Уведомление об отпуске по графику образец

Извещаем работников о приближении отпуска: образец уведомления и порядок его вручения

Трудовые отношения регламентируются статьями Трудового кодекса России (ТК РФ). Руководителю предприятия важно знать содержание данного нормативно-правового акта.

Это позволит ему действовать в рамках закона, снизит вероятность допущения ошибок и привлечения к ответственности со стороны контролирующих органов.

Работодателю стоит понимать, обязательно ли нужно вручать сотруднику уведомление об отпуске, когда это делать и в какой форме.

Обязан ли работодатель уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске за несколько дней до его начала?

Согласно статьям №115, 122 ТК РФ, отпуск с сохранением заработной платы должен предоставляться сотруднику каждый год в количестве не менее 28 календарных дней. Допускается перенос его на следующий период, но не более двух лет подряд.

В конце календарного года руководитель предприятия должен разрабатывать и утверждать график отпусков. Об этом говорится в статье №123 ТК РФ. Работодатель обязан уведомлять сотрудника об очередном отпуске за две недели до его начала. Это касается как основных, так и дополнительных ежегодных видов отдыха.

Игнорирование этого правила влечет за собой ответственность перед законом. Исключением являются ситуации, когда работник самостоятельно подает заявление на предоставление выходных дней. В качестве примера можно привести перенос или продление отпуска, оформление отгула, дополнительного оплачиваемого отдыха. В заявлении сотрудник указывает желаемые даты начала и завершения отпуска.

Исключением являются ситуации, когда совместитель не предоставляет документы о сроках отдыха по основному месту труда. Тогда такой работник включается в график отпусков на общих основаниях. Соответственно, требуется его уведомлять о начале отдыха за две недели.

Когда время ухода на отдых предоставляется не по графику и оговаривается с работодателем, составлять и вручать уведомление не требуется.

Что из себя представляет уведомление?

Уведомление о начале отпуска – это документ, в котором приводится информация о датах начала отдыха, его продолжительности. Составляется на каждого сотрудника отдельно, в соответствии с графиком отпусков.

Унифицированного бланка данного документа правительством страны не утверждено. Поэтому форма уведомления об отпуске по графику работнику является простой. На многих предприятиях разрабатываются фирменные бланки, которые упрощают составление документа.

Как правильно написать?

Уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска может быть оформлено на стандартном офисном листе вручную либо с использованием печатной техники.

У лиц, которые составляют такой документ впервые, возникает немало сложностей и вопросов. Важно придерживаться определенной структуры и правил написания.

Способ заполнения документа может быть утвержден нормативным локальным актом предприятия.

При составлении оповещения нужно условно лист бумаги разделить на три части вертикальными линиями. Тогда будет легче соблюсти структуру. Вверху следует располагать шапку. Она представлена наименованием организации (ставится по центру в самом верху), информацией о том, кому направляется уведомление.

Во второй части указывается наименование документа, обращение к сотруднику и приводится основной текст. В нижней (заключительной части) ставится дата оформления и подпись ответственного лица. Также пишется следующий текст «Уведомление получил … (подпись, фамилия и инициалы)». Тут ставит подпись работник, которому адресован документ.

В уведомлении должна присутствовать следующая информация:

• наименование организации, в которой работает сотрудник;
• фамилия и инициалы директора компании;
• название документа;
• фамилия, имя, отчество, должность работника;
• фамилия и инициалы лица, ответственного за составление документа;
• период, за который предоставляется отдых;
• тип отпуска;
• дата начала отпускных дней;
• номер уведомления;
• продолжительность отпуска в календарных днях;
• место составления документа;
• дата выхода на работу;
• подписи;
• дата составления.

При написании уведомления следует придерживаться следующих правил:

1. не делать зачеркиваний;
2. название документа писать с заглавной буквы. В конце слова ставить точку не нужно;
3. наименование организации в шапке писать полностью;
4. подпись должностного, ответственного лица должна быть поставлена им лично. Цифровые аналоги использовать не рекомендуется;
5. в случае составления документа письменно надо использовать ручку с синим либо фиолетовым чернилом;
6. не исправлять текст корректором;
7. писать грамотно, без синтаксических, грамматических и пунктуационных ошибок, аккуратно и разборчиво.

Оформляют документ в двух экземплярах: один хранится на предприятии, а второй – вручается работнику. Каждый вариант должен быть подписан работодателем либо доверенным лицом (начальником отдела кадров либо бухгалтерии).

На экземпляре, который остается на предприятии, должна быть подпись сотрудника. Ставить печать на уведомлении о начале отпуска необязательно. Оттиск делается лишь в том случае, если того требует внутренняя политика организации.

В документ вносится следующая информация:

• порядковый номер;
• наименование (уведомление о начале отпуска);
• номер извещения;
• краткое содержание документа;
• дата оформления извещения;
• ответ работника на предъявленное уведомление.

В обязательном порядке оповещение регистрируется в учетном журнале компании. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону:

+7 (499) 288-73-46;
8 (800) 600-36-19

Это быстро и бесплатно!

Пример составления

Легче и быстрее писать уведомление для работника о начале отпуска по примеру. Найти образец подобной бумаги можно в архиве компании либо посмотреть в интернете. Образец уведомления об отпуске за 2 недели, составленного с учетом всех правил, приведен ниже.

Общество с ограниченной ответственностью «Корона»

Старшему специалисту

отдела снабжения

Королькову П.П.

Уведомление №55-к

о начале ежегодного основного оплачиваемого отпуска

г. Москва                                                                                                                      05.11.2019

Уважаемый, Корольков Павел Петрович!

Уведомление об отпуске. Образец и бланк для скачивания 2020 года

Согласно статье 122 Трудового кодекса РФ за каждый отработанный в организации год работнику должен предоставляться оплачиваемый отпуск, порядок и очередность предоставления которого определяется утвержденным на уровне организации графиком отпусков.

Файлы в .DOC:Бланк уведомления об отпускеОбразец уведомления об отпуске

Трудовое законодательство закрепляет обязанность работодателя направлять работнику уведомление об отпуске в срок не позднее, чем за 2 недели до его начала.

Немного об отпусках

Официально трудоустраиваясь, то есть заключая с работодателем трудовой договор, работник приобретает все гарантированные ему законом обязанности и права.

Право на отпуск возникает у сотрудника спустя полгода после начала трудовой деятельности в организации. При этом за работником:

• сохраняется его рабочее место;
• сохраняется его средний заработок.

В соответствии со ст. 115 Трудового кодекса длительность основного ежегодного отпуска определена в 28 календарных дней. Некоторым категориям работников положено более продолжительное время отдыха. Как правило, это обусловлено:

• наличием тяжелых условий труда;
• нахождением рабочего места в местах с суровыми климатическими условиями (Крайний Север и приравненные к нему местности);
• при ненормированной продолжительности рабочего дня и т.п.

Длительность дополнительного отпуска для каждой категории работников регламентируется соответствующими статьями Трудового кодекса РФ.

Кроме того, работнику предоставляются и другие виды отпусков:

1. по беременности и родам;
2. отпуск для прохождения сессии (аттестации) в среднем и высшем учебном заведении;
3. неоплачиваемые отпуска.

График отпусков

Для организаций с маленьким штатом составление какого-то документа, определяющего порядок ухода работника в отпуск, может быть и не нужным, однако если в организации работает большое количество сотрудников, уследить за тем, кто и когда уходит в отпуск, попросту трудно.

Кроме того, уход в отпуск предполагает не только поиск и организацию замены (в случае необходимости), но и выплату отпускных, которые должны быть перечислены работнику не менее чем за 3 дня до начала отпуска.

Статья 123 ТК РФ оговаривает составление графика отпусков для определения очередности, согласно которой сотрудникам предоставляется отпуск.

Однако то, что несмотря на то, что ТК РФ прямо говорит об обязательности и графика отпусков и для работодателя, и для сотрудника, на практике то, что работник ознакомлен с графиком под подпись, вовсе не означает, что он обязан уйти в отпуск в указанный в нем день и на указанный срок.

При возникновении необходимости работник может как перенести начало отпуска на более ранний или поздний срок, так и вообще разделить отпуск на несколько частей, а также написать заявление на неоплачиваемый отпуск, если посчитает, что хочет отдохнуть за свой счет. Другое дело, что работодатель может с таким желанием не согласиться.

Кроме того, женщина может уйти в отпуск по беременности и родам, а работник-студент — уехать на сессию и уйти таким образом в учебный отпуск.

Инициатива о переносе отпуска может исходить и от работодателя, например, в случае возникновения производственной необходимости, для предупреждения нарушения рабочих процессов.

График отпусков модифицируется на основании:

• заявления работника;
• согласия работника на перенос отпуска.

Поскольку нарушения трудового законодательства порождают достаточно большое количество споров, часть из которых оканчивается разбирательствами в зале суда, и заявление, и согласие сотрудника должны быть составлены в письменном виде.

Обязательность уведомления

Как уже было сказано выше, при уходе работника в отпуск по графику работодатель обязан в письменном виде уведомить его о начале отпуска не менее чем за две недели.

За нарушение порядка уведомления работника о начале отпуска предусмотрено административное наказание по статье 5.27 КоАП РФ. Согласно этой статье:

• работодателя-ИП ждет штраф в размере от 1 тыс. руб. до 5 тыс. руб.;
• должностное лицо могут оштрафовать на 1000 – 5000 рублей;
• работодателю – юридическому лицу придется уплатить от 30 тыс. рублей до 50 тыс. рублей штрафа.

Кроме того, работник, своевременно не получивший уведомление, может отказаться уйти в отпуск по графику и потребовать у работодателя переноса запланированного отпуска на удобное ему время.

Отметим, что если отпуск предоставляется не по графику, а на основании письменного заявления работника (в том числе, об уходе в отпуск по беременности и родам или в учебный отпуск), то уведомлять работника об отпуске не нужно. Достаточно самого заявления.

Уведомляем работника

Форма уведомления об отпуске законодательством не определена, то есть каждый работодатель может составлять его с учетом требований к кадровым документам, установленным инструкцией по кадровому делопроизводству в конкретной организации.

Главное, чтобы уведомление четко отвечало на вопросы о том, кому оно адресовано и о чем оно сообщает. Структура его примерно следующая:

1. «шапка», то есть сведения об организации, ее наименование, адрес, если необходимо, телефон;
2. название, дата составления и регистрационный номер (если по правилам делопроизводства конкретной организации такие документы регистрируются);
3. должность, фамилия, имя и отчество адресата уведомления;
4. начальные и конечные даты отпуска;
5. общее количество дней отпуска;
6. подпись сотрудника, составившего уведомление;
7. подпись самого сотрудника и дата ознакомления.

Уведомление работника о начале очередного отпуска

Уведомление о начале отпуска является официальным документом для оформления ухода работника на ежегодный оплачиваемый отпуск. Данное право имеет каждый трудоустроенный человек. По закону каждая организация в конце года составляет график ухода своих сотрудников в отпуск. В документе прописывается период отдыха каждого работника.

Уход на отдых по графику отпусков

Работодатель устанавливает в нормативном акте предприятия обязанность сотрудников подавать заявление на несколько дней до начала положенного отпуска на своё усмотрение. То есть в некоторых организациях это практикуется — работник до момента выхода в отпуск пишет и передаёт соответствующее заявление в бухгалтерию.

По закону РФ это делать не обязательно. Ведь нормы Трудового Кодекса говорят, что отпуск сотруднику предоставляется на основании графика отпусков, а не по заявлению. Если в локально-нормативном акте организации существует данная обязанность, но сотрудник её не выполнил, работодатель всё равно обязан предоставить очередной отдых согласно установленному порядку — графику.

Подача заявления на отпуск предусмотрена только в некоторых случаях. Например, если сотруднику необходим внеплановый неоплачиваемый отдых.

Обязан ли работодатель сообщать об отпуске сотрудника за несколько дней

По закону работодатель обязан предоставить документ, в данном случае это уведомление, сотруднику за 14 суток до начала положенного отдыха.

Эта обязанность должна быть исполнена не только для тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и для работников, которые решили взять дополнительный отдых.

Если сотрудник уходит на отдых по собственному заявлению (к примеру, в неоплачиваемый отпуск), то уведомление вручать нет необходимости.

Последствия невручения уведомления

Работодатель по трудовому законодательству обязан вручить документ, который уведомляет работника о предстоящем очередном отдыхе. Сотрудник же обязан закрепить подписью один экземпляр, что будет соответствовать о его уведомлении.

Если сотрудник не получил такой документ, то он может самостоятельно перевести дату отдыха на любое удобное время. Для этого работнику потребуется написать соответствующее заявление на имя главы организации.

В нём необходимо указать, что он не был предупреждён об очередном отпуске и о его начале. Кроме этого, отсутствие уведомления может послужить серьёзным поводом для начала разбирательств со стороны трудовой инспекции.

Именно поэтому пренебрегать данным документом и вручением его сотруднику не стоит.

Что представляет собой уведомление

Данный документ может быть сформирован в свободной форме. В большинстве случаев в каждой компании имеется свой утверждённый образец уведомления сотрудников об отпуске. Способ заполнения документа должен в обязательном порядке утверждаться в нормативных актах организации.

Уведомление составляется в двух экземплярах, каждый из них должен иметь подпись работодателя или его доверенного лица (директор, начальник кадрового отдела, главный бухгалтер). Один документ передаётся сотруднику.

Второй экземпляр остаётся в архивных документах компании, после его регистрации в журнале.

Это является подтверждением того, что работник был ознакомлен с датой выхода в предстоящий отпуск, а работодатель выполнил свои обязанности.

Ставить печать на документе не обязательно. Оттиск печати необходим лишь в том случае, если это требует внутренняя политика учреждения. А вот отметка об уведомлении должна быть обязательно внесена в учётный журнал компании.

Документ может быть оформлен на простом листе или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно как в письменной форме, так и в печатной.

Как составить самостоятельно уведомление

Для составления документа необходимо разделить лист по вертикали на 3 части. В шапке (начале листа) указываются:

• данные о работодателе;
• данные о получателе, то есть работнике;
• наименование документа;
• дата составления;
• номер уведомления.

В среднюю часть или основной блок необходимо внести:

• дату начала отпуска;
• его продолжительность, которая указывается в календарных днях и может составлять 14 или 28 дней;
• дата выхода на работу.

В последней части документа указывается наименование работодателя, ответственное лицо и его подпись. Ниже — личные данный работника (ФИО) и подпись.

Передача документа

Передать документ необходимо в обязательном порядке. Сделать это можно несколькими способами:

1. на рабочем месте лично в руки;
2. заказным письмом по средствам Почты России;
3. через доверенное лицо.

В любом случае работодатель должен иметь после вручения свой экземпляр уведомления и подписью работника.

Если сотрудник не стал подписывать документ

Нередко бывает, что работник не согласен с датой выхода в отпуск. Поэтому отказывается подписывать уведомление.

В таком случае лицо, направленное на передачу документа, должно позаботиться о наличии в этот момент двух свидетелей.

В их присутствии необходимо составить акт об отказе подписи работника в документе, уведомляющем о начале положенного отпуска. В акте должны быть прописаны причины отказа сотрудника подписывать документ.

Образец 2020 года

Уведомление о начале отпуска скачать образец

Важно помнить, что каждый работодатель должен придерживаться законам Российской Федерации и своевременно уведомлять своих сотрудников о предстоящем отпуске — не позже, чем за 14 дней до его начала. Иначе сотрудник сможет самостоятельно на законных правах выбрать дату положенного отдыха или же обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.

Задайте ваш вопрос онлайн!! Получите бесплатную помощь практикующего юриста в течение 10 минут

Уведомление о начале отпуска (скачать бланк)

Уведомление о начале отпуска – предварительное извещение об уходе сотрудника на законный отдых. Является обязательным актом, который официально закрепляет факт отпуска. Составляется за две недели сотрудником отдела кадров в адрес сотрудника, у которого запланирован скорый отдых.

Текст должен доводить определенные сведения до работника. Конкретно – точная дата начала течения отпускного периода. Указывается также общее время. Текст составляется руководителем отдела кадров. Передать сообщение можно как лично в руки, так и письмом через почтовые службы.

Если работник уходит отдыхать по личной просьбе, но не по ранее изготовленному графику, то составлять извещение не нужно. Документ готовится в двух равнозначных вариантах, один из которых передается трудящемуся.

Интересные материалы по теме:

© 2019 Все права защищены
Информационный бухгалтерский сервис. Правовая база и аналитика онлайн.

Данный сайт является некоммерческим информационным проектом, никаких услуг не предоставляет. Документы, отчетности, инструкции, видео и другие материалы взяты с открытых источников.

Логотипы и товарные знаки, размещённые на сайте, принадлежат их законным владельцам, правообладателям.

Загрузка документа
«Уведомление о начале отпуска»

Имя файла документа: uvedomlenie_o_nachale_otpuska

Доступный формат скачивания: doc

Размер текстовой версии файла: 12,5 кб

Как скачать документ?

