудников, рассказано в следующем видео уроке:

Издание приказа о введении журнала рабочего времени

На небольших предприятиях наниматель может сам заполнять журнал учета рабочего времени. Но возможен и вариант назначения ответственного лица, контролирующего регистрацию времени работы трудящихся. Такую обязанность могут вменить в должностной инструкции или по приказу руководителя.

Лицо, ответственное за регистрацию рабочего времени в данном журнале, выполняет следующие должностные обязанности:

1. контролирует фактическое время присутствия сотрудников на рабочем месте;
2. заносит данные в книгу учета;
3. своевременно предоставляет заполненный журнал для расчетов и проверок.

Сотрудник, которому поручено ведение журнала учета рабочего времени, несет полную ответственность за корректное отражение данных.

Ответственность за ведение

Ответственное лицо при невыполнении поручения или из-за выявленного нарушении порядка ведения журнала несет административное наказание, которое может быть наложено Федеральной инспекцией труда.

В обязанности сотрудника входит контроль регистрационных записей в книге и передача реестра для текущих проверок.

Порядок заполнения

Наемный труженик при подписании трудового договора обязуется выполнять возложенные производством обязанности в течение определенного рабочего времени. Работодатель со своей стороны обязывается оплачивать ему зарплату за выполнение трудовой повинности.

При этом для определения размера вознаграждений за труд требуется знать, сколько времени фактически отработал трудящийся.

Информация в журнале должна отражаться предельно кратко. Обязательному заполнению подлежит:

• порядковый номер записи;
• ФИО наемного трудящегося;
• дата внесения данных;
• час появления работника на производстве;
• время ухода.

Помимо этих пунктов в отдельных ячейках указывают:

• конкретное место, куда ушел сослуживец;
• суммарное количество часов присутствия труженика на рабочем месте за конкретный отрезок времени.

Последняя графа отводиться для подписи лица, ответственного за регистрацию записей в журнале.

Исправление ошибок

Журнал ведут аккуратно. Нужно избегать наличия в нем зачисток, ошибок и исправлений. Но если допущена существенная ошибка, то неправильную запись вычеркивают и ставят подпись ответственного лица за ведение журнала.

Сведения необходимо продублировать и внести достоверную информацию.

Сроки хранения

В положениях статьи 586 Перечня типовых управленческих архивных документов указано, что заполненные журналы учета рабочего времени, табели, графики должны быть заархивированы на предприятии на 5 лет.

Но в тех организациях, где условия труда рабочих являются вредными, тяжелыми, или опасными, срок хранения перечисленных документов продлевается до 75 лет.

Нюансы ведения и заполнения журнала ненормированного рабочего времени, переработки и командировок

Если на предприятии сотрудники ездят в командировки или работают в неурочное время, то с целью учета допускается добавление нужных граф. Например, это может быть поле для заполнения данных при сверхурочных работах или о причинах опоздания на работу.

Преимущество использования данного документа для учета трудовых часов очевидно. У тех, кто контролирует сотрудников и вносит информацию о фактическом рабочем времени, не происходит превышение трудовых норм и улучшается дисциплина штата, что положительно отражается на производительности труда и, как следствие, увеличении прибыли и успешной деятельности компании.

О том, как создать Табель учета рабочего времени в 1С, рассказано в данном видеоролике: