Объяснительная в налоговую по чеку коррекции

Чеки коррекции

Что делать при излишках или недостатке наличных

12 декабря 2019

Чеки коррекции компенсируют нехватку или излишек денег в кассе. Их проводят в случае ошибок и форс-мажоров:

— Когда кассир допустил ошибку: указал неверную сумму в чеке или выбрал оплату наличными вместо карты;

— Когда продажи не записались в кассу из-за отключения электричества, поломки кассы или фискального накопителя.

Если не проводить коррекцию сумм или игнорировать предписания налоговой, можно получить штраф от тысячи до миллиона рублей. А при повторных нарушениях — приостановку деятельности до трех месяцев.

Налоговая не выпишет штраф, если предприятие самостоятельно обнаружило ошибку и сообщило об этом. Для этого и нужны чеки коррекции.

Светлана Катлеева

Важно знать

1. От формата фискальных данных зависит, когда необходимо использовать чек коррекции:

Для формата 1.1 коррекцию используют в любой ситуации: разнице денег в приложении и денежном ящике, сбоях в работе или ошибке кассира;

Для формата 1.05 чеки коррекции используют только при форс-мажорах: когда касса сломалась или отключили свет. В остальных случаях разницу исправляют операцией «Возврат».

Узнать формат фискальных данных вашего накопителя можно из чека открытия смены или в личном кабинете ОФД.

2. Чеки коррекции проводят отдельно по каждой ошибке кассира. Если обнаружили несколько чеков с неправильной суммой или типом оплаты, для каждого случая потребуется своя служебная записка и чек коррекции.

3. Если произошел массовый или технический сбой, нужно провести один чек коррекции на всю разницу. То есть на всю сумму, которая накопилась с момента поломки кассы и до начала ее работы.

4. При коррекции выбирайте тот тип оплаты, по которому нашли разницу. Если разница в наличных деньгах, в чеке коррекции укажите наличные, если безналичных — безналичные, если аванса — то аванс.

5. Чек коррекции можно провести в любой день после выявления ошибки в расчетах. Неважно, когда случилась разница сумм — день или неделю назад; нашли вы ее сами или налоговая. В любом случае нужно провести коррекцию расхода или прихода.

6. Скорректировать суммы можно на любой кассе, которая принадлежит вашей организации. Если касса сломалась, коррекцию можно провести на другой рабочей кассе, пока первая в ремонте.

7. Чеки коррекции нужно передать в налоговую вместе со служебной запиской: лично или заказным письмом.

Как составить служебную записку

Чтобы не получить штраф за разницу сумм, зафиксируйте ошибку документально и сообщите об этом в налоговую. Для этого:

Составьте служебную записку в свободной форме. На основании этого документа вы корректируете суммы на кассе.

Присвойте документу номер, а также укажите дату и время, когда его составили. Эта информация понадобится при проведении чека коррекции.

Подробно опишите ошибку для налоговой и укажите необходимую информацию: дату ошибки и номер смены, название модели и заводской номер кассы, заводской номер ФН, фискальный признак ошибочного чека (ФП):

После служебной записки проведите коррекцию прихода или расхода — в зависимости от ситуации.

Используйте коррекцию прихода, когда в отчетах за смену денег меньше, чем на самом деле.
Используйте коррекцию расхода, когда денег в отчетах больше, чем на самом деле.

Войдите в приложение «МодульКасса».

Откройте меню > Текущая смена > Вкладка «Чеки коррекции».

Нажмите три точки в нижнем углу экрана > Выберите «Коррекция прихода» или «Коррекция расхода»:

Заполните информацию о чеке коррекции:

;

Основание коррекции;«Самостоятельная» — нашли и исправили ошибку самостоятельно.«По предписанию» — налоговая обнаружила нарушение и отправила предписание.Наименования документа;«Служебная записка» — если нарушение обнаружили вы.