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Уведомление о начале отпуска

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться сотрудникам ежегодно. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков фиксируется в графике отпусков. Этот график является обязательным как для работодателя, так и для работников (ст. 122, ст. 123 ТК РФ).

Что будет, если не уведомить работника о начале его отпуска

За неуведомление (несвоевременное уведомление) сотрудника о начале отпуска работодателю может грозить штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

• от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб. – для организаций;
• от 1 тыс. руб. до 5 тыс. руб. – для ее должностных лиц, а также для ИП-работодателей.

Кстати, такой же штраф будет и за отсутствие графика отпусков.

Кроме того, если своевременно не уведомить работника о начале отпуска, то на основании письменного заявления работника работодатель обязан перенести отпуск на другое время, согласованное с работником (ст. 124 ТК РФ).

Журнал уведомлений о начале отпуска: образец

О начале отпуска работник уведомляется под роспись. То есть вы можете распечатать уведомление в двух экземплярах, один из которых вручите работнику, а второй с его подписью оставьте себе. А можете вести журнал учета выданных уведомлений о начале отпуска. Унифицированной формы журнала уведомлений нет, поэтому вы вправе разработать собственную форму. Например, журнал может выглядеть так.

На титульном листе такого документа, как правило, указываются следующие данные:

• наименование организации;
• название документа;
• даты начала и окончания ведения журнала.

Уведомление о начале отпуска (образец 2019)

Утвержденной формы такого уведомления тоже нет. А значит, его форму вы можете разработать самостоятельно. Подписывает такое уведомление сотрудник, ответственный за этот участок работы, например, начальник отдела кадров.

Приведем образец уведомления о начале отпуска.

Как составить уведомление о начале отпуска

Важно! Согласно требованиям, изложенным в ст. 123 ТК РФ, за 2 недели до даты предполагаемого отпуска работника обязательно нужно о таковом извещать.

Необходимость в составлении уведомления о начале отпуска обусловлена наличием графика отпусков. Указанный график оформляется за 2 недели до окончания календарного года и утверждается руководителем. На основании содержащихся в нем данных работник кадровой службы или иное уполномоченное на то лицо составляет извещение о начале отпуска.

Обратите внимание! Если предоставление отпуска происходит по заявлению работника, иными словами вне утвержденного графика (например, для вновь принятого после утверждения графика сотрудника), необходимости в составлении уведомления нет.

1. Извещение направляется не менее чем за 2 недели до даты начала отпуска.
2. Уведомление подписывается работником в подтверждение ознакомления с ним.

Унифицированной формы действующим законодательством не предусмотрено, поэтому работники кадровой службы вправе самостоятельно разработать образец уведомления о начале отпуска.

Оформлять его необходимо в 2 экземплярах, на каждом из которых ставится подпись работника об ознакомлении. Впоследствии 1 экземпляр остается у работника, а другой хранится на предприятии.

Обратите внимание! Неоформление указанного документа может повлечь за собой следующие негативные последствия:

1. Административную ответственность в виде наложения штрафа согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Перенос отпуска работника (право на это закреплено в ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Журнал регистрации уведомлений, срок хранения уведомлений

Обратите внимание! С целью учета и оптимизации хранения на предприятии может быть оформлен журнал учета выданных уведомлений. Поскольку утвержденной формы указанного журнала нет, администрация вправе самостоятельно разработать образец журнала регистрации уведомлений о начале отпуска, а также определить список информации, подлежащей внесению в него.

Основные правила оформления журнала можно определить следующим образом:

1. На титульном листе отражается такая информация:
   • наименование организации, оформившей документ;
   • название документа;
   • даты начала и окончания журнала.
2. В табличной части приводятся следующие сведения:
   • название составляемого документа;
   • номер по порядку;
   • дата его оформления;
   • смысл выданного извещения;
   • должность и персональные данные работника, на имя которого выдается уведомление;
   • информация о вручении;
   • сведения об ответе на извещение.

Важно! Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет.

Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

Когда работнику нужно отправлять уведомление об отпуске?

Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:

Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в графике отпусков. ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

бухпроффи

Важно!
Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.

В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?

Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

• Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
• В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
• Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.

В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

Как провести ознакомление

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

• Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске — в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
• Проставление отметки в приказе на отпуск — закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
• Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
• Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях — одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Внимание! Уведомления об отпусках должны храниться в архиве организации не меньше 5 лет.

