За сколько дней надо уведомить бухгалтерию об отпуске

Заявление на отпуск: за сколько дней нужно его писать по закону?

Все лица, трудоустроенные официально, имеют право на ежегодный отпуск. Этот период времени оплачивается в соответствии со средней заработной платой, а рабочее место в обязательном порядке сохраняется за сотрудником.

При этом есть несколько видов отпусков: ежегодный, дополнительный, без сохранения заработной планы, а также отпуска предоставляются для учебы, ухода за ребенком, беременным и только что родившим женщинам.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Знание всех нюансов касательно отдыха поможет грамотно спланировать свои трудовые буди и избежать непредвиденных ситуаций.

Правила оповещения работника

По ТК РФ все наемные работники имеют право на отпуск сроком в 28 календарных дней. Люди некоторых профессий с более сложными условиями труда по сравнению с другими специальностями имеют право на дополнительный отпуск.

По законодательству на предприятии составляется план всех отпусков. Он устанавливается внутри компании согласно планируемой прибыли, установленной очередности и прочих факторов.

Крайняя дата составления очередности отдыха всех служащих должна быть не позднее, чем за 2 недели до окончания календарного года. Наниматель обязан в срок отпустить своих сотрудников отдыхать. Работники же должны соблюдать прописанную в графике очередность.

Каждый служащий должен ознакомиться с графиком и подписать его. На основании подобного плана составляется уведомление об отпуске и направляется сотруднику на подпись не позднее, чем за 2 недели до начала его отдыха. При этом служащий не должен писать заявление об отпуске. Основанием для приказа служит график отпусков и уведомление.

Есть определенные группы работников, которые могут оформить отпуск вне графика. Например, ветераны боевых действий. В этом случае сотрудники уже пишут заявление об отпуске.

Сроки предоставления заявления

Любой работник может перенести запланированные даты своего отдыха по соглашению с работодателем. В этом случае основанием для предоставления отпуска будет служить его личное заявление. Порядок действий в этом случае выглядит следующим образом:

1. работник пишет заявление,
2. издается указ об отпуске сотрудника,
3. руководитель отправляет распоряжение в бухгалтерию о начислении отпускных,
4. минимум за 3 дня до начала отдыха сотруднику начисляются деньги.

При этом работодатель может установить внутренние правила предприятия, по которым оговорены сроки подачи всех документов от служащих.

Законодательством не оговорено точное время подачи заявления.

При написании заявления работнику стоит брать в расчет тот факт, что после ознакомления с его просьбой руководство должно выпустить приказ, и на основании приказа бухгалтерия должна выплатить отпускные. При этом срок начисления денег должен быть не позднее, чем за 3 дня до начала отдыха сотрудника.

Вне плана служащие могут попросить время на отдых с сохранением рабочего места в следующих случаях:

• работник может подать прошение о предоставлении нескольких дней отдыха без содержания имея вескую на то причину,
• ряд лиц (таких, как действующие работники на пенсии, инвалиды) когда им удобно могут уйти в неоплачиваемый отпуск,
• женщины, которым предстоит уйти в декрет в ближайшее время, или которые только что вышли на работу из отпуска по уходу за ребенком,
• лица, не достигшие 18 лет,
• если человек только что усыновил младенца.

Во всех этих случаях отдых сотрудника оформляется приказом на основании его письменного заявления.

Подача заявления на отпуск с последующим увольнением

Если сотрудник увольняется по собственной инициативе, он может написать заявление на отпуск, по окончании которого последует его увольнение. Стоит заметить, что наниматель вправе как пойти навстречу сотруднику, и предоставить ему дни отдыха, так и имеет возможность начислить ему денежную компенсацию.

При увольнении за трудовую провинность, отпуск или компенсация не предоставляются.

В случае оформления оплачиваемого отпуска с последующим увольнением сотрудника порядок действий следующий:

1. Служащий подает в отдел кадров заявление на отпуск на имя директора компании. При этом график уже может не соблюдаться.
2. Далее пишется заявление на увольнение.

Если у работника остались неотгуленные дни основного или дополнительного отпусков, то они могут суммироваться.

Работодатель вправе предоставить частичную денежную компенсацию. Срок подачи заявлений в этом случае обусловлен датой увольнения.

В случае, когда служащий увольняется в следствие ликвидации или банкротства компании, то порядок действий немного меняется:

1. Издается уведомление о сокращении единицы штата. Данный документ должен быть выпущен минимум за 2 недели до даты увольнения;
2. Сотрудник знакомиться с приказом и подписывает его;
3. Далее работник пишет заявление на отпуск;
4. На основании заявления отдел кадров издает приказ о предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска;
5. Отдел кадров выпускает второй приказ об увольнении единицы штата;
6. Служащий подписывает оба приказа.

Время подачи заявления не оговорено в законодательстве. Однако, этот документ должен быть составлен в период после получения уведомления об увольнении и до даты последнего рабочего дня. В противном случае работник получит финансовую выплату.

Образец заявления на отпуск с последующим увольнением можно скачать здесь.

Интересные подробности об отпуске с увольнением, а так же, какие документы для этого нужны, смотрите в видео:

Когда подается запрос на отдых за свой счет?

Работодатель не обязан предоставлять работникам отпуск за их счет. Это может быть взаимное соглашение сторон с учетом уважительных причин. Однако, в законодательстве закреплены некоторые категории граждан, которые имеют право на подобный отдых.

В обоих случаях сотрудник должен написать заявление. Унифицированной формы этого документа нет, поэтому он может быть написан либо от руки, либо на бланке, закрепленном внутренними правилами компании.

Узнать больше о составлении заявления на отпуск за свой счет можно в этой статье.

Законодательство не оговаривает срок, за который необходимо написать заявление, ведь причиной могут служить и непредвиденные обстоятельства. По требованию работодателя сотрудник должен предоставить любые документы, обосновывающие уважительные причины ухода в отпуск. Оформление происходит традиционно:

1. Сотрудник составляет заявление с указанием причин срочного отпуска,
2. Отдел кадров выпускает приказ под личную подпись работника.

Заявление на отдых за свой счет: скачать образец.

Согласно трудовому кодексу ежегодный оплачиваемый отпуск устанавливается согласно графику в конце каждого календарного года. В этом случае за две недели до начала отпуска работник извещается путем уведомления. Если речь идет о внеочередном оплачиваемом отпуске, то работник обязан согласовать дату отпуска с работодателем не ранее, чем за 15 дней до начала отдыха.

Приказ об отпуске делается на основании заявления. Законодательством также не оговорены точные сроки, необходимые для его выпуска. Самое главное, что дата приказа должна быть раньше того дня, когда сотрудник уходит отдыхать.

В ТК РФ не оговаривается, возможно ли написать заявление ранее. Сроки выпуска всех документов могут быть оговорены внутренними правилами компании.

Невозможно предусмотреть все заранее, ровно, как и даты своего отдыха. Знать правила оформления отпусков важно как для нанимателя, так и для сотрудника. Это позволит избежать возникновения разногласий или судебных разбирательств.

Уведомление работника о начале очередного отпуска

Уведомление о начале отпуска является официальным документом для оформления ухода работника на ежегодный оплачиваемый отпуск. Данное право имеет каждый трудоустроенный человек. По закону каждая организация в конце года составляет график ухода своих сотрудников в отпуск. В документе прописывается период отдыха каждого работника.

Уход на отдых по графику отпусков

Работодатель устанавливает в нормативном акте предприятия обязанность сотрудников подавать заявление на несколько дней до начала положенного отпуска на своё усмотрение. То есть в некоторых организациях это практикуется — работник до момента выхода в отпуск пишет и передаёт соответствующее заявление в бухгалтерию.

По закону РФ это делать не обязательно. Ведь нормы Трудового Кодекса говорят, что отпуск сотруднику предоставляется на основании графика отпусков, а не по заявлению. Если в локально-нормативном акте организации существует данная обязанность, но сотрудник её не выполнил, работодатель всё равно обязан предоставить очередной отдых согласно установленному порядку — графику.

Подача заявления на отпуск предусмотрена только в некоторых случаях. Например, если сотруднику необходим внеплановый неоплачиваемый отдых.

График отпусков

Данный документ предусматривает разработку и создание периодов времени отдыха для каждого работника предприятия. В нём существует определённая очерёдность, которая разрабатывается согласно интересам компании и сотрудников.

Разработкой графиков занимаются сотрудники бухгалтерии или кадрового отдела. После чего он сдаётся на подпись руководителю. С момента проставления подписи и печати документ считается утверждённым.

Согласно этому графику, заполняется уведомление об отпуске и вручается работнику.

Это позволяет соблюдать все законодательные нормы для работодателя, а для сотрудника ознакомится и напомнить о дате начала отдыха.

Обязан ли работодатель сообщать об отпуске сотрудника за несколько дней

По закону работодатель обязан предоставить документ, в данном случае это уведомление, сотруднику за 14 суток до начала положенного отдыха.

Эта обязанность должна быть исполнена не только для тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и для работников, которые решили взять дополнительный отдых.

Если сотрудник уходит на отдых по собственному заявлению (к примеру, в неоплачиваемый отпуск), то уведомление вручать нет необходимости.

Последствия невручения уведомления

Работодатель по трудовому законодательству обязан вручить документ, который уведомляет работника о предстоящем очередном отдыхе. Сотрудник же обязан закрепить подписью один экземпляр, что будет соответствовать о его уведомлении.

Если сотрудник не получил такой документ, то он может самостоятельно перевести дату отдыха на любое удобное время. Для этого работнику потребуется написать соответствующее заявление на имя главы организации.

В нём необходимо указать, что он не был предупреждён об очередном отпуске и о его начале. Кроме этого, отсутствие уведомления может послужить серьёзным поводом для начала разбирательств со стороны трудовой инспекции.

Именно поэтому пренебрегать данным документом и вручением его сотруднику не стоит.

Что представляет собой уведомление

Данный документ может быть сформирован в свободной форме. В большинстве случаев в каждой компании имеется свой утверждённый образец уведомления сотрудников об отпуске. Способ заполнения документа должен в обязательном порядке утверждаться в нормативных актах организации.

Уведомление составляется в двух экземплярах, каждый из них должен иметь подпись работодателя или его доверенного лица (директор, начальник кадрового отдела, главный бухгалтер). Один документ передаётся сотруднику.

Второй экземпляр остаётся в архивных документах компании, после его регистрации в журнале.

Ставить печать на документе не обязательно. Оттиск печати необходим лишь в том случае, если это требует внутренняя политика учреждения. А вот отметка об уведомлении должна быть обязательно внесена в учётный журнал компании.

Документ может быть оформлен на простом листе или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно как в письменной форме, так и в печатной.

Как составить самостоятельно уведомление

Для составления документа необходимо разделить лист по вертикали на 3 части. В шапке (начале листа) указываются:

• данные о работодателе;
• данные о получателе, то есть работнике;
• наименование документа;
• дата составления;
• номер уведомления.

В среднюю часть или основной блок необходимо внести:

• дату начала отпуска;
• его продолжительность, которая указывается в календарных днях и может составлять 14 или 28 дней;
• дата выхода на работу.

В последней части документа указывается наименование работодателя, ответственное лицо и его подпись. Ниже — личные данный работника (ФИО) и подпись.

Передача документа

Передать документ необходимо в обязательном порядке. Сделать это можно несколькими способами:

1. на рабочем месте лично в руки;
2. заказным письмом по средствам Почты России;
3. через доверенное лицо.

В любом случае работодатель должен иметь после вручения свой экземпляр уведомления и подписью работника.

Если сотрудник не стал подписывать документ

Нередко бывает, что работник не согласен с датой выхода в отпуск. Поэтому отказывается подписывать уведомление.

В таком случае лицо, направленное на передачу документа, должно позаботиться о наличии в этот момент двух свидетелей.

В их присутствии необходимо составить акт об отказе подписи работника в документе, уведомляющем о начале положенного отпуска. В акте должны быть прописаны причины отказа сотрудника подписывать документ.

Образец 2020 года

Уведомление о начале отпуска скачать образец

Важно помнить, что каждый работодатель должен придерживаться законам Российской Федерации и своевременно уведомлять своих сотрудников о предстоящем отпуске — не позже, чем за 14 дней до его начала. Иначе сотрудник сможет самостоятельно на законных правах выбрать дату положенного отдыха или же обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.

Задайте ваш вопрос онлайн!! Получите бесплатную помощь практикующего юриста в течение 10 минут

За сколько дней надо уведомить бухгалтерию об отпуске

Если ежегодный отпуск предоставляется по графику, то необходимо заранее уведомить трудящегося о предстоящих выходных днях. Если же он уходит по заявлению, то ставить в известность его не обязательно.

Но каждый из перечисленных видов отдыха обязательно согласовывается с руководством предприятия, а оно в свою очередь обязано своевременно уведомлять будущего отпускника.

Назначение уведомления Основная цель создания и отправки работнику уведомления об отпуске – это своевременная постановка в известность о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска.

Администрация предприятия должна ознакомить о предстоящем отпуске работника не позднее, чем за 2 недели до календарной даты его начала.

А вы уведомили работников о предстоящем отпуске?

При плановой или внеплановой проверке обязательно будут затребованы документы, подтверждающие факт ознакомления работника о времени начала отпуска.

И будьте предельно внимательны, ведь данная норма относится ко всем видам отпусков, а не только к ежегодному оплачиваемому. Справка.

Узнать, попала ли ваша компания в план проведения проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2012 г., можно на официальном сайте государственной инспекции труда вашего региона.

Для Москвы — http://git77.rostrud.ru/plan.shtml. Многие предприятия создают свой бланк уведомления, ведь законодатели не разработали определенную форму. Однако при этом есть

Приказ на отпуск за сколько дней до отпуска

Он подписывает уведомление, то есть соглашается с ним.

В этом случае, нужно писать заявление на отпуск. Оно будет являться оправдательной бумагой отсутствия работника на рабочем месте. Особенно если работник просит работодателя об административном отпуске, то есть неоплачиваемом.

Заявление является не обязательным, но необходимым документом. Если не написать заявление на отпуск (в том случае, если он не совпадает с графиком или работник берёт несколько дней за свой счёт по уважительной причине), то работодатель может заявить, что работник самостоятельно покинул рабочее место, и его необходимо уволить за прогул.

Даже договорившись с ним устно, вы не можете знать, через сколько дней вам позвонят с претензиями о том, что вы не выходите на работу.

В то же время при наличии соответствующего заявления работодатель не имеет права обвинять вас в самовольных прогулах и утверждать, что «вы ни о чем не договаривались».

Единственным исключением из данной ситуации является предоставление отпуска по графику, но в таком случае вам вообще не нужно писать заявление и уж тем более ломать голову над тем, за сколько дней это нужно сделать.

В остальных случаях вы обязаны оповестить работодателя о своем желании отдохнуть, поскольку это как в его, так и в ваших интересах. Если он

Заявление на отпуск: за сколько дней нужно его писать по закону?

Работники же должны соблюдать прописанную в графике очередность.

Дни отдыха могут быть разделены на части по предварительной договоренности работника с нанимателем. Есть определенные группы работников, которые могут оформить отпуск вне графика.

Например, ветераны боевых действий. В этом случае сотрудники уже пишут заявление об отпуске. Сроки предоставления заявления

Любой работник может перенести запланированные даты своего отдыха по соглашению с работодателем.

Уведомление о начале отпуска (образец) — за сколько дней, обязательно ли

Каждая организация имеет полное юридическое право на разработку своего собственного шаблона данного документа.Обычно структура уведомления состоит из таких частей:

1. информационной, включающей полное наименование предприятия, ФИО работника и нанимателя, должности;
2. основной, оповещающей о сроках отдыха;
3. заключительной.

Существует два варианта документального оформления уведомлений:

• Под роспись сотрудникам подается специальная тетрадь, журнал или просто обычный документ, содержащий всю информацию о сроках отпусков сотрудников. В такой документации каждый работник, при согласии, просто расписывается напротив своей фамилии.
• Письменное или печатное оповещение составляется бухгалтерией в двух экземплярах, один из которых работник оставляет себе, а другой, подписанный, отдает обратно.Данный документ хранится в архиве компании на протяжении пяти лет.

ВАЖНО.

Menu

Для не согласных со временем отпуска здесь есть маленькая лазейка.

Уведомление о начале отпуска в таких случаях играет важную роль.

Однако уведомление не имеет смысла оформлять, если сотрудник идет в отпуск по самостоятельно написанному заявлению. Пример: По утвержденному графику отпусков, экономист Суворова Е.В.

должна была идти в отпуск 20 ноября текущего года. Но 10 августа Суворовой Е.В. была предложена горящая путевка в санаторий для восстановления здоровья после операции.

За сколько дней пишут заявление на отпуск

Он подписывает уведомление, то есть соглашается с ним.

На основании этого уведомления и ранее утверждённого графика отпусков и составляется приказ на отпуск, а бухгалтерии даётся «отмашка» для расчета отпускных. Кроме того, работник подписывает приказ о предоставлении ему очередного отпуска.

Таким образом, все кадровые нюансы соблюдены. Но работник может пойти в отпуск и не по графику, договорившись со своим работодателем. В этом случае, нужно писать заявление на отпуск.

Оно будет являться оправдательной бумагой отсутствия работника на рабочем месте.

Особенно если работник просит работодателя об административном отпуске, то есть неоплачиваемом.

Заявление является не обязательным, но необходимым документом. Если не написать заявление на отпуск (в том случае, если он не совпадает с графиком или работник берёт несколько дней за свой счёт по уважительной причине), то работодатель может заявить, что работник самостоятельно покинул рабочее место, и его необходимо уволить за прогул.

Уведомление об отпуске за сколько дней

В случае отказа сотрудника ставит на документе свою подпись, следует составить акт. Он станет свидетельством в судебных разбирательствах.

Существует ряд специальных программ для предпринимателей, которые содержат готовые формы бумаг.

Важно К примеру, 1С 8.2 умеет автоматически формировать уведомления.

Согласно КоАП РФ, статьи 5.27, оформление бумаги необходимо в случае планового ежегодного отпуска.

Что, конечно же, не подразумевает составление уведомления о предоставлении неоплачиваемого отпуска. Инфо ВАЖНО. Административные (неоплачиваемые) отпуска, когда за сотрудником сохраняется только его место работы, а отнюдь не заработная плата, предоставляются по заявлению сотрудника.

Уведомление о начале отпуска

Право на отдых законодательно закреплено за каждым работающим гражданином Российской Федерации.

И работодателю, и сотрудникам важно знать основные аспекты документального оформления ежегодных оплачиваемых отпусков, чтобы избежать в дальнейшем возможных проблем.

Организации информируют работников о наступающем периоде отпуска специальным документом — уведомлением об отпуске.

Обязателен ли данный документ?

Статьей 123 Трудового Кодекса Российской Федерации четко обозначена важность оформления уведомления о начале отпуска.

Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о времени начала отпуска, в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отпусков.

Пример:

По утвержденному графику отпусков инженер Петров В.В. должен был идти в очередной оплачиваемый отпуск 25 июня текущего года. 10 июня инспектор отдела кадров вручил уведомление о начале отпуска инженеру Петрову.

Подтвердив свое согласие, Петров В.В. поставил личную роспись на бланке документа. Утвержденный законом обязательный двухнедельный срок был выполнен.

График ежегодных отпусков на будущий год утверждается в середине декабря уходящего года.

В идеале все сроки отдыха должны согласовываться администрацией с сотрудниками предприятия. На практике довольно часто получается так, что время отпуска «спускается» для ознакомления сотрудникам уже в утвержденном варианте.

Для не согласных со временем отпуска здесь есть маленькая лазейка.

Если администрация предприятия в указанный законом срок не напомнила в письменной форме о приближающемся отпуске, то работник на законном основании может не идти в отпуск в утвержденное время, а написать заявление о переносе времени отдыха.

В каких случаях применяется?

Крупные производственные предприятия с непрерывным технологическим процессом производства не могут обойтись без своевременного выполнения утвержденного графика ежегодных оплачиваемых отпусков.

Уведомление о начале отпуска в таких случаях играет важную роль.

Однако уведомление не имеет смысла оформлять, если сотрудник идет в отпуск по самостоятельно написанному заявлению.

Пример:

По утвержденному графику отпусков, экономист Суворова Е.В. должна была идти в отпуск 20 ноября текущего года. Но 10 августа Суворовой Е.В. была предложена горящая путевка в санаторий для восстановления здоровья после операции.

https://www.youtube.com/watch?v=UkAOaYi46kw

Сотрудница написала заявление на отпуск, администрация предприятия согласилась отпустить Суворову Е.В. раньше намеченного срока. В данном случае оформлять уведомление о начале очередного отпуска работникам отдела кадров предприятия не понадобилось.

Правила оформления

Законодательством не утверждена единая унифицированная форма уведомления. Каждое предприятие вправе самостоятельно разработать бланк документа.

Для придания юридической значимости в форму документа необходимо включать следующие данные:

• реквизиты предприятия;
• исходящий номер и дату регистрации уведомления об отпуске;
• должность, фамилию и инициалы будущего отпускника;
• информативную часть документа, содержащую сведения о предстоящем отпуске с указанием соответствующей статьи Трудового Кодекса РФ;
• подпись работодателя.

Образец уведомления о начале отпуска работника

Как составить?

Уведомление о предстоящем отпуске входит в перечень нормативных актов предприятия, используемых в ежедневном документообороте.

Работники кадровой службы могут самостоятельно составить образец уведомления о начале оплачиваемого отпуска.

Уведомление о начале отпуска

Трафаретная модель документа допускает сохранение постоянных сведений с возможностью изменения переменных значений.

Разработанная и сохраненная форма уведомления позволит значительно сократить время оформления данного документа.

Скачать образец можно тут:

Образец уведомления об отпуске

Регистрируется ли уведомление в специальном журнале?

На каждом предприятие ведется журнал учета уведомлений, выданных работникам, в котором регистрируются все уведомления, выданные сотрудникам организации:

• о реорганизации предприятия;
• о предоставлении объяснений;
• о переводе;
• об изменении в условии труда;
• о предстоящем отпуске.

В соответствующие графы журнала полностью и своевременно заносятся все данные из оформленного уведомления о начале отпуска.

Постоянное оформление журнала гарантирует при необходимости быстрый поиск необходимых сведений.

На титульной странице журнала отражаются:

• наименование организации;
• название документа;
• период начала и окончания ведения данного журнала регистрации.

Следующая страница содержит сведения об ответственных лицах за ведение журнала.

Единой унифицированной формы журнала регистрации уведомлений нет.

Администрация организации выносит самостоятельное решение о включении в журнал необходимых сведений.

В основном, в табличную форму журнала включаются следующие сведения:

• название документа;
• дата оформления;
• номер регистрации уведомления;
• основной смысл содержания уведомления;
• должность, фамилия и инициалы работника, на имя которого выписано уведомление;
• день вручения извещения;
• информация об ответе работника на предъявленное уведомление.

Распечатанные листы журнала нумеруются и обязательно прошиваются.

Руководитель организации заверяет подписью и печатью скрепленный документ.

Скачать образец журнала можно здесь:

Журнал регистрации уведомлений

Где и сколько хранится?

Срок хранения уведомлений об отпуске регламентируется Перечнем типовых управленческих документов.

Приказы на предоставление очередных оплачиваемых отпусков и уведомления о начале отпуска хранятся в течение пяти лет в специально оборудованных архивных помещениях.

Предприятия, прекратившие свою производственную деятельность до истечения пятилетнего срока, сдают уведомления о начале отпуска в территориальный архив в установленном порядке.

Как происходит ознакомление?

Обязательным условием персонального ознакомления каждого сотрудника о начале отпуска служит письменная форма документа.

Существует несколько вариантов извещения работников о предстоящем отпуске:

• непосредственное личное уведомление о намеченном отпуске;
• приказ на предоставление очередного оплачиваемого отпуска;
• ведомость ознакомления, приложенная к графику отпусков;
• включенная в график отпусков графа, предназначенная для росписей работников организации;
• в рамках одного структурного подразделения возможно ознакомление сотрудников с оформлением подписи в рабочем журнале руководителя подразделения.

В случае, если сотрудник отказывается подписывать уведомление о начале отпуска, сотрудник отдела кадров оформляет акт об отказе.

Пример:

По утвержденному графику отпусков механик Иванов М.Я. должен был идти в очередной отпуск с 20 февраля текущего года. С этим сроком он не был согласен.

Поэтому, когда 5 февраля сотрудник отдела кадров вручил Иванову М.Я. уведомление о начале отпуска, механик отказался подписывать документ. Сотрудник кадровой службы оформил акт об отказе подписи.

За сколько дней выдается?

Срок уведомления сотрудников об отпуске утвержден законодательно и равен 14 дням.

Подготавливая документ об уведомлении важно соблюдать срок передачи его сотруднику. Не позднее двух недель до начала отпуска работник организации должен письменно засвидетельствовать факт ознакомления со сроками предстоящего отдыха.

Если по независящим от него причинам, сотрудник отсутствует на рабочем месте, уведомление о начале отпуска отправляется заказным письмом с обязательным уведомлением о вручении его адресату.

При этом датой уведомления будет служить дата получения письма сотрудником предприятия.

Кто подписывает?

Бланк  подписывает непосредственно руководитель организации.

При оформлении приказа о наделении соответствующими полномочиями конкретных работников кадровой службы, данные документы подписывают непосредственно должностные лица отдела кадров.

Сотрудник, получивший персональное извещение об отпуске, должен лично поставить подпись в знак ознакомления.

Другие варианты подтверждения не будут иметь юридической силы и документ будет признан недействительным.

Нюансы уведомления совместителей

Существует несколько особенностей при оформлении отпуска таким работникам.

Отпуск совместителям должен быть предоставлен в то же самое время, что и очередной отпуск по основному виду работы. Для выполнения этого условия работники должны предоставить сведения о сроках предоставления оплачиваемого отпуска на основном месте.

Если совместитель не отработал положенного времени для предоставления очередного отпуска, на недостающие дни ему оформляется отпуск без содержания.

Фактически уведомление о начале отпуска для совместителей носит чисто информативный характер, поскольку сотрудник лично заинтересован в своевременном оформлении очередного отпуска по месту работы по совместительству.

Совместители, не предоставившие сведения о сроках отдыха по основному месту работы, включаются в график отпусков на общем основании.

Знание и применение на практике существующих норм оформления, передачи и подтверждение получения уведомления о сроках очередного оплачиваемого отдыха значительно упростит сотрудничество по этому вопросу работодателя и сотрудников организации.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

А вы уведомили работников о предстоящем отпуске?

К сожалению, в жизни не всегда законодательные требования можно легко исполнить. В госучреждениях обязанности, связанные с документальным оформлением отпусков, исполняются тщательнее. В маленьких фирмах дело обстоит сложнее, часто вести кадровую бумажную работу там просто некому. Кстати, и компании с большим штатом персонала делают ошибки в таких документах.

Отчасти это связанно с тем, что многим людям сложно запланировать свою жизнь на год вперед.

Хотя вопрос о том, утверждать график отпусков или нет, не стоит, это обязательная бумага, и мнение государственной инспекции труда в данном вопросе однозначно — да! Проблемы обычно возникают чуть позже — когда приближается время запланированных отпусков.

Повод для спора

Поводом к искусу являются уведомления о времени начала отдыха. Согласитесь, вначале кажется лишним напоминать о долгожданном отпуске, да и кому захочется готовить лишний документ. Законодатели же имеют другое мнение по этому поводу.

Извлечение

из Трудового кодекса РФ

Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Обратите внимание! Работника необходимо уведомить о времени начала отпуска в письменной форме и под роспись.

Государственная инспекция труда бдительно следит за реализацией данной нормы. При плановой или внеплановой проверке обязательно будут затребованы документы, подтверждающие факт ознакомления работника о времени начала отпуска. И будьте предельно внимательны, ведь данная норма относится ко всем видам отпусков, а не только к ежегодному оплачиваемому.