«Предписание ФНС» — если нарушение обнаружила налоговая.Номер документа;Порядковый номер служебной записки или предписания от налоговой.Дата документа;Дата, когда вы составили служебную записку или дата в предписании налоговой.Система налогообложения;Выберите ту систему налогообложения, по которой продаете товары.

;Если работаете с двумя системами налогообложения и произошел массовый сбой, посчитайте суммы по каждой налоговой системе, затем проведите отдельно два чека коррекции. Например, чек коррекции для упрощенки и для вмененки.Ставка НДС;Укажите правильную ставку НДС для товара.

;Если работаете с двумя ставками НДС, посчитайте сумму товаров по каждой ставке, затем проведите отдельно два чека коррекции.Тип оплаты;Выберите тип оплаты недостающего чека: наличными, картой или авансом.;Если принимали оплату разными способами, посчитайте суммы по каждому типу и проведите чеки коррекции для каждого.

Сумма коррекции;Укажите ту разницу, которой не хватает или в избытке по кассовому отчету.

Нажмите кнопку «Добавить чек коррекции».

Дождитесь печати чека и приложите его к служебной записке.

Отправьте служебную записку и чек коррекции заказным письмом в налоговую или отнесите документы лично. Не забудьте распечатать для себя копию.

Готово! Коррекция чека завершена.

Кассир продал товар, но не оформил чек на кассе и не выдал его покупателю. Как исправить ошибку?

В такой ситуации потребуется сотрудник, допустивший ошибку, и старший сотрудник.

Потребуйте от кассира объяснительную, в которой подробно будет написано, почему так случилось. На основании этой объяснительной составьте служебную записку от имени руководителя.

Сформируйте коррекцию прихода. В основаниях коррекции укажите «самостоятельное», номер служебной записки и недостающую сумму.

Приложите к служебной записке чек коррекции и отправьте их в налоговую заказным письмом или лично в офис.

Если обнаружили больше одного пропущенного чека, напишите служебную записку и сформируйте чеки коррекции для каждого случая.

Кассир случайно провел два одинаковых чека для одной операции. Что делать?

Все зависит от формата фискальных данных:

Для формата 1.05

• Если лишний чек продажи — проведите возврат одного из чеков с полной суммо
• Если лишний чек возврата — проведите чек продажи на такую же сумму.

Для формата 1.1

• Если лишний чек продажи — создайте чек коррекции расхода на сумму лишнего чека.
• Если лишний чек возврата — создайте чек коррекции прихода на сумму лишнего чека.

Не забудьте указать фискальный признак лишнего чека в служебной записке для налоговой.

В личном кабинете неверно указали ставку ндс: вместо ставки 10% указали 20%. кассир не заметил ошибку во время продажи. что делать?

Все зависит от формата фискальных данных. Если касса работает с форматом 1.05 — просто сделайте возврат по чеку, если с 1.1. — два чека коррекции.

Для формата 1.05

• Проведите возврат неправильного чека с полной суммой.
• В личном кабинете поменяйте ставку НДС и обновите справочник товаров.
• Пробейте на кассе чек продажи с правильной ставкой НДС 10%.

Для формата 1.1

• Создайте чек коррекции расхода с ошибочной ставкой НДС 20% на всю сумму неправильного чека.
• Потом создайте чек коррекции прихода с правильной ставкой 10% на всю сумму чека.

В личном кабинете неверно указали цену и ставку ндс, когда заносили новые товары в базу. кассир вместо чека на сумму 2000 рублей и ставкой 10% провел чек на сумму 200 рублей и ставкой 20%. как исправить ошибку?

Все зависит от того, с каким форматом фискальных данных работает ваша касса. Если вы работаете с форматом 1.05 — просто сделайте возврат по чеку, если с 1.1. — два чека коррекции.