Уведомление об отпуске за 2 недели образец скачать Word.

Закон нигде не указывает, какую именно форму должно иметь уведомление, если его оформляют как отдельный документ. В организации для его основы можно использовать фирменный бланк, а текст составить исходя из особенностей работы компании.

Весь текст уведомления можно целиком набрать на компьютере, или же использоваться в виде шаблона с незаполненными полями, в которые вручную вносятся сведения о сотруднике — его Ф.И.О., должность, период и начало отпуска и т. д.

В верхней части уведомления нужно указать название и реквизиты организации. После этого на отдельной строке записываются дата оформления и место.

Затем посередине листа нужно записать название – «Уведомление», и проставить его номер. Под ним необходимо произвести регистрацию бланка в журнале.

Текст самого уведомления нужно составлять в форме письма в вежливой форме, там необходимо указать:

• Статью ТК, где указана необходимость предоставить работнику уведомление;
• Сведения о дате начала и завершения отпуска по графику;
• Длительность периода в днях;
• Сведения о графике отпусков, в котором был закреплен данный период предоставления отдыха;
• Необходимость поставить подпись на бланке и вернуть его назад в кадровую службу.

Уведомление об отпуске должно подписывать лицо, ответственное за оформление документа, руководитель кадровой службы. В нижней части бланка обязательно должна находиться пустая графа, в которой работник может проставить дату ознакомления и свою подпись.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост! (1 5,00 из 5)

Уведомление об отпуске по графику образец скачать

Законодательством предусматривается право трудящегося по контракту после определенного периода работы получить оплачиваемый период отпуска.

Так как в компании работает некоторое количество работников, то необходимо регулировать, когда сотрудники будут уходить в отпуск. С этой целью разрабатывается график отпусков.

Помимо этого, от руководства требуется проведение обязательного уведомление об отпуске работника за 2 недели.

В каком случае необходимо уведомлять работника об отпуске?

Работникам компании могут предоставляться самые различные отпуска, к ним относятся:

• Ежегодный оплачиваемый отпуск.
• Дополнительный оплачиваемый отпуск — предоставляется в случаях предусмотренных законодательством и когда в оформленном с работником соглашение, существует условие о предоставлении ему дополнительно периода отдыха.
• Иные виды отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством или положениями нормативных актов компании. Например, ученический, отпуск по беременности и родам, по уходу за детьми и т.д.

Нормы права устанавливают обязанность информировать работника о начале его отпуска только в отношение основного и дополнительного отпуска. Причем сделать это руководство компании должно не менее чем за две недели до начала данного периода.

Когда работающий человек отсутствует по каким-либо причинам в этот период, то уведомление можно отправить ему на его почтовый адрес, где этот человек фактически проживает.

Однако, следует отправление оформлять в виде письма с уведомлением о вручении. А датой уведомления будет считаться дата, проставленная почтой в момент вручения письма на уведомлении.

Внимание: если администрация проигнорирует необходимость уведомления работника о дне начала их отпусков, то сотрудники компании получают право осуществить перенос периода отдыха на любое удобное для них время.

Когда работником принимается такое решение, то он должен составить заявление, в котором укажет желаемую дату начала отпуска. После этого инспектор кадровой службы подготавливает приказ о внесении изменения в график отпусков и о переносе отпуска на указанное время.

На предприятие, допустившее такое правонарушение, может быть наложен штраф в соответствии с КоАП. Кроме этого при проведении проверки контролирующие органы к ответственности могут привлечь всех лиц, чью вину они установят.

Внимание: если работник не захочет идти в отпуск в предусмотренный графиком отпусков период, то уклонение от получения уведомление позволить ему оформить этот период отдыха в желаемое время.

Законодательством предусматривается обязанность руководства компании проводить ознакомление работников с датами начала их отпусков, но не регулируется способ, каким образом это осуществлять.