Справка. Узнать, попала ли ваша компания в план проведения проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2012 г., можно на официальном сайте государственной инспекции труда вашего региона. Для Москвы — http://git77.rostrud.ru/plan.shtml.

Как уведомить?

Многие предприятия создают свой бланк уведомления, ведь законодатели не разработали определенную форму. В документе желательно указать время начала и окончания отпуска, его вид, количество дней, которые сотрудник будет отдыхать. Уведомление лучше всего составить в двух экземплярах: один останется в кадровой службе, второй заберет себе работник.

Однако при этом есть один нюанс, который можно трактовать в пользу кадровиков: законодатели не настаивают, чтобы уведомление составлялось на отдельном листе бумаги, то есть оформлялось как самостоятельный документ, что заметно упрощает документооборот.

Так, чтобы не обременять себя дополнительной работой, кадровики могут использовать приказ об отпуске (унифицированная форма № Т-6 или Т-6а), только издать его, в соответствии со ст. 123 ТК РФ, за две недели до начала отпуска. Поскольку в приказе предусмотрены реквизиты для подписи сотрудника, то фактически все требования закона исполнены, работник оповещен в письменной форме.

Однако стоит иметь в виду, что проверяющие государственной налоговой инспекции не всегда могут согласиться с этими доводами, как минимум не с первого раза.

СЮРПРИЗ

Напомним, что работодатель обязан оплатить отпуск не позднее чем за три календарных дня до его начала[1]. Если последний день выплаты выпадает на выходной, то необходимо произвести оплату отпускных накануне. Федеральная служба по труду и занятости четко придерживается данной законодательной нормы.

На практике предприятия чаще всего не следуют графику отпусков. Этот документ утверждается в установленные сроки, распечатывается и вручается работникам под роспись. А потом каждому отдельно объясняют, что это формальность, и они имеют возможность воспользоваться своим отпуском в другое время.

Кадровая служба не готовит приказы на отпуск, а ждет, когда работник принесет заявление на отпуск.

Извлечение

из Трудового кодекса РФ

Статья 124. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

Таким образом, компания не производит своевременную оплату. Приказы кадровой службой не издаются, а следовательно, не передаются в бухгалтерию для расчета и оплаты. Это напрямую приводит к необходимости переноса отпуска. И он предоставляется по заявлению работника.

Чаще всего работодатели нарушают ч. 9 ст. 136 ТК РФ, задерживая выплаты уходящим в отпуск работникам, лишь из-за несогласованности действий подразделений и департаментов. Но уважительной причиной нарушения это считаться не будет.

Казалось бы, в этом случае в организации все в порядке. Однако есть несколько «но» при использовании данной схемы.

А как накажут?

Если компания своевременно не производит выплату отпускных, то работодатель должен выплатить работнику компенсацию в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ от невыплаченных в срок сумм, за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При этом обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя[2]. Так что при проверке Роструд может начислить довольно большую сумму компенсации, подлежащей выплате работникам.

Но это далеко не все подводные камни данной ситуации. Статья 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) предусматривает наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

И сотрудники государственной инспекции труда часто ей пользуются. Избежать административного наказания не удастся, хотя штраф в данном случае все же более предпочтителен, нежели приостановление деятельности. Но если выявится повторное нарушение, то будет применена иная норма — дисквалификация руководителя[3].

Приемлемые варианты

Чтобы избежать санкций, необходимо своевременно информировать работников о начале их отпуска (не менее чем за две недели до начала), а также нормативно закрепить в положениях компании необходимость написания заявления о переносе отпуска в течение одного-двух дней с момента уведомления.

Тогда работодатель не понесет никакой ответственности, а работники смогут работать в комфортных условиях, планируя свой отпуск в удобное для них время, даже если их планы изменятся после утверждения графика отпусков.

Помните, что объяснение вроде «все так делают» не сможет оградить вашу организацию от проблем, поскольку в ответ всегда можно услышать от проверяющих: «Да, но вам не повезло».

С. С. Щепетильникова, эксперт