Для формата 1.05

• Проведите возврат неправильного чека с полной суммой.
• В личном кабинете поменяйте цену товара и ставку НДС, затем обновите справочник товаров.
• Пробейте на кассе чек продажи с правильной суммой 2000 рублей и ставкой НДС 10%

Для формата 1.1

• Создайте чек коррекции расхода с ошибочной суммой 200 рублей и ставкой НДС 20%.
• Потом создайте чек коррекции прихода с правильной суммой 2000 рублей и ставкой 10%.

0

0

Ошибка в чеке | Чек коррекции

24 августа 2018

ФНС разъяснила, как действовать, если пользователь ККТ не применил кассу или применил ее, но с ошибкой. Узнайте, когда вам необходим чек коррекции, а когда можно исправить ошибку чеком на возврат. Все зависит от версии от формата фискальных данных (ФФД), по которому касса формирует чеки (1.0, 1.05 или 1.1).

1. Узнайте, какой ФФД применяется на вашей кассе. Для этого в личном кабинете ОФД перейдите в раздел «Кассы» и нажмите на ссылку «Список касс в xls». Откроется таблица с данными ККТ: в столбце «ФФД» указана версия формата, по которому касса формирует документы.
2. Если при расчете вы не применили ККТ — сформируйте чек коррекции (формат ФФД не важен).
3. Если в чеке есть ошибка:
   • для ФФД 1.0 и 1.05 — сделайте простой чек, но с «обратным» признаком расчета (согласно методическим рекомендациям ФНС). Т.е. при исправлении чека на «Приход» нужно сделать чек «Возврат прихода» и т.д. Это исключение продлится, пока не начнет действовать ФФД 1.1 — тогда для касс с ФФД 1.0 и 1.05 также нужно будет формировать чек коррекции.
   • для ФФД 1.1 — исправьте ошибочный чек чеком коррекции.

Чек коррекции позволяет избежать штрафа за неприменение ККТ или применение ККТ с ошибками. Обратите внимание, что формировать чек коррекции разрешается на любой кассе, а не обязательно на той, где был совершен некорректный расчет или которая не была применена.

А теперь разберем подробнее алгоритмы действий в той или иной ситуации.

Версия ФФД 1.0 или 1.05

В этом случае вам следует поступить так:

1. Составьте акт в произвольной форме, где перечислите каждый расчет, произведенный без ККТ, там же надо указать дату, наименование товара, его цену, количество и стоимость, а также причину, по которой касса не была применена. Присвойте акту номер и дату.
2. Сформируйте чек коррекции:
   • укажите признак расчета «Приход», если кассу не применили при приеме денежных средств, или «Расход», если кассу не применили во время выплаты средств (например, при приеме металлолома);
   • укажите основание для коррекции:
     • «самостоятельная операция», если ошибку обнаружили сами, или «по предписанию», если ошибку раньше вас обнаружила ФНС и обязала ее исправить;
     • номер документа-основания для коррекции (то есть номер акта или предписания ФНС);
     • дату документа-основания для коррекции.
3. Сообщите в свою инспекцию о неприменении ККТ и о формировании чека коррекции. Предполагается, что подать соответствующее заявление можно будет в личном кабинете юрлица (ИП) на nalog.ru. Пока такой возможности нет, можно сообщить любым доступным вам способом (на бумаге, лично, передать заявление, подписанное квалифицированной электронной подписью через вашу систему отчетности и т.д.).

Версия ФФД 1.1

В этой ситуации сформируйте чек коррекции, где укажите:

• признак расчета «Приход», если кассу не применили при приеме денежных средств, или «Расход», если кассу не применили во время выплаты средств (например, при приеме металлолома);
• основание для коррекции:
  • «самостоятельная операция», если ошибку обнаружили сами, или «по предписанию», если ошибку раньше вас обнаружила ФНС и обязала ее исправить;
  • номер предписания ФНС;
  • дату совершения нарушения.
• наименование товара, работы, услуги, адрес расчета и другие реквизиты в соответствии с приказом ФНС России от 09.04.2018 № ММВ-7-20/207@.

При этом каждая корректируемая сумма расчета должна отражаться в чеке коррекции отдельной строкой.

Версия ФФД 1.0 и 1.05

К примеру, был сформирован чек, где неверно указан НДС. Ваши действия следующие:

1. Сформируйте чек «Возврат прихода», идентичный ошибочному. В чеке рекомендуется указать фискальный признак некорректного документа, заполнив «Дополнительный реквизит чека». Способ оплаты рекомендуется выбрать «Встречным представлением» — это значит, что при возврате деньги клиенту не возвращали.
2. Сформируйте корректный кассовый чек с признаком расчета «Приход». В чеке рекомендуется указать фискальный признак некорректного документа, заполнив «Дополнительный реквизит чека». Это нужно, чтобы связать воедино все чеки, сформированные для исправления ошибки. Способ оплаты рекомендуется указать «Встречным представлением» — это значит, что при исправлении ошибки деньги от клиента не получали.

Для справки: нормативная база

Понятие «чек коррекции» описывают четыре документа:

• Закон 54-ФЗ — регламентирует, когда нужно применять чек коррекции;
• Приказ ФНС ММВ-7-20/229@ — специальный документ, который содержит информацию о реквизитах чека коррекции;
• КоАП РФ (примечание к ст. 14.5) — закрепляет за пользователем ККТ право избежать штрафа с помощью чека коррекции;
• Письмо ФНС России от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240 «Об особенностях формирования кассового чека коррекции» — методические рекомендации, которые описывают, в каких случаях нужно формировать чек коррекции, а в каких — обычный чек. Как соответствовать требованиям, указанным в Письме ФНС, читайте выше — в пошаговых алгоритмах.

Подробнее об исправлении ошибок в чеке читайте в статье на Контур.Журнале.

Закажите фискальный накопитель в зависимости от вида бизнеса

Чек коррекции: как с его помощью избежать штрафа за неприменение ККТ

Чек коррекции: как с его помощью избежать штрафа за неприменение ККТ

25 октября 2018

Кассовый чек коррекции нужен для того, чтобы оформить расчет, который произошел без применения онлайн-кассы, либо исправить ошибки, допущенные при ее применении (п. 4 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ).

Порядок составления чека коррекции зависит от версии формата фискальных документов (ФФД), которая поддерживается кассой. Если используется формат 1.0 или 1.05, то коррекционный чек необходимо создавать только в ситуациях, когда ККТ не применялась. После появления формата 1.

1, чек коррекции нужно будет использовать и для исправления ошибок кассира. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 06.08.18 № ЕД-4-20/1524@ (далее — письмо № ЕД-4-20/1524@). В сегодняшней статье эксперты сервиса «Контур.

ОФД» расскажут о том, как сформировать чек коррекции в случае неприменения ККТ, и какие еще действия нужно совершить, чтобы избежать штрафа.

Напомним, что кассовый чек и другие фискальные документы создаются на кассе по определенному формату фискальных данных (подробнее см. «Кассовый чек: какие реквизиты он должен содержать и в каком формате их указывать»). На сегодняшний день утверждены три формата: 1.0, 1.05 и 1.1 (ФФД 1.1 на практике пока не применяется).

Фискальные документы, созданные по разным форматам, отличаются числом реквизитов. Так, чек коррекции, составленный в формате 1.

1, будет иметь свыше 20 реквизитов (в отличие от текущей версии коррекционного чека, в которой установлено минимальное число реквизитов).

В зависимости от того, какой ФФД применяется на кассе, пользователь должен решить, составлять ли ему чек коррекции для исправления той или иной ситуации. Для наглядности мы показали это в таблице.

Купить фискальный накопитель и заключить договор с ОФД

Избавит ли коррекционный чек от штрафа?

Как видно из таблицы, при любом формате фискальных данных чек коррекции создается в том случае, если ранее при расчете не была использована онлайн-касса. Это позволит избежать штрафа за неприменение ККТ.

Напомним, что за неиспользование онлайн-кассы предусмотрен штраф, размер которого определяется суммой неучтенных расчетов.

Для ИП он составляет от ¼ до ½ размера неучтенной в ККТ выручки, но не менее 10 000 рублей; для юрлица — от ¾ до всей суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 рублей (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).

При повторном неприменении ККТ деятельность юрлица или ИП может быть приостановлена на 90 суток, если сумма неучтенных расчетов составила, в том числе в совокупности, 1 млн. рублей и более (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).

Но в некоторых случаях санкций можно избежать, если добровольно известить налоговый орган о том, что касса не использовалась. При этом должны выполняться следующие условия (примечание к ст. 14.5 КоАП РФ):

• совершено правонарушение, предусмотренное частями 2, 4 или 6 статьи 14.5 КоАП РФ: неприменение ККТ, нарушения в порядке регистрации или использования кассы, невыдача чека;
• налоговая инспекция не выявила данное правонарушение (то есть пользователь ККТ добровольно рассказал, что торговал без кассы);
• пользователь ККТ ликвидировал правонарушение (то есть составил чек коррекции на неучтенную ранее сумму) и сообщил об этом в налоговый орган;
• данное правонарушение не было совершено повторно (то есть пользователь ранее не привлекался к ответственности за неприменение ККТ, либо с момента уплаты штрафа за аналогичное правонарушение прошло более одного года; п. 2 ч. 1 ст. 4.3, ст. 4.6 КоАП РФ);
• предоставленных пользователем данных достаточно, чтобы налоговики могли установить факт правонарушения.

Остановимся подробнее на последнем условии. В письме № ЕД-4-20/1524@ специалисты ФНС пояснили, что каждый  расчет, совершенный без применения ККТ, должен показываться в чеке коррекции отдельной строкой. Такая возможность появится в чеках, составленных в формате 1.1.

Если же пробить коррекционный чек на общую сумму неучтенных расчетов (а не на каждый расчет построчно), то этого будет недостаточно для установления события административного правонарушения (поскольку невозможно идентифицировать конкретный расчет, не проведенный по кассе).

В этом случае нужно дополнительно направить в налоговую инспекцию документ (акт), который позволит установить каждый конкретный расчет, который произошел без применения ККТ. Акт должен отражать все операции, сделанные в обход кассы.

Рассчитать стоимость готового решения для подключения онлайн-кассы

Оформление чека коррекции и других документов

Прежде чем рассмотреть алгоритм действий по оформлению неучтенного расчета, отметим, что чаще всего неприменение ККТ происходит по следующим причинам:

Общий алгоритм действий следующий: если кассы нет, то ее нужно приобрести (см. «Как выбрать онлайн-кассу и программу для нее при разных видах торговли»), затем надо составить акт о нарушении, оформить чек коррекции и сообщить об этом в налоговую инспекцию. В будущем, когда начнет действовать формат 1.1, необходимость совершения некоторых действий отпадет.

Обратите внимание: коррекционный чек разрешено создавать на любой онлайн-кассе. Поэтому если касса сломалась, то чек коррекции можно отправить с другого кассового аппарата. Это не будет являться нарушением.

Как «исправить» неприменение кассы (алгоритм действий для разных версий ФФД)

Подключите готовый комплект, чтобы торговать по Закону № 54-ФЗ

В комплект от СКБ Контур входит онлайн-касса на ваш выбор (см. «Как выбрать онлайн-кассу и программу для нее при разных видах торговли»), сервис «Контур.ОФД» для отправки данных в налоговую инспекцию, а также сервис «Контур.Маркет» с кассовой программой для передачи номенклатуры на ККТ. В подарок к заказу вы получите 3 месяца бесплатной работы в обоих сервисах.

Полный комплект для онлайн-ККТ: по цене кассы вы получите кассу, ОФД и товароучетную систему «Контур.Маркет» Отправить заявку Обсудить на форуме (2) В закладкиРаспечатать 26 734

26 734

Обсудить на форуме (2) В закладкиРаспечатать 26 734

Объяснительная записка для чека коррекции

Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).