Практика определяет, что организации могут использовать следующие варианты уведомлений:

• Ведение журнала уведомления работников о датах их отпусков — в нем при каждом уходе каждого работника инспектором вписываются следующие сведения: должность и личные данные работника, тип предоставляемого отпуска, его продолжительность, а также дни начала и окончания. После этого работник ставит свою визу и проставляет дату ознакомления.
• Включением в содержание приказа на отпуск отметки об ознакомлении с датами отпуска — в соответствии с законодательством, работнику необходимо вручить приказ на предоставление отпуска, для ознакомления с его содержанием под роспись. Этот же документ можно использовать и в качестве уведомления о днях начала данного периода. Однако при этом следует учитывать, что сделать это следует за две недели до начала отпуска. Поэтому приказ об отпуске придется оформлять заранее. Датой уведомления при этом будет считаться не дата издания распоряжения, а дата, которую работник проставит в нем при ознакомлении.
• Включение в график отпусков отдельной графы для проставления работником даты ознакомления со днями начала и окончания отпуска. Законодательно закреплено право предприятия на это. В связи с этим в график отпусков достаточно добавить столбец для ознакомления.
• Уведомление выдается работнику в виде отдельного документа. Такой способ чаще всего используется в компаниях. Письменное уведомление должно включать в себя все необходимые сведения, и оформляться в двух копиях — одна остается у самого работника, а вторая с проставлением подтверждающей подписи возвращается в организацию.

Может возникнуть ситуация, что работник не хочет идти в отпуск по графику, а потому отказывается подписать уведомление. Тогда необходимо пригласить двух независимых людей и в их присутствии оформить акт об отказе. После этого акт подкалывается к уведомлению, и храниться все время вместе с ним.

Внимание: если уведомления используются в виде отдельных бланков, то желательно завести специальный журнал, в котором производить их регистрацию. В частности, там нужно фиксировать факт выдачи бланка, а также дату ознакомления с ним.

Типовой формы журнала нет, а потому можно использовать свою, оформленную исходя из потребностей. Оформленные уведомления об отпусках хранятся в архиве компании не менее 5 лет.

Образец уведомление об отпуске

Файлы для скачивания:

Уведомление об отпуске за 2 недели образец скачать в формате Word.

Образец составления уведомления об отпуске

В законе прописано обязательно работодателя предупредить своего сотрудника о том, что скоро у него наступит отпуск. Однако нигде не указывается, какую именно форму должен иметь такой документ, если предупреждение выдается в письменной форме.

Как правило, компании используют для этих целей фирменный бланк, а текст составляется исходя из особенностей работы организации.

Текст уведомления допускается полностью набрать и распечатать на компьютере. Либо заранее создать шаблон с пустыми полями, в который от руки кадровый сотрудник будет вносить сведения об отпускнике, периоде отпуска, днях начала и завершения и т. д.

На следующей строке посередине указывается наименование – «Уведомление» и проставляется порядковый номер. Под ним производится регистрация бланка в журнале учета уведомлений.

Текст документа оформляется в деловой форме в виде письма. В нем необходимо сообщить следующие данные:

• Статью из ТК, согласно которой работодатель обязан выдать уведомление работнику;
• Информацию, когда по графику должен начаться и закончится отпуск;
• Общая длительность отпуска в днях;
• Реквизиты графика отпусков, в котором было закреплено предоставление отпуска в указанный период;
• Информацию о том, что работник должен ознакомиться с документом, проставить подтверждающую подпись и вернуть назад в кадровую службу.

Уведомление работника об отпуске по графику отпусков подписывает ответственное за составление лицо либо начальник кадровой службы. Снизу документа необходимо обязательно предусмотреть графу, в которой сотрудник проставит подтверждающую подпись и дату.

В каком случае нужно писать заявление на отпуск

Написание заявления работником выступает в роли просьбы предоставить период отдыха. Если такой период предоставляется на основании ранее оформленного и утвержденного графика отпусков, то в составлении заявления нет необходимости.

Тем не менее, может возникнуть ситуация, при которой информация в графике хоть и есть, но составлять заявление все же необходимо:

• Работник идет в отпуск в иной день, чем это указано в графике отпусков;
• В графике проставлен только месяц предоставления отдыха, а точная дата не указана;
• В отпуск идет новый работник, которого на момент оформления графика отпусков еще не было на предприятии.

В таким случаях заявление, на котором проставлена виза с согласованием руководителя является подтверждением представления отпуска и служит основанием для составления приказа и расчета отпускных выплат.

Однако кадровики в которых организациях все равно требуют предоставить заявление, даже если работник все равно идет на отдых по графику. Данная просьба обосновывается тем, что составление приказа производится только на основании письменного запроса.

Внимание: нормативные акты не запрещают оформлять заявление в таком случае, хотя это влечет дополнительный документооборот.

График отпусковОтпуск