Зачем нужна объяснительная записка

Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.

Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.

Кому адресовывать объяснительную

Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.

Когда писать объяснительную

Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента.

Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее.

Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.

Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

• сведения о предприятии,
• информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
• дата проступка,
• пояснения.

Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед.

учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.).

Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.

В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.

Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.

Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.

Инструкция по написанию объяснительной записки

Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании

В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.

1. Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
2. Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
3. После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
4. Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.

Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).

Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов.

Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать.

Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.

Пример объяснительной записки кассира об ошибке

Сведения об адресате объяснительной (как правило, это наименование компании-работодателя, Ф.И.О. непосредственного руководителя кассира или директора фирмы). 2. Наименование документа — «Объяснительная записка о некорректно пробитом кассовом чеке». 3. Разъяснения от первого лица, содержащие:

• сведения о совершенном действии с указанием даты, времени;
• сведения о кассовом аппарате, на котором были совершены ошибочные действия (модель, заводской номер, сведения о фискальном накопителе);
• формулировки о причинах, которые побудили кассира совершить ошибки при пробитии кассового чека.

На документе проставляются дата, подпись кассира. Нелишним будет предусмотреть и графу о получении документа адресатом.

Образец объяснительной кассира по ошибочно пробитому чеку

И, конечно, написать объяснительную об ошибочно пробитом чеке. Читайте о правовых последствиях незаконного увольнения.А также о том, как вести себя при увольнении. Как писать объяснительную записку на возврат денег по кассе? Объяснительная записка – это такой же документ, как и другие рабочие бумаги, поэтому к ее составлению нужно подойти очень внимательно и с умом.

Ни в коем случаем нельзя путать название: объяснительная или пояснительная записка. Итак, начинать писать любой документ необходимо с адресата.

Объяснительная записка о неправильно пробитом чеке. образец записки

• Затем посередине строки пишется фраза «Объяснительная записка».
• Дата оформления письма и входной номер его регистрации в приемной начальника.
• Далее пишется заглавие – в данном примере, «о выданном чеке по ошибке» или «объяснительная по возвращению денежной суммы».
• В тексте письма кассир кратко в деловом стиле отображает обстоятельства, по случившемуся:

• Дату случившегося.
• Наименование кассового устройства.
• Заводской номер модели.
• Номер неправильно выданного чека.
• Сумма испорченного чека
• Причины случившегося.
• Затем он подписывает записку с указанием своей должности и ФИО.

1. К объяснению прикрепляется испорченный чек. Набирать чек на разницу в цене не требуется, так как данное обстоятельство не влияет на размер налогов.

Читайте так же:  Бланк согласия супруга на продажу недвижимости

Объяснительная записка о неправильно пробитом чеке

Объяснительная записка кассира — ценный источник данных при налоговой проверке магазина (и возможном судебном споре), поскольку она позволяет инспектору ФНС (или суду) установить обстоятельства неприменения ККТ в порядке, установленном законом.

Неприменение ККТ — повод считать, что налогоплательщик занизил налоговую базу, не осуществив корректную фискализацию выручки.

Кроме того, неприменение ККТ — само по себе серьезное нарушение норм законодательства, регулирующего расчеты хозяйствующих субъектов с физлицами (прежде всего, закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Однако если чек был составлен на меньшую цену, то эту разницу пробить нужно.

Пример письменного объяснения Пример письменного объяснения записки о неправильно пробитом чеке Акт о возврате денег Акт о возвращении денежных средств составляется в торговых точках для возвращения сумм потребителям по неправильно набранным чекам кассовыми аппаратами.

В акте необходимо перечислять номера и суммы испорченных чеков. Оформляется акт в 1-м экземпляре участниками комиссии и совместно с испорченными чеками, приклеенными на бумажном листе, передаются в бухгалтерию.

Чек коррекции: как исправить ошибку в чеке онлайн-кассы

Если кассир допустил ошибку при работе с онлайн-кассой и выдал неправильный фискальный документ, исправить действие поможет чек коррекции. Его необходимо составлять согласно инструкции ФНС. Вид и способ печати такого чека зависит от формата фискальных документов, который печатает касса. В статье расскажем, на что еще обратить внимание при создании чека коррекции и приведем примеры.

Что такое чек коррекции

Как известно, за расчеты в магазине без кассы ФНС может выписать штраф – от 10 тысяч рублей и до бесконечности (все зависит от того, сколько денег прошло «мимо кассы»). Однако его можно избежать, если сделать так называемый «чек коррекции».

Правило коррекции чека прописано в п.4 статьи 4.3 54-ФЗ.

Как разъясняют представители ФНС, от ответственности владелец кассы или кассир освободится, если выполнит все обязательства:

• пробьет чек коррекции до того, как ошибка в расчетах будет найдена сотрудниками ИФНС;
• направит налоговикам уведомление об исправлении ошибки.

Когда используется чек коррекции

Принцип формирования чека коррекции отличается в зависимости от версии формата фискальных документов ККТ (ККМ).

Сейчас у подавляющего большинства предпринимателей кассовые аппараты поддерживают формат 1.05. Они формируют чеки коррекции только на несформированные ранее чеки продажи или возврата.

Если вы перейдете на формат 1.1, требуется создавать чек коррекции в том числе при ошибках кассира. Это указано в письме ФНС от 6 августа 2018 года ЕД-4-20/1524@.

При ФФД 1.05 коррекция чека используется в случаях:

• неисправности онлайн-кассы, когда техника по какой-то причине не пробивала документы;
• когда касса была установлена на несколько дней позже, чем требовалось.

Важно! При ФФД 1.05 чек коррекции не выдается при ошибках кассира (на аванс, на неправильную сумму в чеке).

Рассмотрим примеры случаев выдачи чека коррекции при ФФД 1.05.

Пример 1. В декабре 2017 года произошел «сбой Штрихов», то есть кассы фирмы «Штрих-М» не работали несколько дней, пока не была сделана их полная перепрошивка. В ФНС вышло разъяснение, что, если кассир записывает продажи, когда касса не функционирует не по его вине, а потом делает чек коррекции, вина с него снимается и штраф ему не грозит.

Пример 2. Интернет-магазин начал работать 1 января 2020 года, но из-за январских праздников подключить кассу стало возможным только 3 января 2020 года. Чтобы не получить штраф от ФНС за работу без кассы, следует сформировать чек коррекции, в котором указать все продажи 1 и 2 января.

При ФФД 1.1 чек коррекции нужен и для исправления ошибок кассира.

Например, чек коррекции пробивается, если кассир указал неправильные реквизиты (например, забыл указать признак расчета – на аванс или же оформил чек на покупку товара вместо возврата денег за товар). Такое случается у неопытных и уставших работников – от «человеческого фактора» никто не застрахован.

Как определить версию ФФД на своей кассе, читайте тут>>>

Отличия чека коррекции от чека возврата

Чек коррекции – это фискальный документ, который решает проблему отсутствия чека. Если же была пробита сумма большая, чем количество денег, которые дал покупатель, то оформляется чек возврата средств.

Если клиент дал денег, но кассир не выдал ему чек, это причина для формирования чека коррекции.

Если же покупатель сделал покупку, но из-за сбоя техники чек задвоился, следует оформить чек возврата.

Что делать, если ошибочно пробили чек коррекции?

В отличие от чека возврата, чек коррекции исправить, выпустив новый, нельзя. Рекомендовано внимательно отнестись к формированию такого документа.

Специалисты по налогам рекомендуют в случае, когда ошибочно пробили чек коррекции на приход денег в кассу, сформировать чек возврата прихода. Ведь исправить чеком коррекции неправильно сформированный чек нельзя на ФФД 1.05. Также рекомендуется отправить в ФНС письмо в произвольной форме, в котором будет описана сложившаяся ситуация.

Сроки формирования чека коррекции по 54-ФЗ

Согласно 54-ФЗ, создать чек коррекции нужно в промежутке между открытием и закрытием смены ККТ.

Насколько скоро чек коррекции будет оформлен после неправильно пробитого чека, не указано.

Следовательно, дата коррекции может быть и на следующий день, и через неделю.

Однако не стоит дожидаться реакции со стороны ФНС на неправильно пробитый чек и только после этого создавать чек коррекции. Потому что, если ФНС заметила нарушение, предусмотрен штраф.

Как пробить и оформить чек коррекции

Согласно письму ФНС от 7 декабря 2017 № ЕД-4-20/24899, создавать этот вид документа надо по каждой из операций отдельно.

Так, если вы за неделю допустили две ошибки и обнаружили их в пятницу, не стоит пробивать один чек на все. Надо каждую ошибку исправлять отдельным чеком коррекции.

Формирование чека при использовании ФФД 1.05

Сначала необходимо составить акт о нарушении (с датой и номером). В нем указывают:

• расчет без использования ККТ и его дата и время;
• товар, стоимость (с НДС и без);
• причина, по которой чек не был сформирован.

Далее необходимо выбрать на ККТ формирование коррекционного чека и признак расчета (приход или расход).

Основание чека:

• самостоятельная операция (не по требованию ФНС);
• по предписанию (по требованию ФНС).

В чеке коррекции указываются номер и дата акта о нарушении.

Далее следует оповестить ФНС о корректировке (лично или онлайн через ЛК).

Формирование чека при использовании ФФД 1.1

При ФФД 1.1 не требуется акт, так как сведения о причинах коррекции содержатся в чеке.

Однако придется уделить больше внимания реквизитам. Например, признаком расчета может быть не только приход и расход, но и возврат прихода и возврат расхода.

В той графе, где указывается основание чека, требуется также написать:

• дату нарушения;
• название товара (услуги), расчет за который не был учтен ранее.

Какие реквизиты должен содержать чек коррекции

Необходимые для коррекционного чека реквизиты указаны в приказе от 21 марта 2017 года № ММВ-7-20/229@.

Для ФФД 1.05 обратите внимание на указание:

• признака расчета (1054 тег), который может обозначаться 1 или 3 (1 – это приход денег в кассу; 3 – расход, изъятие средств кассы);
• типа коррекции (1173 тег), который обозначается 0, 1 (0 – самостоятельная корректировка, 1 – по предписанию ФНС);
• описания коррекции (1177 тег), где указана причина коррекции и документ, где она описана;
• даты документа основания коррекции (1178 тег);
• номера документа (1179 тег);
• кассира (данные и должность человека, который выбил чек коррекции).

Документом, в котором указана причина чека коррекции, могут быть акт, служебная записка, предписание налоговиков и прочие.

Какие документы нужно составить вместе с коррекцией чека

Если вы формируете чек коррекции с форматом 1.05, то необходимо дополнительно создать документ, в котором будет описана ошибка.

Если корректировка делается самостоятельно, без указания ФНС, то нужно написать служебную записку.

В ней указывается:

• дата и время ошибки;
• суть ошибки.

Такой акт следует зарегистрировать. Затем документ указывается в реквизитах чека коррекции (как именно – было сказано выше).

В ФНС необходимо направить письмо (через личный кабинет) о формировании чека коррекции и акт об излишних средствах в кассе.

Письмо может быть в произвольной форме. В нем также необходимо написать причину ошибки.

Пример акта о выявлении излишка:

Пример объяснительной:

Бывают случаи, когда чек коррекции необходимо выбить «по предприсанию» ФНС. Например, если налоговая пришла с проверкой и обнаружила излишки в кассе. Или же покупатель пожаловался в ФНС на то, что покупка была сделана, но чек он не получил.

В этом случае акт о выявлении излишка не нужен. Основанием чека коррекции будет само предписание ФНС (его дата и номер).